Czy możliwa jest zmiana metody prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, tj. z metody kasowej na memoriałową lub odwrotnie? Jeżeli tak, to czy są jakieś warunki? – pyta czytelnik.

Są dwa sposoby prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ściśle rzecz biorąc, są to nie tyle dwie metody prowadzenia księgi, co dwie metody ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodu, czyli:

- metoda kasowa (uproszczona) wynikająca z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT,

- metoda memoriałowa wynikająca z art. 22 ust. 6 w zw. z ust. 5–5c ustawy o PIT.

Wybór metody należy do podatnika, z tym zastrzeżeniem, że wybraną metodę powinien stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy.

Najogólniej mówiąc, metoda kasowa (zwana też uproszczoną) polega na księgowaniu kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w momencie poniesienia wydatków, bez względu na to, kiedy uzyskane zostaną przychody bezpośrednio związane z tym kosztem, czyli według zasad zawartych w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT. Oznacza to, że wydatki stanowią koszt w dacie ich poniesienia bez względu na to jakiego okresu dotyczą. W przypadku metody kasowej nie stosuje się art. 22 ust. 5–5c ustawy o PIT, przewidzianych co do zasady dla podatników prowadzących księgi przychodów i rozchodów metodą memoriałową.

Metoda memoriałowa polega na tym, że dzieli się koszty uzyskania przychodów na:

- koszty bezpośrednio związane w przychodami – są one potrącane generalnie w dacie uzyskania odpowiadających im przychodów (zob. art. 22 ust. 5 i 5a ustawy o PIT),

- koszty pośrednio związane z przychodami – są one potrącane w dacie ich poniesienia; wyjątek stanowią koszty, które dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego; koszty te są potrącane proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (zob. art. 22 ust. 5c ustawy o PIT).

Niezależnie od metody niektóre koszty rozliczane są w sposób szczególny, np. koszty pracownicze i pozapłacowe koszty pracy, umowy zlecenie i o dzieło, odsetki od pożyczek i kredytów.

Stosowanie metody memoriałowej uzależnione jest od spełnienia warunków określonych w art. 22 ust. 6 ustawy o PIT. Stale w każdym roku podatkowym księgi te muszą być prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Ani przepisy ustawy o PIT, ani rozporządzenia ministra finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie formułują zakazu zmiany raz wybranej metody księgowania kosztów. Podatnik może zatem zmienić metodę ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów stosowaną przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów wraz z rozpoczęciem nowego roku podatkowego (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 7 marca 2008 r., IBPB1/415-324/07/ZK; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 10 stycznia 2008 r., IBPB1/415-170/07/KB; interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 6 lutego 2009 r., ITPB1/415-682/08/MR).

Formalnie nie ma obowiązku zawiadamiania urzędu skarbowego o zmianie metody prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W praktyce niektóre urzędy skarbowe wymagają jednak takiego zawiadomienia.

Uwaga! W przypadku zmiany metody prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy zachować szczególną staranność, aby nie dopuścić do podwójnego obciążenia kosztów uzyskania przychodu tymi samymi wydatkami w różnych latach podatkowych.