Czy trzeba zawiadomić biegłego o terminie inwentaryzacji

W 2014 roku nasza spółka po raz pierwszy przekroczyła progi wskazane w art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości i w związku z tym jesteśmy zobowiązani do poddania badaniu przez biegłego rewidenta sprawozdania finansowego za rok 2015. Czy mamy obowiązek powiadomić biegłego rewidenta o terminie przeprowadzenia inwentaryzacji? – pyta czytelniczka.

Inwentaryzacja majątku i pasywów przedsiębiorstwa jest jednym z zasadniczych elementów zamknięcia roku i sporządzenia sprawozdania finansowego. Inwentaryzacja jako część składowa systemu rachunkowości zalicza się do tych rozwiązań systemu, które są gwarantem jego wiarygodności. Inwentaryzacja spełnia swój cel tylko wtedy, gdy jest przeprowadzona w sposób rzetelny i zapewnia tym samym wiarygodność sprawozdania finansowego. Rzetelność tego procesu powinna zostać potwierdzona w trakcie badania sprawozdania finansowego przeprowadzonego przez niezależnego eksperta, jakim jest biegły rewident.

Zawarcie umowy

Zgodnie z art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) kierownik jednostki powinien zawrzeć umowę o badanie sprawozdania finansowego w terminie, który umożliwia audytorowi udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. W celu spełnienia tego obowiązku jednostki, których sprawozdanie finansowe za 2015 r. (jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym) podlega badaniu, powinny wybrać audytora i podpisać z nim umowę najpóźniej w IV kwartale 2015 roku.

Ustawa o rachunkowości dopuszcza rozpoczęcie inwentaryzacji niektórych składników aktywów nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a jej zakończenie do 15 dnia następnego roku. Dlatego dla jednostek, których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, inwentaryzacja niektórych składników majątku może się rozpocząć już 1 października 2015 r. Jeżeli jednostka zamierzała przeprowadzić spis z takim wyprzedzeniem, to była umowę o badanie powinna podpisać jeszcze przed rozpoczęciem inwentaryzacji, czyli do 30 września 2015 r.

Nie oznacza to jednak, że audytor musi uczestniczyć w inwentaryzacji każdej jednostki, której badanie podlega obowiązkowi badania. Biegły rewident, ustalając zakres badania, może zrezygnować z udziału w inwentaryzacji. W takim przypadku nie ma to wpływu na rodzaj opinii wydanej o badanym sprawozdaniu finansowym.

Czynności sprawdzające

Zgodnie z art. 65 ust. 1 ustawy o rachunkowości celem badania sprawozdania finansowego jest wyrażenie przez biegłego rewidenta pisemnej opinii wraz z raportem o tym, czy sprawozdanie finansowe rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy badanej jednostki zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami ustawy i przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości. Zadaniem biegłego rewidenta jest zatem ustalenie, czy sprawozdanie finansowe oraz księgi rachunkowe są wolne od błędów i czy można uznać, że rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację majątkową jednostki, zgodnie z stosowanymi przez jednostkę zasadami (polityką) rachunkowości oraz przepisami ustawy o rachunkowości.

W trakcie badania sprawozdania finansowego biegły rewident wykonuje wiele czynności, które mają na celu uzyskanie informacji niezbędnych do wyrażenia oceny o sytuacji majątkowej i finansowej badanej jednostki, a także do wyrażenia opinii o sprawozdaniu finansowym i sporządzenia raportu z badania. Udział biegłego rewidenta w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych jednostki to jedna z tych czynności.

Udział biegłego rewidenta w inwentaryzacji jest elementem prowadzonych badań wiarygodności. Uczestnicząc w tym procesie, biegły może bezpośrednio – poprzez obserwację – potwierdzić istnienie składników rzeczowych wykazanych w sporządzonym sprawozdaniu finansowym. Udział w inwentaryzacji daje biegłemu rewidentowi możliwość zweryfikowania, czy wykazane w bilansie składniki majątkowe rzeczywiście istnieją, a także upewnienia się, czy są one pełnowartościowe.

Na etapie planowania

Biegły rewident może także już na etapie planowania zwrócić uwagę na stosowanie nieodpowiednich procedur udokumentowanych w instrukcji inwentaryzacyjnej lub na niedostateczne przeszkolenie członków zespołów spisowych.

Innym przykładem niewłaściwego podejścia do znaczenia inwentaryzacji jest brak odpowiedniego przygotowania jednostek do spisu z natury, np. nieuporządkowanie zapasów przed inwentaryzacją, niewystarczająca liczba spisujących, a także nieprzestrzeganie zasady podwójnego liczenia przez dwa niezależne zespoły spisowe. Może to powodować powstanie nieprawidłowości, które w najgorszym przypadku mogą skutkować koniecznością powtórnego spisu.

Z zastrzeżeniem lub w ogóle

Gdy biegły rewident nie zostanie powiadomiony o inwentaryzacji i w związku z tym nie weźmie w niej udziału, może się okazać, że nie będzie miał wystarczającej wiedzy, aby móc wyrazić opinię na temat poprawności badanego sprawozdania finansowego. Jeśli zostanie to uznane za ograniczenie zakresu badania, to biegły może wydać opinię z zastrzeżeniem. W wyjątkowych sytuacjach może się zdarzyć, że audytor odmówi wydania opinii. Taką decyzję może podjąć w przypadku znaczącego ograniczenia zakresu badania oraz braku pewności odnośnie do rzeczywistego stanu aktywów.