fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Jak wybrać księgowego

123RF
Pierwszy kontakt z księgowym, któremu przedsiębiorca chce powierzyć swoje rozliczenia, powinien nastąpić jeszcze przed założeniem firmy, jej nabyciem bądź przejęciem. Ustalenia na tym etapie współpracy pozwolą uniknąć błędów kosztownych dla obu stron.

Zadaniem osób prowadzących firmę, czyli właścicieli, wspólników czy zarządów, jest zarządzanie przedsiębiorstwem oraz opracowywanie jego strategii rozwoju. Trudno wymagać, aby osoby te znały i śledziły wszystkie zmieniające się przepisy podatkowe i rachunkowe. Do tego powołani są księgowi.

Pierwszy kontakt z księgowym powinien odbyć się jeszcze przed rozpoczęciem działalności firmy, kiedy przedsiębiorca podejmuje pierwszą i najważniejszą decyzję biznesową, jaką jest wybór formy prowadzenia działalności. Może to być działalność gospodarcza prowadzona na własny rachunek, spółka prawa handlowego lub prawa cywilnego. Księgowy, po zapoznaniu się z: zamiarami przedsiębiorcy, jego rozeznaniem w branży, w której zakładana firma będzie funkcjonowała oraz znajomością kontrahentów (dostawców, odbiorców), a także przewidywaną liczbą i wartością zleceń, powinien doradzić wybór najkorzystniejszej formy prowadzenia działalności, formy opodatkowania oraz okresów rozliczeń z fiskusem. Jeżeli przedsiębiorca bez konsultacji dokona wyboru sposobu prowadzenia działalności, zarejestruje firmę i zadeklaruje metodę rozliczeń z fiskusem, księgowy – nawet jeśli wybór będzie niekorzystny – niewiele będzie mógł już zrobić.

Każdy przedsiębiorca staje przed dylematem wyboru księgowego, a także formy współpracy – czy zatrudnić go w firmie na etacie, czy zlecić prowadzenie księgowości w biurze rachunkowym. Podczas podejmowania decyzji będą brane pod uwagę takie czynniki, jak:

- wielkość firmy,

- koszty zatrudnienia księgowego,

- opłacalność inwestowania w informatyczne systemy księgowe oraz ich stałą aktualizację.

Duże firmy prawdopodobnie będą wybierały opcję zatrudnienia pracowników działów księgowych i kadrowo-płacowych na umowę o pracę. Firmy mniejsze, a stanowią one około 90 proc. wszystkich przedsiębiorstw w Polsce, będą skłaniały się ku przekazaniu prowadzenia księgowości, kadr i płac do biura rachunkowego.

Niezależnie od dokonanego wyboru, odpowiedzialność za prowadzenie księgowości firmy oraz obliczanie i opłacanie podatków oraz składek ZUS ponosi przedsiębiorca. W spółkach kapitałowych oraz spółdzielniach jest to zarząd, w spółkach jawnych i cywilnych – wspólnicy prowadzący sprawy spółki, w spółkach partnerskich – zarząd lub wspólnicy prowadzący sprawy spółek, w spółkach komandytowych – prowadzący sprawy spółek komplementariusze, w fundacjach i stowarzyszeniach – zarząd, w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą – osoby tę działalność prowadzące, a w przedsiębiorstwach państwowych – dyrektor.

Odpowiedzialności nie da się scedować

W wielu sytuacjach świadomość przedsiębiorców o ciążącej na nich odpowiedzialności okazuje się niedostateczna. Często samo scedowanie obsługi księgowej firmy na osobę trzecią uważane jest za przekazanie jej odpowiedzialności za prawidłowość rozliczeń. A tak nie jest. Wprawdzie w przypadku nieumyślnego popełnienia błędu przez etatowego księgowego może on ponieść karę finansową, ale maksymalnie do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego mu w dniu wyrządzenia szkody (bez rekompensaty za utracone korzyści). Przy umyślnym wyrządzeniu szkody można żądać naprawienia jej w pełnej wysokości oraz rekompensaty za utracone korzyści, jednak trzeba udowodnić świadome działanie na szkodę.

W przypadku popełnienia błędu przez biuro rachunkowe można wystąpić z powództwem cywilnym wobec niego o naprawienie szkody. Biura rachunkowe mają obowiązek posiadania ubezpieczenia OC, z którego mogą być pokrywane roszczenia z tytułu popełnionego błędu (do pewnej, określonej w polisie wysokości), a często posiadają rozszerzone ubezpieczenie, obejmujące rozrachunki z ZUS czy błędy w wyliczaniu wynagrodzeń.

W tym kontekście wybór księgowego (czy to zatrudnionego w firmie na etacie, czy pracującego w biurze rachunkowym) nabiera szczególnej wagi. Dlatego decyzję o tym, komu powierzymy sprawy finansowo-księgowe naszej firmy, należy podejmować z dużą rozwagą. Wybór niekompetentnej osoby może narazić firmę na duże straty, a w skrajnych sytuacjach – doprowadzić do upadku firmy. Nie chodzi tu tylko o złe wyliczenie zobowiązań podatkowych (skorygowany podatek i tak trzeba zapłacić), ale o kary i sankcje grożące przedsiębiorcom z powodu nieprawidłowych i nierzetelnych rozliczeń z fiskusem.

Etyka zawodowa

Podstawowe kryterium wyboru księgowego stanowi zaufanie, ponieważ zawód księgowego jest traktowany jak zawód zaufania publicznego. Dobrze to określił we wstępie do „Etyki zawodowej w rachunkowości" prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce Franciszek Wala: „Gdybyśmy chcieli najbardziej syntetycznie określić oczekiwany efekt etyki zawodowej, w tym rachunkowości, to należałoby wskazać zaufanie. Mamy przez to na myśli nasze zaufanie do osoby, jej postaw i zachowań, a równocześnie do rezultatów jej pracy". Jakość pracy wykonywanej przez księgowego wpływa na rozwój zatrudniającej go jednostki, przekłada się bezpośrednio na decyzje różnych grup użytkowników informacji pochodzących z rachunkowości.

Komunikacja to podstawa...

Jedną z najbardziej pożądanych cech księgowego jest efektywna komunikacja, czyli umiejętność nawiązywania kontaktów, słuchania przedsiębiorcy szukającego rozwiązania problemów, pojawiających się podczas zarządzania firmą oraz jasne i zrozumiałe przekazywanie swojego zdania. W tych działaniach kluczowy element stanowią informacje, którymi dysponuje księgowy. Zna warunki umów, kontraktów oraz posiada wszystkie dane o stanie kondycji firmy. Znajomość istotnych informacji o firmie oraz przekazywanie ich przedsiębiorcy w raportach i sprawozdaniach powoduje, że księgowy staje się niezmiernie pomocny przy podejmowaniu decyzji biznesowych.

... warto więc ustalić szczegóły

Ustalając warunki współpracy przedsiębiorcy z księgowym, należy określić jej zakres, szczegółowość, formę oraz częstotliwość przekazywania informacji księgowych. Dostarczane dane mają dotyczyć nie tylko osiągniętego wyniku finansowego na działalności firmy (zysku/ straty), ale też wyniku powstałego przy realizacji określonych przedsięwzięć biznesowych, struktury kosztów i przychodów, środków pieniężnych, stanu rozrachunków z kontrahentami itp. Przy przekazywaniu informacji z księgowości nie można ograniczyć się tylko do obowiązujących okresów sprawozdawczych. Często dane sprzed kilku miesięcy, tygodni, a często dni, w procesie podejmowania bieżących decyzji biznesowych są bezużyteczne. Niezbędna jest aktualna, bieżąca informacja. Jednak z  drugiej strony, przeprowadzana przez księgowego obserwacja i prawidłowa interpretacja zjawisk, występujących w przedsiębiorstwie w określonym czasie, może stanowić podstawę podejmowania strategii długofalowych w firmie.

Nierzadko w przedsiębiorstwach występują sytuacje trudne do przewidzenia, awaryjne, stresujące, wymagające szybkiego reagowania. Wówczas księgowy powinien być wsparciem dla przedsiębiorcy, nie „wpadać w panikę", a zachować „zimną krew" i zawsze szukać rozwiązań w sposób zgodny z przepisami obowiązującego prawa. W takich sytuacjach cenionymi cechami księgowego okażą się opanowanie, odporność na stres, zdolność określania i uzasadniania priorytetów, a także umiejętność pracy pod presją czasu.

Od trafności, szybkości i rzetelności opracowywanych i udostępnianych przedsiębiorcy przez księgowego informacji zależą losy wielu kontraktów. Księgowy, który ma dobrze zorganizowana pracę i umie efektywnie zarządzać czasem pracy, odnajdzie się w trudnych dla firmy chwilach. Logiczne myślenie i umiejętność podejmowania właściwych decyzji sprawdzą się zresztą nie tylko w sytuacjach kryzysowych, ale również w codziennej pracy księgowego.

Buchalter w zarękawkach to historia

Współczesny księgowy musi posiadać umiejętność pracy w zespole. Nie może izolować się od innych pracowników. Powinien być elastyczny i zdolny do adaptacji w różnych warunkach. Dobrze wykształcony księgowy, posiadający duże doświadczenie zawodowe oraz znajomość szeroko rozumianych przepisów prawa i znający swoją wartość, staje się w biznesie partnerem przedsiębiorcy. Potrafi go wysłuchać, sformułować i przeanalizować problem, a także przedstawić różne, dopuszczalne rozwiązania, wymieniając przy każdym jego dobre i słabe strony. Powinien potrafić w sposób przystępny i zrozumiały dla przedsiębiorcy wytłumaczyć, dlaczego proponuje wybór określonego wariantu postępowania. Księgowy nie może podejmować decyzji za przedsiębiorcę, ale może stać się jego nieocenionym i niezbędnym doradcą.

Zdolności analityczne...

Kolejna ważna cecha to umiejętności analityczne, w tym umiejętność identyfikowania kluczowych informacji i wyłaniania ich spośród ogromu szczegółów. Ceniona będzie kreatywność – w dobrym tego słowa znaczeniu, samodzielne myślenie i działanie przy jednoczesnej zdolności do współpracy z osobami decyzyjnymi, zajmującymi wysokie stanowiska. Poprawna samoocena, znajomość przez księgowego swoich słabych i mocnych stron stanowią przesłankę do tego, aby przekonany o swojej racji potrafił ją przedstawić i bronić. W takich sytuacjach na pewno pomocne będą umiejętności negocjacyjne. Każdy przedsiębiorca doceni rzetelnego, zaufanego, odpowiedzialnego i lojalnego księgowego, zaangażowanego w sprawy firmy, wiążącego z nią także swoją przyszłość.

... i identyfikacja z firmą

Szczególne zaznaczenie w pracy księgowego ma jasne stawianie sprawy przestrzegania przepisów prawa. Pożądane identyfikowanie się księgowego z firmą nie oznacza niedopowiedzeń, zaciemniania wyników, nie mówiąc o ich fałszowaniu. Wręcz przeciwnie, księgowy nie może „przymykać oczu" na zarysowujące się nieprawidłowości w działaniu firmy czy ulegać presji przedsiębiorcy dążącego do omijania prawa. Musi szybko reagować, informować przedsiębiorcę o zauważonych niepożądanych zjawiskach i umiejętnie podejmować decyzje. Niezbędną cechą jest dyskrecja i zachowanie tajemnicy zawodowej. Wiedzą, którą księgowy posiada o firmie, powinien dzielić się tylko z przedsiębiorcą. Przekazywanie jej osobom trzecim, niezależnie czy podczas kontaktów biznesowych, czy prywatnych, jest niedopuszczalne.

Technologie w małym palcu

Coraz ważniejsza w tym zawodzie jest umiejętność współpracy z osobami pochodzącymi z różnych środowisk, krajów i kultur. Księgowy powinien charakteryzować się tolerancją i empatią. Ze względu na zwiększanie się kontaktów i wymiany międzynarodowej, biznes nie jest już kojarzony z jednym krajem. Z  tego względu w pracy księgowego zaczyna nabierać również szczególnej wagi znajomość języków obcych.

Szybki przepływ informacji w dobie ogólnej cyfryzacji, kiedy komunikacja z kontrahentami, urzędami skarbowymi, ZUS, odbywa się przy wykorzystaniu internetu, wymusza w pracy księgowego umiejętność korzystania z narzędzi informatycznych, znajomość systemów i programów komputerowych, obsługę sprzętu informatycznego.

Ciągłe samodoskonalenie

Księgowy do prawidłowego wykonywania swojego zawodu musi posiadać dobrą wiedzę ogólną i ogólnozawodową, sprawnie „poruszać się" w przepisach prawnych i podatkowych obowiązujących wszystkie firmy. Ponadto, obsługując konkretne branże, musi posiadać fachową wiedzę branżową. Rosnąca liczba wymagań i pożądanych cech księgowego, przy stale zmieniających się przepisach prawa (zwłaszcza podatkowego), a także zmieniających się jego interpretacjach powoduje, że księgowy musi być otwarty na uczenie się i stały rozwój zawodowy. Zważywszy na wymagania, którym powinien sprostać współczesny księgowy, można stwierdzić, że to prawdziwy człowiek renesansu w dobie informacji cyfrowej. ?

Autorka jest prezesem zarządu spółki z o.o. „EURO ROMB" Biuro Rachunkowe, prezesem zarządu Koła Branżowego Biur Rachunkowych Oddziału Okręgowego SKwP w Warszawie

Przy pisaniu artykułu autorka korzystała z publikacji „Etyka zawodowa w rachunkowości" pod redakcją naukową prof. dr hab. Anny Karmańskiej (SKwP, Warszawa 2016)

Księgowi rozumieją znaczenie edukacji

Stowarzyszenie Księgowych w Polsce od dziesięcioleci kształci księgowych na różnych poziomach – od księgowego do dyplomowanego księgowego. Edukacja to jeden z najważniejszych obszarów działalności Stowarzyszenia – organizacji o ogromnym dorobku i znaczeniu w środowisku księgowych, cieszącej się również zasłużonym uznaniem wśród przedsiębiorców. Zachęcamy do bliższego poznania organizacji i wstąpienia w jej szeregi.

W 26 oddziałach okręgowych SKwP na terenie całej Polski jest zrzeszonych ponad 22 tys. członków zwyczajnych i 2,2 tys. członków wspierających. Stowarzyszenie dba o rozwój zawodowy księgowych, dokłada wszelkich starań by szkolenia były wysokiej jakości i jak najlepiej dostosowane do potrzeb pracodawców.

Oferta prowadzonych szkoleń jest skierowana zarówno do osób należących do organizacji, jak i z nią niezwiązanych, dla których stanowi często pierwszy kontakt ze Stowarzyszeniem.

Od 2009 r. w SKwP działa system certyfikacji zawodu księgowego. Wprowadzono tytuły zawodowe dyplomowanego księgowego i certyfikowanego eksperta usług księgowych, których posiadacze są sygnatariuszami Kodeksu zawodowej etyki w rachunkowości i podlegają obowiązkowi ustawicznego doskonalenia zawodowego, a na stronach SKwP znajdują się ich aktualne rejestry.

Zapraszamy na www.skwp.pl

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA