Technologie dla księgowych: automatyzacja pomaga w VAT

VAT to dżungla przepisów i regulacji. Podatnik, jak przypadkowy turysta, chce po prostu szybko przez nią przejść i wydostać się na zewnątrz bez uszczerbku na zdrowiu. Aby poradzić sobie z wszechobecnym gąszczem, może użyć leżącego nieopodal kija, którym rozgarnie gałąź po gałęzi. Gąszcz jednak pozostanie i będzie trzeba mierzyć się z nim przy każdej kolejnej wizycie w dżungli.

Nauczony doświadczeniami, podatnik może wrócić do dżungli z maczetą. Zamiast działać doraźnie, wytnie nią gęste chaszcze, które znikną bezpowrotnie. Tak działają narzędzia do automatyzacji rozliczeń i raportowania podatkowego, które w sposób systemowy usuwają trudności w comiesięcznych rozliczeniach. Radzą sobie również w przypadku pojawienia się nowych przepisów.

W dżungli panuje lew. Z natury nieskory do działań, lubi zaznaczyć swoje panowanie. Jako król ustanawia zasady i oczekuje od bywalców dżungli ich respektowania. Czasami potrafi jednak pokazać kły. Zupełnie jak fiskus w dżungli VAT. Aby się na niego nie natknąć, trzeba dobrze poznać jego zwyczaje i ścieżki, którymi chadza.

Z dzikim pędem, na skróty przemierzają dżunglę guźce, tratując VAT dla własnej korzyści gospodarczej. Gdy uczciwy podatnik stanie im na drodze, mogą go przewieźć na swoim grzbiecie, a przy okazji mocno poturbować! Można do nich porównać oszustów podatkowych, którzy wciągają w przestępczą siatkę niczego nieświadomych uczestników rynku. Należy się przed nimi bronić, ale zamiast stawać do walki, lepiej wykorzystać narzędzia, które ochronią ścieżkę rozliczeń podatkowych przed ich ingerencją.

Wchodząc do naszej rodzimej dżungli VAT, warto zaopatrzyć się w odpowiednie narzędzia i środki ochrony oraz poznać zwyczaje panującego tam lwa. Aby nie zgubić się w gąszczu, trzeba działać systemowo.

Dlaczego właśnie ten podatek

Podatek ten jest środowiskiem, które kryje w sobie niespotykane nigdzie indziej bogactwa. Skarb Państwa stale po nie sięga, aby zapełnić pustoszejącą sakiewkę. Jak niektóre kraje opierają swoją gospodarkę na surowcach mineralnych, tak polskie dochody publiczne opierają się na VAT. Według przyjętej przez Sejm ustawy budżetowej na 2017 r., dochód Skarbu Państwa z tytułu VAT ma wynieść ponad 40 proc. całości planowanych dochodów państwa.

VAT jest podatkiem powszechnym, nakładanym na finalnych odbiorców towarów i usług, tj. konsumentów, którzy płacą VAT od prawie wszystkich nabywanych dóbr. Przeciętna polska rodzina aż jedną piątą wydatków konsumpcyjnych oddaje fiskusowi w postaci tego podatku.

Konsumenci ponoszą koszt VAT, ale to na przedsiębiorcach ciąży realne brzemię prawidłowego rozliczenia się z fiskusem. W tym tkwi sedno problemu. Gąszcz skomplikowanych i często zmieniających się regulacji prawnych, masowość transakcji oraz konieczność znalezienia kompromisu pomiędzy wymogami biznesowymi i podatkowymi powodują, że nietrudno o pomyłkę, nawet przy najuczciwszych zamiarach przedsiębiorców. Z kolei dla nieuczciwych podmiotów zawiłości są pokusą do stosowania mechanizmów wyłudzeń VAT, których nieświadomymi uczestnikami bywają uczciwe firmy, a głównym poszkodowanym – budżet państwa.

Istotny udział w strukturze dochodów państwa i wciąż duża szara strefa powodują, że VAT jest głównym obszarem zainteresowania organów podatkowych i skarbowych. Efektem tego jest wciąż rosnący udział VAT w kontrolach skarbowych, który w 2015 r. wyniósł aż 90 proc. Zwiększenie ściągalności VAT wymaga jednak czegoś więcej, niż tylko wzrostu ilości kontroli. Ministerstwo Finansów i podległe mu organy potrzebują narzędzi do zautomatyzowanej wymiany i analizy danych podatkowych. Wobec wolumenu informacji dotyczących VAT, digitalizacja i automatyzacja są kluczem do zwiększenia efektywności kontroli. Ostatnie inicjatywy Ministerstwa Finansów, jak wprowadzenie obowiązku składania deklaracji VAT w formie elektronicznej, wymogu raportowania pełnego obrazu transakcyjnego w pliku JPK_VAT czy plany stworzenia Centralnego Rejestru Faktur są namacalnym dowodem metodycznej i postępującej cyfrowej penetracji działań podatników w tym obszarze.

Potencjał jest ogromny

W istocie, digitalizacja i automatyzacja procesów związanych z rozliczeniem VAT po stronie przedsiębiorców jest raczej efektem ubocznym wprowadzanych usprawnień dotyczących stricte biznesowych obszarów działalności firm.

Specyficzne cechy VAT uzasadniają i ułatwiają cyfryzację rozliczeń. VAT towarzyszy codziennym interakcjom przedsiębiorstw z partnerami biznesowymi i konsumentami. Dotyczy to szczególnie kluczowego dla każdego przedsiębiorstwa procesu fakturowania. Jego obsługa w systemach ERP wymaga uprzedniego uwzględnienia i zdefiniowania zasad interpretacji wielu parametrów istotnych dla VAT, jak m.in. data sprzedaży, data powstania obowiązku podatkowego, kody VAT, stawki podatku, klasyfikacje podatkowe indeksów materiałowych czy kontrahentów. Jako podatek powszechny, VAT dotyczy wszystkich branż i prawie wszystkich typów zdarzeń gospodarczych. Z kolei jego transakcyjny charakter skutkuje masowością rozliczeń i koniecznością ich weryfikacji na poziomie każdej przeprowadzanej transakcji.

Wskazane cechy wpływają na duży potencjał komputeryzacji VAT. W porównaniu do innych podatków, poziom odzwierciedlenia informacji związanych z rozliczaniem VAT w systemach księgowych jest wysoki. Daje to ogromne możliwości w zakresie automatyzacji procesów i mechanizmów autokontroli, czyli weryfikacji rozliczeń i raportowania podatkowego. Z drugiej strony, regulacje w zakresie VAT odwołują się do konkretnych kryteriów technicznych, jak daty zdarzeń faktycznych lub gospodarczych, kwoty, stawki, warunki dostawy, kursy walut i definicje kanałów dystrybucji. Zawiłe i szczegółowe przepisy generują ryzyko pomyłek, ale ich techniczny charakter stwarza dobry grunt dla automatyzacji rozliczeń.

Przykład

Jeżeli w systemie ERP dysponujemy datą dokumentu, datą wydania towaru, warunkami dostawy i kodem podatkowym, to istnieje możliwość zautomatyzowania na podstawie tych informacji reguły sprawdzającej, czy moment powstania obowiązku podatkowego w VAT, określony manualnie przy księgowaniu lub automatycznie przez system ERP, jest prawidłowy z perspektywy rozliczeń VAT. Gdy się wzbogaci zasób informacji o kwoty transakcji w walucie dokumentu oraz walucie księgi, wówczas możliwa staje się weryfikacja, czy system ERP stosuje kurs wymiany waluty dla potrzeb przeliczenia transakcji wyrażonej w walucie obcej zgodny z polskimi przepisami o VAT. Przy okazji można zweryfikować, czy system prawidłowo oblicza kwotę podatku. Jeśli się z kolei rozszerzy ww. katalog o informacje o kraju siedziby naszego kontrahenta oraz miejscu przeznaczenia wysyłanych towarów, to możliwa staje się autokontrola prawidłowości klasyfikacji podatkowej transakcji nadawanej przez system ERP.

Nie bez znaczenia jest również kwestia poprawności raportowania na potrzeby VAT rozliczonych transakcji, która stała się szczególnie istotna po nałożeniu obowiązku składania plików JPK_VAT. Warto zwrócić uwagę na powszechną praktykę „uzgadniania" różnych pakietów danych związanych z VAT. Uzgadnia się rejestry VAT do deklaracji VAT-7, deklarację VAT-7 do deklaracji VAT-UE czy VAT-27 oraz pliku JPK_VAT, a to wszystko uzgadnia się z obrotami na kontach księgi głównej. Karuzela uzgodnień wydaje się kręcić bez końca, napędzana przez spędzający sen z powiek, wbudowany w system VAT trybik ciągłego korygowania deklaracji. Zanim księgowy z ulgą stwierdzi, że wszystko się „uzgadnia", musi wykonać wiele powtarzalnych i żmudnych czynności. Nie trzeba ich wykonywać ręcznie i coraz więcej firm przekazuje je przypisanym im programom komputerowym.

Sankcje, kary i oszuści

?roblem prawidłowych rozliczeń i raportowania VAT powoduje powstanie ryzyka nałożenia na firmy i osoby odpowiedzialne za rozliczenia podatkowe dotkliwych kar. Po wprowadzeniu obowiązku przedstawiania transakcyjnego obrazu VAT podatnika w postaci pliku JPK_VAT, szansa wyłowienia nieprawidłowości przez organy podatkowe drastycznie wzrasta.

Oprócz odpowiedzialności karnej skarbowej, grzywien z tytułu niezłożenia lub nieprawidłowego złożenia deklaracji czy odsetek od zaległości podatkowych, od 1 stycznia 2017 r. powraca automatyczna stawka sankcyjna w wysokości 30 proc. Znana z dawnych czasów sankcja dotyczy zaległości podatkowej powstałej w wyniku niezadeklarowania we właściwym okresie sprawozdawczym należnej kwoty podatku. Istotnie naraża ona podatników borykających się z typowymi omyłkami przy sprawozdawczości VAT na negatywne konsekwencje finansowe działań lub zaniechań nieumyślnych. Mogą one wynikać z problemów we właściwym ustawieniu biznesowego procesu fakturowania czy braku możliwości realizacji efektywnego mechanizmu systemowej autokontroli własnych rozliczeń przy dużej skali transakcji.

Należy też zwrócić uwagę na wprowadzoną sankcję w wysokości 100 proc. zaniżonego zobowiązania podatkowego, mającą zastosowanie w przypadku między innymi odliczenia VAT z faktury wystawionej przez podmiot nieistniejący lub niezarejestrowany na VAT, dokumentującej zdarzenia pozorne albo przedstawiającej kwoty niezgodne z rzeczywistością. W takich przypadkach podatnik nie tylko będzie musiał zwrócić urzędowi skarbowemu nienależnie odliczony VAT, do czego już obecnie jest zobowiązany. Od nowego roku będzie musiał kwotę tę oddać w podwójnej wysokości! Sankcje te zostały wprowadzone jako oręż w walce z nadużyciami w obszarze VAT, które skutkują obniżoną ściągalnością tego podatku.

Masowy charakter VAT, przy dużym skomplikowaniu przepisów, to pokusa dla oszustów, którzy sprawnie manipulują kukłą polskiego systemu VAT. W efekcie uzyskują nienależną korzyść materialną np. w postaci wyłudzenia VAT. Niestety, każdy uczciwy podatnik może zostać z łatwością wciągnięty do ich przestępczej siatki.

Podatnicy nie muszą wcielić się w rolę śledczych i tropić nieuczciwych kontrahentów. Aby uniknąć sankcji, powinni jednak podjąć działania zmierzające do wychwycenia ewentualnych nieprawidłowości.

Ministerstwo Finansów udostępniło narzędzie do weryfikacji, czy dany podmiot jest zarejestrowany jako czynny lub zwolniony podatnik VAT. Podobne narzędzie, służące do weryfikacji statusu podatników VAT-UE, dostarcza Komisja Europejska w bazie VIES. Niestety, narzędzia te umożliwiają jednoczesne sprawdzenie statusu tylko jednego podatnika. Wielu podatników nie decyduje się na tak żmudną pracę i akceptuje ryzyko mając nadzieje, że nie padną ofiarą oszustów. Na głównych księgowych, dyrektorach finansowych czy członkach zarządu ciąży jednak ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej.

Odpowiedzią na ich potrzeby mogą być programy komputerowe z funkcją masowej i automatycznej weryfikacji grup kontrahentów, połączone z ogólnodostępnymi bazami danych na stronach MF i VIES. Podatnik nie musi dzięki nim w nieskończoność kopiować i wklejać numeru NIP kontrahenta do odpowiedniego okienka. Program zdejmie z niego również konieczność analizy wyników weryfikacji.  —Igor Roman

Zdaniem autora

Igor Roman, starszy menedżer Tax Management Consulting Deloitte Doradztwo Podatkowe