W firmach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, trwają przygotowania do zamknięcia roku i prace z nim związane, nałożone obowiązkami wskazanymi w ustawie o rachunkowości (dalej: uor). Jednym z nich jest inwentaryzacja, która ma zapewnić sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów oraz ustalenie źródeł ich pochodzenia.
Czytaj także: Rachunkowe zamknięcie roku: rzetelna inwentaryzacja to rzetelne sprawozdanie
Jednostki są zobowiązane, na podstawie art. 26 ust. 1 uor, do przeprowadzenia na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji składników majątku. Jeżeli posiadają rzeczowe aktywa obrotowe, to na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 1 powinny przeprowadzić ich inwentaryzację metodą spisu ilości z natury, który polega na fizycznym policzeniu danej kategorii majtku, a następnie na wycenie i porównaniu stwierdzonych ilości z danymi zawartymi w księgach rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu stwierdzonych w trakcie spisu różnic. Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów (z wyłączeniem między innymi aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji) rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, a ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. Dlatego spis z natury to jedno z zadań planowanych na ostatni kwartał roku obrotowego w większości firm, które posiadają na stanie materiały, towary, wyroby gotowe czy półprodukty.
Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki, ponieważ to na nim co do zasady spoczywa odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, jeśli (poza odpowiedzialnością za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) nie powierzy jej innemu podmiotowi za jego zgodą.
Umowa, jeśli zlecamy na zewnątrz
Ustawa o rachunkowości daje możliwość zlecenia czynności inwentaryzacyjnych jednostkom zewnętrznym. Outsorucing inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury został doprecyzowany w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Dokument ten nawiązuje do zapisów art. 26 i 27 uor, wyjaśniając przy tym szczerzej problemy merytoryczne i organizacyjne, które mogą powstać przy przeprowadzaniu inwentaryzacji. W stanowisku przedstawiono dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury. Podkreślono w nim, że cele i zasady przeprowadzania spisu z natury zapasów przez wynajęty podmiot zewnętrzny są takie same, jak spisu przeprowadzanego we własnym zakresie. Podstawą jest umowa, która powinna zwierać co najmniej określone wymagania dotyczące:
