Czy czekają nas raporty finansowe w języku emoji

Nawet jeśli do raportów rocznych w języku emoji jest jeszcze daleko, to umiejętność przejrzystego, prostego i graficznie przystępnego tworzenia raportów finansowych zyskuje na znaczeniu jak nigdy wcześniej.

Finansiści są dzisiaj szczególną grupą zawodową na rynku pracy. Z jednej strony to jedna z profesji najbardziej zagrożonych automatyzacją. Według słynnego już raportu „The Future of Employment: How susceptible are jobs to computerisation?" autorstwa Carla Benedikta Frey'a i Michaela A. Osborne'a, aż 94 proc. księgowych i audytorów musi liczyć się z konsekwencjami komputeryzacji wielu prostych procesów finansowych.

Z drugiej strony, czterech na pięciu finansistów uważa automatyzację i robotyzację za pozytywne zjawiska, które przyspieszą ich pracę i zwiększą efektywność (dane z raportu CIMA „Agile Finance Revealed"). Ma to szczególne znacznie w obliczu wyzwania, jakim jest Big Data. 86 proc. top managerów finansowych przyznało, że ich organizacje nie dają sobie rady z przetworzeniem coraz większych ilości danych na wartościowe informacje, co ma dla nich negatywne konsekwencje (z badań CIMA i AICPA).

Raport finansowy na piątkę

Przedsiębiorstwa nigdy wcześniej nie przetwarzały tak dużej ilości danych, jak dzisiaj. Dlatego też umiejętna selekcja i prezentacja informacji jest jednym z istotnych elementów komunikacji z inwestorami, akcjonariuszami, zarządami. Co istotne, w ostatnich latach na rynku pojawiły się nowe narzędzia i technologie, które znacznie ułatwiają przygotowywanie zawansowanych graficznie raportów. Mobilne technologie dają ponadto możliwości tworzenia dynamicznych i interaktywnych prezentacji danych. Aby ułatwić prace finansistom, top managerowie z tytułem CGMA (Chartered Global Management Accountant) z całego świata przy współpracy z firmą KPGM zebrali najlepsze praktyki tworzenia przejrzystych raportów finansowych w publikacji „Report visualisation: From concept to deployment". Jednym z kluczowych wniosków tej pracy jest pięć zasad, które pozwolą tworzyć efektywne i zrozumiałe raporty finansowe.

1. Zweryfikuj, czy bazy danych, które posiadasz, dają możliwość atrakcyjnej wizualizacji informacji.

Tworząc raport z reguły korzysta się z różnych baz danych. Dlatego autor raportu musi zadać sobie kilka podstawowych pytań: gdzie jest źródło danych? czy da się fizycznie wyodrębnić dane? czy istnieje możliwość odświeżania danych i tym samym aktualizowania raportu? Aby móc formatować i porównywać dane z różnych źródeł często niezbędne jest sięgnięcie do zaawansowanych narzędzi informatycznych przechowywania, analizowania i organizowania baz danych.

2. Wykorzystaj najbardziej atrakcyjne dla danej tematyki formy prezentacji danych.

Raport powinien oczywiście uwzględniać preferencje odbiorców, jednak jest kilka powszechnie uznanych reguł, o których warto pamiętać:

- Analizy zmienności przedstawiane są z reguły na wykresach kaskadowych.

- W podsumowaniach czy zestawieniach różnych danych biznesowych w raportach elektronicznych dobrze sprawdzają się pulpity nawigacyjne, które pozwalają na łatwy przegląd i wybór najbardziej interesujących obszarów tematycznych.

- Do prezentacji analizy trendów czy wyników w czasie z reguły stosuje się wykresy liniowe. W nowoczesnych raportach na bazie wykresów liniowych użytkownicy raportu często mogą zwizualizować prognozy przyszłych okresów.

- Przedstawiając dane dotyczące różnych rynków warto korzystać z map, szczególnie w interaktywnej formie.

- Porównując dane warto zestawić je na wykresach słupkowych lub kołowych obok siebie, co ułatwia analizę.

- Uzupełnieniem wykresów może być krótki, celny komentarz.

3. Wybierz odpowiedni układ treści w raporcie.

Autorzy raportów z działów finansów muszą rozumieć reguły, jakimi kierują się graficy, tworząc tego typu dokumenty. Wśród podstawowych zasad tworzenia czytelnych publikacji warto pamiętać o: prostym układzie treści, ograniczaniu ilości danych na stronie, wyraźnym zaznaczaniu kolejnych akapitów i części raportu, podobnym formatowaniu danych z tych samych kategorii, aby odbiorca mógł porównywać informacje (np. te same skale na wykresach), czy rozsądnym wykorzystaniu kolorów. Według badań kolory pastelowe nie są dobrze odbierane w sprawozdaniach finansowych. Większość odbiorców preferuje prezentację danych za pomocą wyraźnych, kontrastujących kolorów. Na przykład kolor zielony i czerwony to zwyczajowo „pozytywne" i „negatywne" cechy czy trendy – zamieniając tę zasadę możemy wprowadzić czytelników w błąd.

4. Projektuj raport myśląc kategoriami odbiorcy.

Dzisiaj odbiorcy biznesowi raportów oczekują bardzo często możliwości pełnej personalizacji treści – od prostego podziału na zakładki i możliwości zaznaczania kluczowych fragmentów, po zaawansowane inteligentne rozwiązania uczące się preferencji czytelnika i dopasowujące treść do prawdopodobnych oczekiwań odbiorcy. Z kolei nawigacja raportu powinna być maksymalnie intuicyjna. Niektórzy kierują się tutaj rozwiązaniami znanymi z gier wideo, gdzie nawet niezaawansowany użytkownik z reguły nie ma problemu z poruszaniem się po wirtualnym świecie.

5. Dostosuj raport do różnych kanałów dystrybucji.

W zależności od odbiorców i celów, w jakich tworzymy raport, może on być prezentowany w wersji elektronicznej na komputerach stacjonarnych czy laptopach, urządzeniach mobilnych lub drukowany w formie broszury. Jednym z największych wyzwań w tym zakresie będzie możliwość szybkiego dostosowania formatu dokumentu do ekranu urządzenia, na którym odczytujemy raport, czy łatwego filtrowania wybranych danych. Tutaj warto skorzystać z technologii umożliwiającej formatowanie układu treści w zależności od typu czytnika, określanej mianem „author-once, run everywhere" czy „write one, run everywhere".

Pełna treść opracowania „Report visualisation: From concept to deployment" dostępna jest na stronie: https://www.cgma.org/content/dam/cgma/resources/reports/downloadabledocuments/report-visualisation-august-2017.pdf ?

Zdaniem autora

Jakub Bejnarowicz, szef CIMA w Europie Środkowo- -wschodniej, założyciel oddziału Instytutu CIMA w Polsce