Największe trudności w rozliczaniu zagranicznych podróży służbowych sprawia spółkom prawidłowe określenie kursu do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej poniesionych w walucie obcej. Jeżeli podmiot nie ma uregulowanych zasad przeliczana kursów walut obcych przy podróżach służbowych zagranicznych w swoim regulaminie wynagradzania, to jest zobowiązany do stosowania zasad wynikających z rozporządzenia. Ponieważ większość przedsiębiorców nie ma uregulowanych zasad rozliczania podróży służbowych w swoich regulaminach wynagradzania, dlatego skupiliśmy się na prawidłowym ustalaniu kursu walut obcych do przeliczaniu zagranicznych podróży służbowych zgodnie z rozporządzeniem.
Co wynika z przepisów
Zgodnie z rozporządzeniem, koszty podróży zagranicznej są rozliczane w walucie otrzymanej zaliczki (w szczególności w przypadku otrzymania rachunków w różnych walutach), w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.
Wycena księgowa zaliczki wypłaconej pracownikowi zależy zatem od źródła pozyskania waluty:
- w przypadku kupna waluty w banku lub kantorze zaliczkę wycenia się po kursie faktycznie zastosowanym w tej transakcji, natomiast
- zaliczkę przekazaną z własnego rachunku walutowego na rachunek walutowy pracownika wycenia się po średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty (por. art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości; dalej: uor).