Kto, kiedy i jakie dane musi dostarczyć fiskusowi w formie JPK

Duże firmy przekazują dane od lipca 2016 r.

ABC sp. z o.o. (podatnik VAT czynny) prowadzi księgi rachunkowe i ewidencję VAT za pomocą programów komputerowych (specjalistyczne programy finansowo – księgowe). Czy od 1 lipca 2016 r. jest zobowiązana przedstawiać księgi i dokumenty (faktury, dokumenty magazynowe, wyciągi bankowe) na każde żądanie urzędu skarbowego w postaci JPK? Spółka jest dużym przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Stosownie do art. 193a § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.), w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 o.p., wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów (art. 193a § 2 o.p.)

Artykuł 193a o.p. wprowadza ujednoliconą postać elektroniczną odpowiadającą ustalonej strukturze logicznej – tzw. Jednolity Plik Kontrolny – JPK (dostępnej w BIP na stronie Ministerstwa Finansów) ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, w której podatnicy oraz kontrahenci podatników są obowiązani przekazywać dane na żądanie organu podatkowego. Chodzi tutaj o to, aby można było w sposób automatyczny, przy wykorzystaniu odpowiednich algorytmów informatycznych, wyodrębnić niezbędne dane merytoryczne. Celem tych rozwiązań jest wprowadzenie do systemów księgowych nowej funkcjonalności, tj. możliwości edycji ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych na podstawie powszechnie stosowanego w komunikacji elektronicznej standardu XML.

Uregulowanie dotyczące JPK powinno mieć zastosowanie w postępowaniu podatkowym, w kontroli podatkowej oraz w zakresie czynności sprawdzających, w tym w zakresie czynności sprawdzających u kontrahenta podatnika (zob. art. 193a § 1, art. 274c § 1 pkt 2 i § 2 oraz art. 287 § 1 pkt 2 i § 2 o.p.). W trakcie tych czynności organ podatkowy ma prawo żądać przekazania ksiąg podatkowych oraz dowodów w formacie JPK.

Przykład

17 października 2016 r. w firmie X (posiadającej status dużego przedsiębiorcy) rozpoczęła się kontrola podatkowa w zakresie VAT za sierpień 2016 r. Organ podatkowy zażądał przekazania faktur sprzedaży w formie JPK. Czy organ podatkowy mógł żądać tych dokumentów w formie JPK?

Tak. Od podatników posiadających status dużego przedsiębiorcy organ podatkowy może w trakcie kontroli podatkowej żądać przekazania dokumentów, w tym faktur, w formacie JPK.

Uwaga! Możliwość żądania przez organy podatkowe przekazania całości lub części ksiąg oraz dowodów księgowych w formie JPK jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem organu podatkowego. Organ podatkowy w trakcie czynności sprawdzających, kontroli podatkowej bądź postępowania podatkowego może nadal żądać przedstawienia tych ksiąg i dowodów księgowych w ich pierwotnej formie (np. papierowej lub w używanym przez podatnika formacie elektronicznym).

Rejestry to odrębny wymóg

Czy obowiązek wynikający z art. 193a § 1 o.p. dotyczy tylko podatników VAT czynnych, jak to ma miejsce w przypadku obowiązku comiesięcznego raportowania ewidencji VAT w formacie JPK do urzędu skarbowego zgodnie z art. 82 § 1b o.p.?

W odróżnieniu do obowiązku wynikającego z art. 82 § 1b o.p., obowiązek nałożony przez art. 193a § 1 o.p. (który dotyczy przesyłania, na żądanie organu podatkowego, całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych) nie jest ograniczony do podatników VAT czynnych, ale realizacja tego obowiązku następuje jedynie na żądanie organu.

Co musi przygotować biuro rachunkowe

Prowadzę niewielkie biuro rachunkowe. Jakich struktur może żądać od biura organ podatkowy na podstawie art. 193a § 1 o.p.?

Na podstawie art. 193a § 1 o.p. organ podatkowy może żądać następujących struktur (schematów):

- księgi rachunkowe – JKP KR

- wyciąg bankowy – JPK WB

- magazyn – JPK MAG

- ewidencja zakupu i sprzedaży VAT – JPK VAT

- faktury VAT – JPK VAT

- podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK PKPiR

- ewidencja przychodów – JPK EWP.

Oczywiście podatnicy nie prowadzą wszystkich tych ewidencji jednocześnie. Ewentualny obowiązek będzie dotyczył tych ksiąg, które podatnik prowadzi. Spółka kapitałowa będąca podatnikiem VAT czynnym nie prowadzi podatkowej księgi przychodów i rozchodów ani ewidencji przychodów, a zatem biuro prowadzące jej księgi nie będzie przekazywało struktur JPK PKPiR ani JPK EWP.

Dla kogo odroczenie

Prowadzę niewielkie biuro rachunkowe. Czy obowiązek wynikający z art. 193a § 1 o.p. dotyczy wszystkich podatników – klientów biura – już od 1 lipca 2016 r.?

Nie. Nie wszyscy podatnicy muszą przekazywać na żądanie organu podatkowego księgi oraz inne dowody księgowe w formie JPK zgodnie z art. 193a § 1 o.p. już od 1 lipca br.

Mikroprzedsiębiorcy, a także mali i średni przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, stosownie do art. 29 ustawy z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2015 r. poz. 1649 ze zm.), w okresie od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r. mogą przekazywać dane w formie JPK, na żądanie skierowane w postępowaniu podatkowym, w kontroli podatkowej oraz w zakresie czynności sprawdzających, w tym w zakresie czynności sprawdzających u kontrahenta podatnika.

A zatem mikroprzedsiębiorcy (a także mali i średni przedsiębiorcy) mogą, ale nie muszą, przekazywać na żądanie organu podatkowego ksiąg, w tym podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz innych dowodów księgowych w formie JPK.

Uwaga! Artykuł 29 ww. ustawy formalnie dotyczy tylko podatników posiadających status przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Minister finansów w interpretacji ogólnej z 20 czerwca 2016 r. (PK4.8012.55.2016) wyjaśnił, że art. 29 ww. ustawy należy interpretować z uwzględnieniem wykładni dopuszczającej stosowanie kryteriów zatrudnienia średniorocznego oraz rocznego obrotu netto, o których mowa w art. 104-106 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, także do tych podmiotów prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, które nie mają statusu przedsiębiorcy.

Ryczałtowiec policzy na papierze

Jestem mikroprzedsiębiorcą opodatkowanym w formie ryczałtu ewidencjonowanego. Ewidencję przychodów prowadzę w formie papierowej. Czy od 1 lipca 2018 r. będzie mnie dotyczyć obowiązek przedstawiania tej ewidencji w formie JPK na żądanie organu podatkowego?

Organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w formie JPK tylko w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych, w tym ewidencji przychodów, przy użyciu programów komputerowych. Gdy ewidencja przychodów prowadzona jest w formie papierowej, to organ podatkowy nie ma prawa wysunąć takiego żądania.

Uwaga! Jeżeli czytelnik jest podatnikiem VAT czynnym, to od 1 stycznia 2018 r. będzie zobowiązany prowadzić o ewidencję VAT, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, przy użyciu programu komputerowego.

Skąd mają pochodzić dane

Czy żądane przez organ podatkowy dane na potrzeby JPK mają pochodzić z aplikacji źródłowych, czy mogą być generowane z Hurtowni Danych lub innych zewnętrznych narzędzi, które będą miały możliwość gromadzenia danych źródłowych z systemów źródłowych i generowania plików o strukturach zgodnych z JPK?

Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że żądane dane na potrzeby JPK mogą pochodzić zarówno z aplikacji źródłowych, jak i być generowane z Hurtowni Danych.

Aplikacje źródłowe to programy finansowo-księgowe, a hurtownie danych to rodzaj bazy danych, który jest zorganizowany i zoptymalizowany pod kątem pewnego wycinka rzeczywistości. W skład hurtowni wchodzą zbiory danych zorientowanych tematycznie (np. hurtownia danych klientów). Dane te często pochodzą z wielu źródeł, są zintegrowane i przeznaczone wyłącznie do odczytu.

Resort dopuszcza kilka zbiorów

Czy przekazywany na podstawie art. 193a § 1 o.p. JPK będzie można przedstawić w formie kilku plików?