Odpowiednio przygotowany i udokumentowany proces zmiany systemu finansowo-księgowego, pozwoli na sprawne wprowadzenie zmian i odpowiednie przystosowanie nowego systemu, aby mógł sprostać specyficznym potrzebom jednostki. Podczas prac nad adaptacją i wdrażaniem nowego systemu warto wykorzystać doświadczenie oraz wiedzę audytora badającego sprawozdanie finansowe spółki. Pozwoli to na zminimalizowanie ewentualnych błędów oraz zapewni rzetelne udokumentowanie procesu, w zgodzie z obowiązującymi przepisami.
Czy ze zmianą stosowanego w firmie systemu finansowo-księgowego trzeba czekać do początku kolejnego roku obrotowego, czy jest ona możliwa w trakcie roku?
Najczęstszymi powodami zmiany oprogramowania finansowo-księgowego są gwałtowny rozwój spółki i związana z tym presja na prezentowanie specjalistycznych raportów zarządczych niedostępnych w standardowych programach oraz wymagania koncernowe, dążące do ujednolicenia oprogramowania wykorzystywanego we wszystkich spółkach z grupy. Zmianę tę można przeprowadzić w dowolnym momencie roku obrotowego, jeżeli zostanie zachowany warunek porównywalności oraz ciągłości danych księgowych prezentowanych w rocznym sprawozdaniu finansowym. Warunek ten wynika wprost z art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości: „Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły (...) tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne." Jednak najlepszym rozwiązaniem jest zmiana systemu od początku roku obrotowego, ponieważ w przypadku analizowania danych za rok sprawozdawczy nie trzeba generować danych z dwóch systemów.
Czy oprócz ogólnego przepisu z ustawy o rachunkowości można się posiłkować bardziej konkretnymi regulacjami na temat zmiany systemu finansowo-księgowego?
Dokładniejsze regulacje na ten temat są zawarte w uchwale nr 5/2010 Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (DzU Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26). Warto zauważyć, że sama zmiana planu kont wykorzystywanego przez spółkę nie jest zmianą zasad (polityki) rachunkowości, pod warunkiem, że powiązania pomiędzy dotychczasowym a nowym planem kont będą odpowiednio udokumentowane oraz zatwierdzone przez kierownika jednostki (tzw. mapowanie). Jest to istotne z punktu widzenia art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakazującego „(...) podać przyczyny tych zmian, określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian (...)".
