- porównanie informacji zawartych w otrzymanych od dostawców fakturach zakupu z zapisami dokumentów poświadczających dostarczenie i przyjęcie dostaw zapasów do magazynu (Pz „Przyjęcie zewnętrzne"), celem określenia potencjalnych różnic w zakresie ich wartości, ilości czy stawki VAT.
Dokument i materiały w różnych okresach
Pamiętać również należy, że – według zasady memoriału, wyrażonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którą w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty – fakturę zakupu, dokumentującą dostawę towarów (materiałów), wystawioną w danym okresie sprawozdawczym (tożsamym z okresem fizycznej dostawy zapasów), ale otrzymaną w następnym okresie sprawozdawczym, przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za poprzedni rok obrotowy, należy zaewidencjonować pod datą jej wystawienia, czyli w okresie sprawozdawczym, w którym dokonano dostawy. W takiej sytuacji nie wystąpi na koniec danego roku obrotowego saldo kredytowe konta „Rozliczenie zakupu towarów/materiałów", odzwierciedlające dostawy niefakturowane. Jeżeli natomiast faktura zakupu, dokumentująca dostawę towarów (materiałów) zostanie wprawdzie wystawiona w danym okresie sprawozdawczym (zbieżnym z okresem fizycznej dostawy zapasów), ale wpłynie do przedsiębiorstwa-nabywcy w następnym okresie sprawozdawczym, już po zamknięciu ksiąg rachunkowych za poprzedni rok obrotowy, wówczas należy ją wykazać w księgach pod datą otrzymania – w kolejnym okresie sprawozdawczym. W takim przypadku, na koniec danego roku obrotowego wystąpi saldo kredytowe „Rozliczenie zakupu towarów/materiałów", wyrażające dostawy niefakturowane, wykazywane w pasywach bilansu, w pozycji „Zobowiązania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług".
Z kolei, jeżeli zapasy rzeczowych aktywów obrotowych nie zostaną dostarczone do końca danego okresu sprawozdawczego (roku obrotowego), wówczas konto „Rozliczenie zakupu towarów/materiałów" wykazywać będzie saldo debetowe, odzwierciedlające stan dostaw znajdujących się w drodze, przenoszone do aktywów bilansu (do pozycji aktywów obrotowych, jako zapasy towarów lub materiałów). Analogiczna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku, gdy faktura dokumentująca zakup zapasów, wystawiona w danym okresie sprawozdawczym, zostanie doręczona wraz z towarem (materiałem) w kolejnym okresie sprawozdawczym, ale jeszcze przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za poprzedni rok obrotowy (w którym wystawiono fakturę). Jeżeli natomiast zarówno faktura dokumentująca zakup zapasów, wystawiona w danym okresie sprawozdawczym, jak i sam zapas towarów (materiałów) zostaną dostarczone w kolejnym okresie sprawozdawczym, już po zamknięciu ksiąg rachunkowych za poprzedni rok obrotowy, w którym wystawiono fakturę, wówczas nie wystąpi dostawa w drodze. Operacje polegające na otrzymaniu faktury i dostawie zapasów zostaną bowiem równocześnie ujęte w księgach następnego okresu sprawozdawczego.
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (tzw. „dowody źródłowe"):
- zewnętrzne obce, otrzymane od kontrahentów (np. faktury VAT zakupu, dokumenty Wz „Wydanie zewnętrzne"),
- zewnętrzne własne, przekazywane kontrahentom (np. faktury VAT sprzedaży, dokumenty Wz „Wydanie zewnętrzne"),
