Kalkulacja zagranicznych podróży służbowych a odpowiedni kurs waluty

Przyjęcie w wewnętrznym regulaminie, że podróż za granicę powyżej kwoty zaliczki będzie przeliczana po kursie z dnia rozliczenia delegacji, a nie z dnia wypłaty zaliczki, nie powoduje sztucznego ustalania różnic kursowych.

Publikacja: 30.11.2016 01:00

Kalkulacja zagranicznych podróży służbowych a odpowiedni kurs waluty

Foto: Rzeczpospolita

Największe trudności w rozliczaniu zagranicznych podróży służbowych sprawia spółkom prawidłowe określenie kursu do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej poniesionych w walucie obcej. Jeżeli podmiot nie ma uregulowanych zasad przeliczana kursów walut obcych przy podróżach służbowych zagranicznych w swoim regulaminie wynagradzania, to jest zobowiązany do stosowania zasad wynikających z rozporządzenia. Ponieważ większość przedsiębiorców nie ma uregulowanych zasad rozliczania podróży służbowych w swoich regulaminach wynagradzania, dlatego skupiliśmy się na prawidłowym ustalaniu kursu walut obcych do przeliczaniu zagranicznych podróży służbowych zgodnie z rozporządzeniem.

Co wynika z przepisów

Zgodnie z rozporządzeniem, koszty podróży zagranicznej są rozliczane w walucie otrzymanej zaliczki (w szczególności w przypadku otrzymania rachunków w różnych walutach), w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Wycena księgowa zaliczki wypłaconej pracownikowi zależy zatem od źródła pozyskania waluty:

- w przypadku kupna waluty w banku lub kantorze zaliczkę wycenia się po kursie faktycznie zastosowanym w tej transakcji, natomiast

- zaliczkę przekazaną z własnego rachunku walutowego na rachunek walutowy pracownika wycenia się po średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty (por. art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości; dalej: uor).

Uwaga! Przepisy rozporządzenia wskazują kurs właściwy do przeliczenia kosztów podróży służbowej w przypadku wypłaty zaliczki w polskich złotych i służy on tylko do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą. Kurs ten nie ma wpływu na wycenę kosztu wyrażonego w walucie obcej dla celów bilansowych i podatkowych. W pozostałych przypadkach (w tym także jeśli pracownikowi nie wypłacono zaliczki) stosuje się zasady przeliczenia kosztów wyrażonych w walutach obcych wynikające z przepisów ustaw podatkowych i uor.

Do przeliczenia na walutę krajową kosztów zagranicznej podróży służbowej zarówno dla celów bilansowych, jak i podatkowych, należy stosować kurs średni ogłoszony dla danej waluty przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Dzień poniesienia kosztu jest rozumiany jako dzień rozliczenia delegacji (w przypadku niewypłacenia zaliczki).

Uwaga! W związku z przyjęciem różnych kursów do przeliczenia zaliczki wypłacanej pracownikowi i do rozliczenia kosztów podatkowych powstanie różnica kursowa, która nie będzie uwzględniana w przychodach lub kosztach podatkowych.

Można sobie ułatwić pracę

Spółka ma jednak możliwość przeliczenia kursu do wypłaty zaliczek w walucie obcej, zgodnie z przepisami ustaw podatkowych i uor. Wymaga to jednak stosownej zmiany w regulaminie wynagradzania.

W przypadku braku takiej informacji w regulaminie wynagradzania, przy rozliczaniu zagranicznej podróży służbowej z pracownikiem, kluczowe będzie to, czy pracownikowi została wypłacona zaliczka. Sytuację komplikuje fakt, że zgodnie z rozporządzeniem pracownikowi udającemu w zagraniczną podróż służbową przysługuje zaliczka w walucie obcej na niezbędne koszty tej podróży w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji. Wypłata zaliczki na koszty zagranicznej podróży służbowej jest zatem obowiązkiem pracodawcy. Najprostszym sposobem byłoby więc rozliczenie zagranicznej podróży służbowej z pracownikiem, który nie otrzymał zaliczki, jednak sytuacja taka teoretycznie nie powinna wystąpić.

Jeśli pracownikowi nie wypłacono zaliczki, to właściwym kursem do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej będzie kurs średni ogłoszony dla danej waluty przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia.

W przypadku otrzymania przez pracownika zaliczki w walucie obcej sytuacja trochę się komplikuje. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej z pracownikiem, który otrzymał zaliczkę w złotych, odbędzie się po średnim kursie NBP z dnia wypłaty zaliczki. Ewentualny zwrot niewykorzystanej części zaliczki należy rozliczyć po tym samym kursie.

Natomiast rozliczenie samych kosztów zagranicznej podróży służbowej w księgach będzie następować zawsze po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia.

Przykład

Na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów pracownikowi wyjeżdżającemu w zagraniczną podróż służbową do Niemiec wypłacono zaliczkę z kasy walutowej w kwocie 1000 euro. Kurs rozchodu z kasy walutowej w dniu 1 czerwca 20XX r. wyniósł 4,00 zł/euro, średni kurs NBP z 1 czerwca 20XX r. wyniósł 4,10 zł/euro. Pracownik rozliczył delegację 6 czerwca i okazało się, że rzeczywiste koszty podróży służbowej wyniosły 1500 euro. Średni kurs NBP z 5 czerwca wyniósł 4,50 zł/euro.

Za zgodą pracownika spółka dopłaciła pracownikowi różnicę w dodatkowych kosztach podróży służbowej w złotych.

Ewidencja księgowa:

1. Przekazanie zaliczki pracownikowi (1000 euro x 4,00 zł/euro)

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 4000 zł

Ma „Kasa" 4000 zł

2. Rozliczenie delegacji

a) zwrot pracownikowi kosztów podróży służbowej w części niepokrytej zaliczką (500 euro x 4,10 zł/euro z dnia zaliczki)

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 2050 zł

Ma „Rachunek bieżący" 2050 zł

b) zaliczenie wydatków z tytułu podróży służbowej do kosztów (1500 euro x 4,5 zł/euro):

Wn „Pozostałe koszty rodzajowe" w analityce „Koszty podróży służbowych" 6750 zł

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 6750 zł

3. Rozliczenie różnicy kursowej na rozrachunkach z pracownikiem

a) ustalenie podatkowej różnicy kursowej (różnicę ustala się wyłącznie od kwoty zapłaconej w walucie obcej, czyli od kwoty zaliczki) [1000 euro x (4,00 zł/euro – 4,5 zł/euro)]

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 500 zł

Ma „Przychody finansowe" 500 zł

b) rozliczenie pozostałej różnicy (bilansowej, niemającej wpływu na koszty/przychody podatkowe*) powstałej z rozrachunkach z pracownikiem [500 euro x (4,10 zł/euro- 4,5 zł/euro]

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 200 zł

Ma „Przychody finansowe" 200 zł

* Jeżeli przelew bankowy byłby walutowy, to różnice byłyby kosztem uzyskania przychodu/przychodem podatkowym.

Przykład

Założenia są takie same, jak w poprzednim przykładzie, jednak na wniosek pracownika zaliczka została wypłacona w złotych.

Ewidencja księgowa:

1. Przekazanie zaliczki pracownikowi w złotych (1000 euro x 4,10 zł/euro)

Wn „Pozostałe rozachunki z pracownikami" 4100 zł

Ma „Kasa" 4100 zł

2. Rozliczenie delegacji

a) zwrot pracownikowi kosztów podróży służbowej w części niepokrytej zaliczką po kursie z dnia zaliczki (500 euro x 4,10 zł/euro)

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 2050 zł

Ma „Rachunek bieżący" 2050 zł

b) zaliczenie wydatków z tytułu podróży służbowej do kosztów (koszty podatkowe) (1500 euro x 4,5 zł/euro)

Wn „Pozostałe koszty rodzajowe" w analityce „Koszty podróży służbowych" 6750 zł

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 6750 zł

3. Rozliczenie różnicy kursowej na rozrachunkach z pracownikiem (rozliczenie różnicy bilan- sowej w złotych powstałej na rozrachunkach z pracownikiem: 6750 – 4100 – 2050 zł)

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 600 zł

Ma „Przychody finansowe" 600 zł

Średni kurs NBP z dnia wypłaty zaliczki służy jako przelicznik, według którego ustala się kwotę w złotych, jaką pracodawca powinien wypłacić pracownikowi z tytułu podróży zagranicznej. Kurs ten nie ma jednak zastosowania do wyceny kosztu podróży służbowej na potrzeby podatkowe i bilansowe.

Podatkowe różnice kursowe powstają, gdy zarówno koszt, jak i zapłata są wyrażone w walucie obcej. Jeśli jednak zapłata następuje w złotych, to różnice kursowe nie powstaną. Jeśli część należności z tytułu podróży służbowej zostanie pracownikowi wypłacona w walucie obcej, a część w złotych, to podatkowe różnice kursowe mogą powstać jedynie od części wypłaconej w walucie obcej.

Z kolei dla celów bilansowych różnice powstałe na rozrachunkach z pracownikami będą w całości uwzględniane odpowiednio w przychodach lub kosztach finansowych.

Największe trudności w rozliczaniu zagranicznych podróży służbowych sprawia spółkom prawidłowe określenie kursu do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej poniesionych w walucie obcej. Jeżeli podmiot nie ma uregulowanych zasad przeliczana kursów walut obcych przy podróżach służbowych zagranicznych w swoim regulaminie wynagradzania, to jest zobowiązany do stosowania zasad wynikających z rozporządzenia. Ponieważ większość przedsiębiorców nie ma uregulowanych zasad rozliczania podróży służbowych w swoich regulaminach wynagradzania, dlatego skupiliśmy się na prawidłowym ustalaniu kursu walut obcych do przeliczaniu zagranicznych podróży służbowych zgodnie z rozporządzeniem.

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe