Jednostki korzystające z finansowania w postaci pożyczek powinny w związku z nadchodzącym końcem roku przeanalizować zapisy umów i towarzyszących im dokumentów, na podstawie których otrzymały środki pieniężne, aby ustalić i ująć w ewidencji księgowej odsetki należne pożyczkodawcy. Obowiązek ten wynika wprost z ustawy o rachunkowości (dalej: uor), która wymaga, aby sprawozdanie finansowe rzetelnie i jasno przedstawiało sytuację majątkowo-finansową jednostki oraz jej wynik finansowy. Realizacja koncepcji wiernego i rzetelnego obrazu w rachunkowości wyraża się poprzez stosowanie określonych zasad, w tym między innymi zasady memoriału, opisanej w art. 6 ust. 1 uor. Zgodnie z nią, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty, związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Ujęcie kosztów ponoszonych z tytułu odsetek od pożyczki w całości w momencie ich faktycznej zapłaty obniżyłoby wynik finansowy tego okresu oraz w pośredni sposób zniekształciło go w pozostałych okresach. Właściwym podejściem jest zatem uwzględnienie kosztów odsetek w tych okresach sprawozdawczych, za który są należne. Okres sprawozdawczy zdefiniowany jest w art. 3 ust. 1 pkt 8 uor jako okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych. Jeśli jednostka nie sporządza śródrocznych sprawozdań finansowych (np. miesięcznych, kwartalnych albo półrocznych), okres sprawozdawczy będzie pokrywał się z rokiem obrotowym, który został doprecyzowany w art. 3 ust. 1 pkt 9 uor jako rok kalendarzowy lub inny okres, trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych (stosowany również do celów podatkowych). Rok obrotowy określa statut lub umowa, na podstawie których utworzono jednostkę. W związku z nadchodzącym końcem roku warto krótko omówić ujęcie i wycenę otrzymanych pożyczek innych powiązanych z nią zdarzeń gospodarczych.
Czytaj też:
W jaki sposób księgować pożyczkę od udziałowca spółki
Sprawozdanie finansowe jako cenne źródło informacji o spółce czy grupie kapitałowej