fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Czy czekają nas raporty finansowe w języku emoji

123RF
Wszechobecna tendencja do upraszczania przekazów dotyczy nie tylko mediów społecznościowych czy komunikacji w życiu codziennym. Potrzebę coraz szerszego wykorzystania komunikacji obrazkowej widzą także... finansiści.

Nawet jeśli do raportów rocznych w języku emoji jest jeszcze daleko, to umiejętność przejrzystego, prostego i graficznie przystępnego tworzenia raportów finansowych zyskuje na znaczeniu jak nigdy wcześniej.

Finansiści są dzisiaj szczególną grupą zawodową na rynku pracy. Z jednej strony to jedna z profesji najbardziej zagrożonych automatyzacją. Według słynnego już raportu „The Future of Employment: How susceptible are jobs to computerisation?" autorstwa Carla Benedikta Frey'a i Michaela A. Osborne'a, aż 94 proc. księgowych i audytorów musi liczyć się z konsekwencjami komputeryzacji wielu prostych procesów finansowych.

Z drugiej strony, czterech na pięciu finansistów uważa automatyzację i robotyzację za pozytywne zjawiska, które przyspieszą ich pracę i zwiększą efektywność (dane z raportu CIMA „Agile Finance Revealed"). Ma to szczególne znacznie w obliczu wyzwania, jakim jest Big Data. 86 proc. top managerów finansowych przyznało, że ich organizacje nie dają sobie rady z przetworzeniem coraz większych ilości danych na wartościowe informacje, co ma dla nich negatywne konsekwencje (z badań CIMA i AICPA).

Raport finansowy na piątkę

Przedsiębiorstwa nigdy wcześniej nie przetwarzały tak dużej ilości danych, jak dzisiaj. Dlatego też umiejętna selekcja i prezentacja informacji jest jednym z istotnych elementów komunikacji z inwestorami, akcjonariuszami, zarządami. Co istotne, w ostatnich latach na rynku pojawiły się nowe narzędzia i technologie, które znacznie ułatwiają przygotowywanie zawansowanych graficznie raportów. Mobilne technologie dają ponadto możliwości tworzenia dynamicznych i interaktywnych prezentacji danych. Aby ułatwić prace finansistom, top managerowie z tytułem CGMA (Chartered Global Management Accountant) z całego świata przy współpracy z firmą KPGM zebrali najlepsze praktyki tworzenia przejrzystych raportów finansowych w publikacji „Report visualisation: From concept to deployment". Jednym z kluczowych wniosków tej pracy jest pięć zasad, które pozwolą tworzyć efektywne i zrozumiałe raporty finansowe.

1. Zweryfikuj, czy bazy danych, które posiadasz, dają możliwość atrakcyjnej wizualizacji informacji.

Tworząc raport z reguły korzysta się z różnych baz danych. Dlatego autor raportu musi zadać sobie kilka podstawowych pytań: gdzie jest źródło danych? czy da się fizycznie wyodrębnić dane? czy istnieje możliwość odświeżania danych i tym samym aktualizowania raportu? Aby móc formatować i porównywać dane z różnych źródeł często niezbędne jest sięgnięcie do zaawansowanych narzędzi informatycznych przechowywania, analizowania i organizowania baz danych.

2. Wykorzystaj najbardziej atrakcyjne dla danej tematyki formy prezentacji danych.

Raport powinien oczywiście uwzględniać preferencje odbiorców, jednak jest kilka powszechnie uznanych reguł, o których warto pamiętać:

- Analizy zmienności przedstawiane są z reguły na wykresach kaskadowych.

- W podsumowaniach czy zestawieniach różnych danych biznesowych w raportach elektronicznych dobrze sprawdzają się pulpity nawigacyjne, które pozwalają na łatwy przegląd i wybór najbardziej interesujących obszarów tematycznych.

- Do prezentacji analizy trendów czy wyników w czasie z reguły stosuje się wykresy liniowe. W nowoczesnych raportach na bazie wykresów liniowych użytkownicy raportu często mogą zwizualizować prognozy przyszłych okresów.

- Przedstawiając dane dotyczące różnych rynków warto korzystać z map, szczególnie w interaktywnej formie.

- Porównując dane warto zestawić je na wykresach słupkowych lub kołowych obok siebie, co ułatwia analizę.

- Uzupełnieniem wykresów może być krótki, celny komentarz.

3. Wybierz odpowiedni układ treści w raporcie.

Autorzy raportów z działów finansów muszą rozumieć reguły, jakimi kierują się graficy, tworząc tego typu dokumenty. Wśród podstawowych zasad tworzenia czytelnych publikacji warto pamiętać o: prostym układzie treści, ograniczaniu ilości danych na stronie, wyraźnym zaznaczaniu kolejnych akapitów i części raportu, podobnym formatowaniu danych z tych samych kategorii, aby odbiorca mógł porównywać informacje (np. te same skale na wykresach), czy rozsądnym wykorzystaniu kolorów. Według badań kolory pastelowe nie są dobrze odbierane w sprawozdaniach finansowych. Większość odbiorców preferuje prezentację danych za pomocą wyraźnych, kontrastujących kolorów. Na przykład kolor zielony i czerwony to zwyczajowo „pozytywne" i „negatywne" cechy czy trendy – zamieniając tę zasadę możemy wprowadzić czytelników w błąd.

4. Projektuj raport myśląc kategoriami odbiorcy.

Dzisiaj odbiorcy biznesowi raportów oczekują bardzo często możliwości pełnej personalizacji treści – od prostego podziału na zakładki i możliwości zaznaczania kluczowych fragmentów, po zaawansowane inteligentne rozwiązania uczące się preferencji czytelnika i dopasowujące treść do prawdopodobnych oczekiwań odbiorcy. Z kolei nawigacja raportu powinna być maksymalnie intuicyjna. Niektórzy kierują się tutaj rozwiązaniami znanymi z gier wideo, gdzie nawet niezaawansowany użytkownik z reguły nie ma problemu z poruszaniem się po wirtualnym świecie.

5. Dostosuj raport do różnych kanałów dystrybucji.

W zależności od odbiorców i celów, w jakich tworzymy raport, może on być prezentowany w wersji elektronicznej na komputerach stacjonarnych czy laptopach, urządzeniach mobilnych lub drukowany w formie broszury. Jednym z największych wyzwań w tym zakresie będzie możliwość szybkiego dostosowania formatu dokumentu do ekranu urządzenia, na którym odczytujemy raport, czy łatwego filtrowania wybranych danych. Tutaj warto skorzystać z technologii umożliwiającej formatowanie układu treści w zależności od typu czytnika, określanej mianem „author-once, run everywhere" czy „write one, run everywhere".

Pełna treść opracowania „Report visualisation: From concept to deployment" dostępna jest na stronie: https://www.cgma.org/content/dam/cgma/resources/reports/downloadabledocuments/report-visualisation-august-2017.pdf ?

Zdaniem autora

Jakub Bejnarowicz, szef CIMA w Europie Środkowo- -wschodniej, założyciel oddziału Instytutu CIMA w Polsce

Chyba każdy z nas miał w ręku raport finansowy, którego analiza z różnych względów wymagała bardzo wiele wysiłku. Uwzględnienie zbyt wielu lub za małej liczby zmiennych, brak podsumowań, nieprzejrzysty układ treści, to tylko niektóre przykłady tego, jak można utrudnić czytelnikowi wyciąganie właściwych wniosków z tak ważnego dokumentu, jakim jest raport z danych finansowych. Zadanie to jest tym trudniejsze, im mniejszą mamy wiedzę  o finansach. A warto mieć na uwadze, że tego typu dokumenty mogą trafiać do różnych interesariuszy, którzy niekoniecznie mają wystarczające kompetencje czy zasoby czasu do prowadzenia własnych analiz.

Badacze ludzkiego mózgu podkreślają, że łatwiej przyswajamy dane, które zamiast w tabelach przedstawione są w skrótowej, graficznej formie. Stąd coraz bardziej powszechne wykorzystanie w raportach finansowych infografik czy piktogramów. Zresztą sformułowane przez top managerów finansowych, zrzeszonych m.in. w CIMA, pięć zasad efektywnego tworzenia przejrzystych raportów finansowych można wykorzystać także podczas tworzenia innych zestawień biznesowych, dotyczących np. CSR czy wyników badań konsumenckich. ?

CV

Jakub Bejnarowicz – mówca i uczestnik konferencji poświęconych przyszłości biznesu oraz zawodu finansisty, współtwórca formatu spotkań liderów biznesu w branży finansowej Money Talks. Jest odpowiedzialny m.in. za prowadzenie działań edukacyjnych na temat idei rachunkowości zarządczej w regionie.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA