fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Nowy system księgowy w firmie - jak się przygotować do wdrożenia

Fotorzepa, Jerzy Dudek
Wsparcie biegłego rewidenta badającego sprawozdanie spółki może ograniczyć ryzyko ewentualnych błędów przy wdrażaniu i adaptacji nowego oprogramowania w firmie.

Odpowiednio przygotowany i udokumentowany proces zmiany systemu finansowo-księgowego, pozwoli na sprawne wprowadzenie zmian i odpowiednie przystosowanie nowego systemu, aby mógł sprostać specyficznym potrzebom jednostki. Podczas prac nad adaptacją i wdrażaniem nowego systemu warto wykorzystać doświadczenie oraz wiedzę audytora badającego sprawozdanie finansowe spółki. Pozwoli to na zminimalizowanie ewentualnych błędów oraz zapewni rzetelne udokumentowanie procesu, w zgodzie z obowiązującymi przepisami.

Czy ze zmianą stosowanego w firmie systemu finansowo-księgowego trzeba czekać do początku kolejnego roku obrotowego, czy jest ona możliwa w trakcie roku?

Najczęstszymi powodami zmiany oprogramowania finansowo-księgowego są gwałtowny rozwój spółki i  związana z tym presja na prezentowanie specjalistycznych raportów zarządczych niedostępnych w standardowych programach oraz wymagania koncernowe, dążące do ujednolicenia oprogramowania wykorzystywanego we wszystkich spółkach z grupy. Zmianę tę można przeprowadzić w dowolnym momencie roku obrotowego, jeżeli zostanie zachowany warunek porównywalności oraz ciągłości danych księgowych prezentowanych w rocznym sprawozdaniu finansowym. Warunek ten wynika wprost z art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości: „Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły (...) tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne." Jednak najlepszym rozwiązaniem jest zmiana systemu od początku roku obrotowego, ponieważ w przypadku analizowania danych za rok sprawozdawczy nie trzeba generować danych z dwóch systemów.

Czy oprócz ogólnego przepisu z ustawy o rachunkowości można się posiłkować bardziej konkretnymi regulacjami na temat zmiany systemu finansowo-księgowego?

Dokładniejsze regulacje na ten temat są zawarte w uchwale nr 5/2010 Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (DzU Min. Fin. z 2010 r. nr  6, poz. 26). Warto zauważyć, że sama zmiana planu kont wykorzystywanego przez spółkę nie jest zmianą zasad (polityki) rachunkowości, pod warunkiem, że powiązania pomiędzy dotychczasowym a nowym planem kont będą odpowiednio udokumentowane oraz zatwierdzone przez kierownika jednostki (tzw. mapowanie). Jest to istotne z punktu widzenia art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakazującego „(...) podać przyczyny tych zmian, określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian (...)".

Czy trzeba przenieść do nowego systemu wszystkie operacje zaksięgowane w starym?

Techniczny transfer danych pomiędzy systemami możliwy jest poprzez przeniesienie zapisów szczegółowych, obrotów lub sald kont. Najczęściej stosowane są dwa ostatnie rozwiązania. Wymagają one jednak dodatkowej dokumentacji, zatwierdzonej przez kierownika jednostki, a mianowicie:

- przetestowania poprawności zagregowanych danych

- opisu sposobu powiązania danych, pozwalającego na jednoznaczne zweryfikowanie danych w obu systemach.

O czym warto pamiętać?

Sposób przeprowadzenia zmiany systemu jest istotnym wydarzeniem z punktu widzenia biegłego rewidenta badającego sprawozdanie finansowe jednostki. Warto upewnić się, jakich dokumentów audytor będzie wymagał z obu systemów podczas badania poprawności przejścia danych.

Czy można wymienić najczęstsze problemy, które mają firmy przy zmianie systemów?

Księgowanie danych rozłożone w czasie

Należy zadbać o to, aby przeniesienie danych udokumentowane było w jednej ustalonej wcześniej dacie. W innym przypadku ustalenie bilansu otwarcia (BO) danych po przeniesieniu może być bardzo utrudnione lub niemożliwe. Nie zostaje wówczas również zachowany warunek kompletności i  ciągłości zapisów księgowych.

Automatyczna numeracja faktur sprzedaży

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, wystawiane przez spółkę faktury powinny zawierać „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę". Zdarza się, że kolejność wystawianych przez spółkę faktur jest zaburzona. Brak ciągłości w numeracji występuje, kiedy system automatycznie wystawia faktury sprzedaży i nie koryguje numeracji o te, które były wystornowane np. z powodu błędu pracownika. Warto zadbać o to przy projektowaniu nowego systemu, kiedy wprowadzenie odpowiednich modyfikacji jest stosunkowo proste.

Polskie znaki diakrytyczne

Kiedy spółka zmienia system finansowo-księgowy obowiązujący w całej grupie kapitałowej, może się okazać, że system wykorzystywany w grupie nie pozwala na stosowanie polskich znaków diakrytycznych (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż).

Takiej sytuacji nie można zaakceptować. Zgodnie bowiem z art. 9 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. W praktyce można spotkać się z tłumaczeniem bez polskich znaków diakrytycznych, jednak czasami zamiast polskich znaków na wydrukach wyświetlany jest inny symbol, co sprawia, że wydruk taki jest nieczytelny. Na podstawie przepisów podatkowych nie ma obowiązku używania na fakturze znaków diakrytycznych, jeżeli ich brak nie uniemożliwia bezspornego ustalenia sprzedawcy, nabywcy oraz nazwy towaru lub usługi.

Zalecane jest używanie w nowowprowadzonym systemie polskich znaków diakrytycznych (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż) w bazach kontrahentów, potwierdzeniach sald oraz sprawozdaniach finansowych. Pozwoli to uniknąć pomyłek i niejasności wynikających z błędnego tłumaczenia już na etapie wdrożenia. System finansowo-księgowy powinien być wolny od wszelkich możliwych interpretacji zmieniających pierwotne znaczenie i sens tłumaczonych zwrotów.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA