Najogólniej mówiąc, metoda kasowa (zwana też uproszczoną) polega na księgowaniu kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w momencie poniesienia wydatków, bez względu na to, kiedy uzyskane zostaną przychody bezpośrednio związane z tym kosztem, czyli według zasad zawartych w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT. Oznacza to, że wydatki stanowią koszt w dacie ich poniesienia bez względu na to jakiego okresu dotyczą. W przypadku metody kasowej nie stosuje się art. 22 ust. 5–5c ustawy o PIT, przewidzianych co do zasady dla podatników prowadzących księgi przychodów i rozchodów metodą memoriałową.
Metoda memoriałowa polega na tym, że dzieli się koszty uzyskania przychodów na:
- koszty bezpośrednio związane w przychodami – są one potrącane generalnie w dacie uzyskania odpowiadających im przychodów (zob. art. 22 ust. 5 i 5a ustawy o PIT),
- koszty pośrednio związane z przychodami – są one potrącane w dacie ich poniesienia; wyjątek stanowią koszty, które dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego; koszty te są potrącane proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (zob. art. 22 ust. 5c ustawy o PIT).
Niezależnie od metody niektóre koszty rozliczane są w sposób szczególny, np. koszty pracownicze i pozapłacowe koszty pracy, umowy zlecenie i o dzieło, odsetki od pożyczek i kredytów.
Stosowanie metody memoriałowej uzależnione jest od spełnienia warunków określonych w art. 22 ust. 6 ustawy o PIT. Stale w każdym roku podatkowym księgi te muszą być prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.
