Ostateczne sprawozdanie po zamknięciu ksiegi można zmienić

W praktyce zdarzają się sytuacje, że po zamknięciu ksiąg po przeprowadzonym audycie zarząd jednostki stwierdza, że nastąpiły istotne przesłanki, aby zmienić sprawozdanie. Ważne jest przede wszystkim, aby zdążyć ze stwierdzeniem, czy te okoliczności nastąpiły przed zatwierdzeniem sprawozdania przez najwyższy organ spółki.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdania finansowe części jednostek podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, który wydając opinię o badanym sprawozdaniu, daje odpowiednim organom spółki informacje o kondycji finansowej jednostki oraz stanie jej majątku. Akcjonariusze lub wspólnicy spółki na podstawie zbadanego sprawozdania decydują o dalszej strategii firmy, podziale wyniku czy też o zmianach personalnych na stanowiskach zarządczych.

Decyzja o ujawnieniu

Zarząd jednostki ocenia znaczenie informacji, jakie otrzymał po zbadaniu sprawozdania. Chodzi o podjęcie decyzji, czy dany błąd lub informację należy ujawnić w już sporządzonym sprawozdaniu i czy ma ona wpływ na sprawozdanie za kolejny rok obrachunkowy >patrz tabela. Błąd istotnie wpływający na obraz sytuacji finansowej i majątkowej firmy w badanym roku, decydujący przykładowo o dalszym istnieniu spółki, wypowiedzeniu umów kredytowych lub innych kluczowych aspektach dotyczących funkcjonowania spółki, należy ujawnić w sprawozdaniu za rok, którego dane dotyczą, pod warunkiem że sprawozdanie nie zostało jeszcze zatwierdzone.

Błędy w sprawozdaniach finansowych najczęściej są spowodowane nieuwzględnieniem lub niewłaściwym ujęciem informacji, które były dostępne w momencie zatwierdzania sprawozdań finansowych sporządzonych za dane lata lub co do których można by oczekiwać, że zostaną otrzymane i uwzględnione w toku sporządzania tych sprawozdań finansowych.

Błędy wynikają z pomyłek matematycznych, zastosowania polityki rachunkowości w niewłaściwym zakresie, braku informacji o istotnych zdarzeniach gospodarczych, mylnej interpretacji zdarzeń bądź oszustw. Są istotne, jeżeli mogą, pojedynczo lub łącznie, wpłynąć na decyzje podejmowane na podstawie sprawozdania finansowego przez jego użytkowników.

W praktyce zarząd ma często problem z określeniem wagi informacji, jakie zostały mu nagle przedstawione, oraz z określeniem, jakiego okresu dane zdarzenie dotyczy. Problemem jest stwierdzenie, czy należy skorygować sprawozdanie, czy wystarczy dane zdarzenie ująć w roku, w którym informacja o nim została ujawniona.

Waga pomyłek

Każda jednostka we własnym zakresie ocenia istotność błędów. W praktyce robi to kierownik jednostki w porozumieniu z organami wyższego szczebla. Oznacza to, że jeżeli na przykład zarząd nie jest w stanie sam określić, w jaki sposób błąd wpływa na sprawozdanie, to powinien porozumieć się z radą nadzorczą, która podejmie odpowiednie decyzje.

Przykład

Próg istotności można określić wartościowo. W praktyce jego poziom może wynosić:

- 1–2 proc. wartości sumy bilansowej – w spółkach produkcyjnych i tych, w których ważne jest funkcjonowanie oparte na majątku oraz

- 0,5–1 proc. wartości sprzedaży – w spółkach handlowych i finansowych.

Istotne informacje należy przedstawić w zmienionym sprawozdaniu przez wprowadzenie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych badanego roku obrotowego oraz powiadomienie biegłego rewidenta, który zbadał sprawozdanie, o naniesionych zmianach. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się tylko w informacji dodatkowej. Jeżeli dane zdarzenia nastąpiły po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, to ich skutki należy ująć w księgach roku, w którym zostały ujawnione. Ostatnią możliwością ujawnienia istotnych zmian jest korekta przez kapitał w pozycji „Zysk (strata) z lat ubiegłych", jeżeli błędy dotyczą tych lat.

Skutki podatkowe

Korekta błędów popełnionych w roku poprzednim lub w latach ubiegłych przeważnie wpływa na rozliczenia podatku dochodowego, tj. powoduje zawyżenie lub zaniżenie przychodów podlegających opodatkowaniu albo zawyżenie lub zaniżenie kosztów uzyskania przychodów. Konieczne jest wówczas złożenie korekty zeznania podatkowego.

Uwaga! Korektę zobowiązania z tytułu podatku dochodowego ujmują w księgach rachunkowych tylko jednostki będące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych.

Jeśli błąd uznano za istotny, to korekta podatku dochodowego, wraz z ewentualnymi odsetkami dotyczącymi lat ubiegłych, powinna być wprowadzona na konto „Rozliczenie wyniku finansowego". Jeśli natomiast błąd jest nieistotny, to korekta powinna zostać ujęta na koncie „Podatek dochodowy i inne obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego". Odsetki za zwłokę w zapłacie podatku obciążają wówczas koszty finansowe.

Uwaga! Gdy błąd w sporządzonym sprawozdaniu finansowym zostanie wykryty po jego zatwierdzeniu, to nie można zrobić w nim żadnych zmian ani korygować zapisów w księgach. Jedyną możliwością skorygowania błędu jest wprowadzenie odpowiednich zapisów do ksiąg rachunkowych roku ujawnienia błędu oraz wprowadzenie odpowiednich informacji w sprawozdaniu finansowym.

Zdaniem autorki

Marlena Mielczarek-Andrysiak, menedżer w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro w Poznaniu

Biegły może być zmuszony do przeprowadzenia drugiego audytu

Korekty w sprawozdaniu finansowym są możliwe do dnia zatwierdzenia sprawozdania przez wspólników lub akcjonariuszy. Trzeba jednak podkreślić, że nie wolno tego uprawnienia nadużywać. Kluczowe jest określenie istotności wpływu ujawnionych informacji lub błędów na sytuację finansową i majątkową jednostki przedstawioną w sporządzonym sprawozdaniu finansowym.