Jak wybrać księgowego

Zadaniem osób prowadzących firmę, czyli właścicieli, wspólników czy zarządów, jest zarządzanie przedsiębiorstwem oraz opracowywanie jego strategii rozwoju. Trudno wymagać, aby osoby te znały i śledziły wszystkie zmieniające się przepisy podatkowe i rachunkowe. Do tego powołani są księgowi.

Pierwszy kontakt z księgowym powinien odbyć się jeszcze przed rozpoczęciem działalności firmy, kiedy przedsiębiorca podejmuje pierwszą i najważniejszą decyzję biznesową, jaką jest wybór formy prowadzenia działalności. Może to być działalność gospodarcza prowadzona na własny rachunek, spółka prawa handlowego lub prawa cywilnego. Księgowy, po zapoznaniu się z: zamiarami przedsiębiorcy, jego rozeznaniem w branży, w której zakładana firma będzie funkcjonowała oraz znajomością kontrahentów (dostawców, odbiorców), a także przewidywaną liczbą i wartością zleceń, powinien doradzić wybór najkorzystniejszej formy prowadzenia działalności, formy opodatkowania oraz okresów rozliczeń z fiskusem. Jeżeli przedsiębiorca bez konsultacji dokona wyboru sposobu prowadzenia działalności, zarejestruje firmę i zadeklaruje metodę rozliczeń z fiskusem, księgowy – nawet jeśli wybór będzie niekorzystny – niewiele będzie mógł już zrobić.

Każdy przedsiębiorca staje przed dylematem wyboru księgowego, a także formy współpracy – czy zatrudnić go w firmie na etacie, czy zlecić prowadzenie księgowości w biurze rachunkowym. Podczas podejmowania decyzji będą brane pod uwagę takie czynniki, jak:

- wielkość firmy,

- koszty zatrudnienia księgowego,

- opłacalność inwestowania w informatyczne systemy księgowe oraz ich stałą aktualizację.

Duże firmy prawdopodobnie będą wybierały opcję zatrudnienia pracowników działów księgowych i kadrowo-płacowych na umowę o pracę. Firmy mniejsze, a stanowią one około 90 proc. wszystkich przedsiębiorstw w Polsce, będą skłaniały się ku przekazaniu prowadzenia księgowości, kadr i płac do biura rachunkowego.

Niezależnie od dokonanego wyboru, odpowiedzialność za prowadzenie księgowości firmy oraz obliczanie i opłacanie podatków oraz składek ZUS ponosi przedsiębiorca. W spółkach kapitałowych oraz spółdzielniach jest to zarząd, w spółkach jawnych i cywilnych – wspólnicy prowadzący sprawy spółki, w spółkach partnerskich – zarząd lub wspólnicy prowadzący sprawy spółek, w spółkach komandytowych – prowadzący sprawy spółek komplementariusze, w fundacjach i stowarzyszeniach – zarząd, w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą – osoby tę działalność prowadzące, a w przedsiębiorstwach państwowych – dyrektor.

Odpowiedzialności nie da się scedować

W wielu sytuacjach świadomość przedsiębiorców o ciążącej na nich odpowiedzialności okazuje się niedostateczna. Często samo scedowanie obsługi księgowej firmy na osobę trzecią uważane jest za przekazanie jej odpowiedzialności za prawidłowość rozliczeń. A tak nie jest. Wprawdzie w przypadku nieumyślnego popełnienia błędu przez etatowego księgowego może on ponieść karę finansową, ale maksymalnie do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego mu w dniu wyrządzenia szkody (bez rekompensaty za utracone korzyści). Przy umyślnym wyrządzeniu szkody można żądać naprawienia jej w pełnej wysokości oraz rekompensaty za utracone korzyści, jednak trzeba udowodnić świadome działanie na szkodę.

W przypadku popełnienia błędu przez biuro rachunkowe można wystąpić z powództwem cywilnym wobec niego o naprawienie szkody. Biura rachunkowe mają obowiązek posiadania ubezpieczenia OC, z którego mogą być pokrywane roszczenia z tytułu popełnionego błędu (do pewnej, określonej w polisie wysokości), a często posiadają rozszerzone ubezpieczenie, obejmujące rozrachunki z ZUS czy błędy w wyliczaniu wynagrodzeń.

W tym kontekście wybór księgowego (czy to zatrudnionego w firmie na etacie, czy pracującego w biurze rachunkowym) nabiera szczególnej wagi. Dlatego decyzję o tym, komu powierzymy sprawy finansowo-księgowe naszej firmy, należy podejmować z dużą rozwagą. Wybór niekompetentnej osoby może narazić firmę na duże straty, a w skrajnych sytuacjach – doprowadzić do upadku firmy. Nie chodzi tu tylko o złe wyliczenie zobowiązań podatkowych (skorygowany podatek i tak trzeba zapłacić), ale o kary i sankcje grożące przedsiębiorcom z powodu nieprawidłowych i nierzetelnych rozliczeń z fiskusem.

Etyka zawodowa

Podstawowe kryterium wyboru księgowego stanowi zaufanie, ponieważ zawód księgowego jest traktowany jak zawód zaufania publicznego. Dobrze to określił we wstępie do „Etyki zawodowej w rachunkowości" prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce Franciszek Wala: „Gdybyśmy chcieli najbardziej syntetycznie określić oczekiwany efekt etyki zawodowej, w tym rachunkowości, to należałoby wskazać zaufanie. Mamy przez to na myśli nasze zaufanie do osoby, jej postaw i zachowań, a równocześnie do rezultatów jej pracy". Jakość pracy wykonywanej przez księgowego wpływa na rozwój zatrudniającej go jednostki, przekłada się bezpośrednio na decyzje różnych grup użytkowników informacji pochodzących z rachunkowości.

Komunikacja to podstawa...

Jedną z najbardziej pożądanych cech księgowego jest efektywna komunikacja, czyli umiejętność nawiązywania kontaktów, słuchania przedsiębiorcy szukającego rozwiązania problemów, pojawiających się podczas zarządzania firmą oraz jasne i zrozumiałe przekazywanie swojego zdania. W tych działaniach kluczowy element stanowią informacje, którymi dysponuje księgowy. Zna warunki umów, kontraktów oraz posiada wszystkie dane o stanie kondycji firmy. Znajomość istotnych informacji o firmie oraz przekazywanie ich przedsiębiorcy w raportach i sprawozdaniach powoduje, że księgowy staje się niezmiernie pomocny przy podejmowaniu decyzji biznesowych.

... warto więc ustalić szczegóły

Ustalając warunki współpracy przedsiębiorcy z księgowym, należy określić jej zakres, szczegółowość, formę oraz częstotliwość przekazywania informacji księgowych. Dostarczane dane mają dotyczyć nie tylko osiągniętego wyniku finansowego na działalności firmy (zysku/ straty), ale też wyniku powstałego przy realizacji określonych przedsięwzięć biznesowych, struktury kosztów i przychodów, środków pieniężnych, stanu rozrachunków z kontrahentami itp. Przy przekazywaniu informacji z księgowości nie można ograniczyć się tylko do obowiązujących okresów sprawozdawczych. Często dane sprzed kilku miesięcy, tygodni, a często dni, w procesie podejmowania bieżących decyzji biznesowych są bezużyteczne. Niezbędna jest aktualna, bieżąca informacja. Jednak z  drugiej strony, przeprowadzana przez księgowego obserwacja i prawidłowa interpretacja zjawisk, występujących w przedsiębiorstwie w określonym czasie, może stanowić podstawę podejmowania strategii długofalowych w firmie.

Nierzadko w przedsiębiorstwach występują sytuacje trudne do przewidzenia, awaryjne, stresujące, wymagające szybkiego reagowania. Wówczas księgowy powinien być wsparciem dla przedsiębiorcy, nie „wpadać w panikę", a zachować „zimną krew" i zawsze szukać rozwiązań w sposób zgodny z przepisami obowiązującego prawa. W takich sytuacjach cenionymi cechami księgowego okażą się opanowanie, odporność na stres, zdolność określania i uzasadniania priorytetów, a także umiejętność pracy pod presją czasu.

Od trafności, szybkości i rzetelności opracowywanych i udostępnianych przedsiębiorcy przez księgowego informacji zależą losy wielu kontraktów. Księgowy, który ma dobrze zorganizowana pracę i umie efektywnie zarządzać czasem pracy, odnajdzie się w trudnych dla firmy chwilach. Logiczne myślenie i umiejętność podejmowania właściwych decyzji sprawdzą się zresztą nie tylko w sytuacjach kryzysowych, ale również w codziennej pracy księgowego.

Buchalter w zarękawkach to historia

Współczesny księgowy musi posiadać umiejętność pracy w zespole. Nie może izolować się od innych pracowników. Powinien być elastyczny i zdolny do adaptacji w różnych warunkach. Dobrze wykształcony księgowy, posiadający duże doświadczenie zawodowe oraz znajomość szeroko rozumianych przepisów prawa i znający swoją wartość, staje się w biznesie partnerem przedsiębiorcy. Potrafi go wysłuchać, sformułować i przeanalizować problem, a także przedstawić różne, dopuszczalne rozwiązania, wymieniając przy każdym jego dobre i słabe strony. Powinien potrafić w sposób przystępny i zrozumiały dla przedsiębiorcy wytłumaczyć, dlaczego proponuje wybór określonego wariantu postępowania. Księgowy nie może podejmować decyzji za przedsiębiorcę, ale może stać się jego nieocenionym i niezbędnym doradcą.

Zdolności analityczne...

Kolejna ważna cecha to umiejętności analityczne, w tym umiejętność identyfikowania kluczowych informacji i wyłaniania ich spośród ogromu szczegółów. Ceniona będzie kreatywność – w dobrym tego słowa znaczeniu, samodzielne myślenie i działanie przy jednoczesnej zdolności do współpracy z osobami decyzyjnymi, zajmującymi wysokie stanowiska. Poprawna samoocena, znajomość przez księgowego swoich słabych i mocnych stron stanowią przesłankę do tego, aby przekonany o swojej racji potrafił ją przedstawić i bronić. W takich sytuacjach na pewno pomocne będą umiejętności negocjacyjne. Każdy przedsiębiorca doceni rzetelnego, zaufanego, odpowiedzialnego i lojalnego księgowego, zaangażowanego w sprawy firmy, wiążącego z nią także swoją przyszłość.

... i identyfikacja z firmą

Szczególne zaznaczenie w pracy księgowego ma jasne stawianie sprawy przestrzegania przepisów prawa. Pożądane identyfikowanie się księgowego z firmą nie oznacza niedopowiedzeń, zaciemniania wyników, nie mówiąc o ich fałszowaniu. Wręcz przeciwnie, księgowy nie może „przymykać oczu" na zarysowujące się nieprawidłowości w działaniu firmy czy ulegać presji przedsiębiorcy dążącego do omijania prawa. Musi szybko reagować, informować przedsiębiorcę o zauważonych niepożądanych zjawiskach i umiejętnie podejmować decyzje. Niezbędną cechą jest dyskrecja i zachowanie tajemnicy zawodowej. Wiedzą, którą księgowy posiada o firmie, powinien dzielić się tylko z przedsiębiorcą. Przekazywanie jej osobom trzecim, niezależnie czy podczas kontaktów biznesowych, czy prywatnych, jest niedopuszczalne.

Technologie w małym palcu

Coraz ważniejsza w tym zawodzie jest umiejętność współpracy z osobami pochodzącymi z różnych środowisk, krajów i kultur. Księgowy powinien charakteryzować się tolerancją i empatią. Ze względu na zwiększanie się kontaktów i wymiany międzynarodowej, biznes nie jest już kojarzony z jednym krajem. Z  tego względu w pracy księgowego zaczyna nabierać również szczególnej wagi znajomość języków obcych.

Szybki przepływ informacji w dobie ogólnej cyfryzacji, kiedy komunikacja z kontrahentami, urzędami skarbowymi, ZUS, odbywa się przy wykorzystaniu internetu, wymusza w pracy księgowego umiejętność korzystania z narzędzi informatycznych, znajomość systemów i programów komputerowych, obsługę sprzętu informatycznego.

Ciągłe samodoskonalenie

Księgowy do prawidłowego wykonywania swojego zawodu musi posiadać dobrą wiedzę ogólną i ogólnozawodową, sprawnie „poruszać się" w przepisach prawnych i podatkowych obowiązujących wszystkie firmy. Ponadto, obsługując konkretne branże, musi posiadać fachową wiedzę branżową. Rosnąca liczba wymagań i pożądanych cech księgowego, przy stale zmieniających się przepisach prawa (zwłaszcza podatkowego), a także zmieniających się jego interpretacjach powoduje, że księgowy musi być otwarty na uczenie się i stały rozwój zawodowy. Zważywszy na wymagania, którym powinien sprostać współczesny księgowy, można stwierdzić, że to prawdziwy człowiek renesansu w dobie informacji cyfrowej. ?

Autorka jest prezesem zarządu spółki z o.o. „EURO ROMB" Biuro Rachunkowe, prezesem zarządu Koła Branżowego Biur Rachunkowych Oddziału Okręgowego SKwP w Warszawie

Przy pisaniu artykułu autorka korzystała z publikacji „Etyka zawodowa w rachunkowości" pod redakcją naukową prof. dr hab. Anny Karmańskiej (SKwP, Warszawa 2016)

Księgowi rozumieją znaczenie edukacji

Stowarzyszenie Księgowych w Polsce od dziesięcioleci kształci księgowych na różnych poziomach – od księgowego do dyplomowanego księgowego. Edukacja to jeden z najważniejszych obszarów działalności Stowarzyszenia – organizacji o ogromnym dorobku i znaczeniu w środowisku księgowych, cieszącej się również zasłużonym uznaniem wśród przedsiębiorców. Zachęcamy do bliższego poznania organizacji i wstąpienia w jej szeregi.

W 26 oddziałach okręgowych SKwP na terenie całej Polski jest zrzeszonych ponad 22 tys. członków zwyczajnych i 2,2 tys. członków wspierających. Stowarzyszenie dba o rozwój zawodowy księgowych, dokłada wszelkich starań by szkolenia były wysokiej jakości i jak najlepiej dostosowane do potrzeb pracodawców.

Oferta prowadzonych szkoleń jest skierowana zarówno do osób należących do organizacji, jak i z nią niezwiązanych, dla których stanowi często pierwszy kontakt ze Stowarzyszeniem.