fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Dokumentacja podatkowa: kiedy elektronicznie, a kiedy na papierze

Fotorzepa, Jerzy Dudek
Niektóre rodzaje dokumentów powinny być zawsze przechowywane w formie papierowej, jeśli w takiej postaci zostały wydane. Jeśli podatnik postąpi inaczej, to musi liczyć się z zakwestionowaniem jego postępowania przez fiskusa.

W celu optymalizacji procesu obiegu dokumentów, ograniczenia powierzchni biurowej niezbędnej dla przechowywania dokumentacji oraz redukcji kosztów z tym związanych, podatnicy coraz częściej decydują się na wdrożenie systemu archiwizowania i obiegu dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej. Jednak w praktyce większość dokumentów wystawiana jest i otrzymywana w formie papierowej. Wówczas dokumenty w formie papierowej są skanowane, archiwizowane w formie elektronicznej, a następnie fizycznie niszczone. Wdrożenie takiego rozwiązania powinno być przeanalizowane pod kątem ewentualnych ryzyk przewidzianych w przepisach o podatku od towarów i usług, podatku dochodowego oraz o rachunkowości.

W przypadku VAT nie ma to znaczenia

Podatnik zobowiązany jest do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (por. art. 106m ustawy o VAT), jednak żaden przepis ustawy o VAT nie nakłada na podatników obowiązku przechowywania dokumentów w takiej samej formie w jakiej zostały wystawione bądź otrzymane. Warto zwrócić uwagę na art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, zgodnie z którym państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ponadto, w przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, aby za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. Do tej pory Polska nie skorzystała z takiej możliwości, jednak nie jest wykluczone, że w przyszłości rozwiązanie takie może zostać wdrożone.

Analiza interpretacji indywidualnych wydanych w ostatnich miesiącach prowadzi do wniosku, że podatnicy uprawnieni są do przechowywania w formie elektronicznej (w postaci skanów) dokumentów, których zasady wystawiania reguluje ustawa o VAT (np. faktury, faktury korygujące) mających pierwotnie formę papierową i zaprzestania archiwizowania dokumentów w formie papierowej. Zdaniem organów podatkowych przechowywanie dokumentów w takiej formie nie wpływa na skorzystanie z prawa do odliczenia VAT (por. interpretację indywidualną dyrektora KIS z 13 czerwca 2017 r., 0114-KDIP1-3.4012.103.2017. 1.ISZ).

Inaczej jest dla celów rachunkowych

Departament Rachunkowości i Rewizji Finansowej Ministerstwa Finansów potwierdził, że jeśli wszelkie wymogi wynikające z ustawy o rachunkowości są spełnione, to dokumentację można przechowywać wyłącznie z wersji elektronicznej, z wyłączeniem przypadków wskazanych w art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj. z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Zgodnie z powołanym przepisem treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować zawartość dowodów w trwałej i niezmienionej postaci. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Zgodnie z przepisami, które weszły w życie 26 stycznia 2017 r., dowody księgowe mogą być przenoszone na informatyczne nośniki danych w dowolnym terminie. W poprzednim stanie prawnym było to dopuszczalne dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Kontrowersje w CIT

Podatnicy w obawie przed zakwestionowaniem możliwości zaliczenia wydatków udokumentowanych skanami w ciężar kosztów uzyskania przychodów coraz częściej występują z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej w odniesieniu do przepisów ustawy o CIT, mimo że ustawa ta nie reguluje zasad przechowywania dokumentów.

Przepisy ustawy o CIT zobowiązują podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób zgodny z odrębnymi przepisami, przez które należy rozumieć ustawę o rachunkowości oraz ordynacje podatkową. Zmiany legislacyjne w ciągu ostatnich lat są wyrazem dążenia do zastąpienia formy papierowej przez elektroniczną. Zgodnie z art. 193a § 1 ordynacji podatkowej, w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Zmiana stanowiska organów

W przeszłości były wydawane interpretacje indywidualne potwierdzające stanowisko podatników, zgodnie z którym dla możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów bez znaczenia w świetle regulacji ustawy o CIT pozostaje forma w jakiej przechowywany jest dowód uzasadniający poniesienie wydatku (por. interpretacje Izby Skarbowej w Katowicach z 18 listopada 2016 r., 2461-IBPB-1-3.4510. 951.2016.1.KB oraz z 6 października 2016 r., 2461-IBPB-1-3.4510.838.2016. 1.KB).

Wydawało się, że problem przechowywania dokumentów mających pierwotnie formę papierową wyłącznie w formie elektronicznej został ostatecznie rozwiązany, jednak podejście organów podatkowych zmieniło się w ostatnich miesiącach. Obecnie organy podatkowe odmawiają wszczęcia postępowania w sprawie o wydanie interpretacji indywidualnej twierdząc, że wnioskodawcy żądają od organu wydającego interpretację de facto potwierdzenia mocy dowodowej wymienionych kategorii dokumentów i poprawności ich przechowywania, do czego organ podatkowy w trybie wydawania interpretacji indywidualnych nie jest zobowiązany i uprawniony. Jednocześnie organy podatkowe twierdzą, że skoro żaden przepis ustawy o CIT w żaden sposób nie odnosi się do kwestii przechowywania dokumentów, to organ podatkowy nie ma żadnych uprawnień do rozstrzygania, czy takie przechowywanie na gruncie tej ustawy jest dopuszczalne. Zdaniem organów ocena dokumentów, na podstawie których ewidencjonowane są koszty uzyskania przychodów, może być przeprowadzona wyłącznie w ramach postępowania dowodowego w ramach określonej procedury np. w postępowaniu podatkowym.

Problemy z certyfikatami rezydencji

Innym przykładem problemów dotyczących dokumentów elektronicznych może być interpretacja indywidualna, w której wydający organ stwierdził, że jeśli organ podatkowy innego państwa wydaje certyfikaty rezydencji zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, to podatnik powinien dążyć do otrzymania od zagranicznego kontrahenta wersji papierowej (por. interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 25 sierpnia 2016 r., ILPB3/4510-1-281/16-4/ŁM). Interpretacja ta została zmieniona (por. zmianę interpretacji indywidualnej Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z 26 czerwca 2017 r., DPP7.8221. 33.2017.GFQV) i wynika z niej, że jeśli organy podatkowe wydają certyfikat zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, to wersja elektroniczna również jest wystarczająca do udokumentowania rezydencji podatkowej. Należy podkreślić, że interpretacja ta dotyczyła dokumentów elektronicznych wydawanych przez właściwy organ administracji podatkowej państwa rezydencji, natomiast skany certyfikatów rezydencji nie są akceptowane przez organy podatkowe.

Wniosek

Decydując się na wdrożenie procedury przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej podatnik powinien być świadomy istniejących ryzyk, w szczególności musi mieć na uwadze to, że niektóre rodzaje dokumentów powinny być zawsze przechowywane w formie papierowej, jeśli w takiej formie zostały wydane, jak ma to miejsce w przypadku certyfikatów rezydencji.

Autorka jest starszym konsultantem w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO, biuro w Poznaniu

podstawa prawna: art. 106m ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 1221 ze zm.)

podstawa prawna: art. 71-73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 1047 ze zm.)

podstawa prawna: art. 193a § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 201 ze zm.)

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA