fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Inwentaryzacja krok po kroku

Fotolia
Ostatni kwartał roku to wiele godzin poświęconych na czynności inwentaryzacyjne. Warto dobrze je zaplanować, aby sprawnie ustalić stan majątku firmy. Każda jednostka stosuje indywidualne zasady inwentury, dopasowane do jej specyfiki.

Inwentaryzacja jest jednym z testów kontroli, jakim przedsiębiorstwa muszą być poddane w toku swojej działalności. Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika bowiem z ustawy o rachunkowości (uor), która w art. 4 ust. 3 wskazuje, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Dlatego im lepiej zaplanujemy inwentaryzację, tym łatwiej poradzimy sobie z całym procesem fizycznej kontroli.

Sytuacja rzetelna i jasna

Inwentaryzacja jest jednym z elementów składających się na prowadzenie rachunkowości. Obejmuje wszystkie czynności, które pozwalają ustalić faktyczny stan majątku jednostki gospodarczej. Każda jednostka ma obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W związku z tym, informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym mogą być uznane za wiarygodne tylko wtedy, gdy dane wynikające z ksiąg rachunkowych zostaną zweryfikowane ze stanem faktycznym, a ewentualne różnice inwentaryzacyjne zostaną ujęte w księgach rachunkowych.

Ustawa o rachunkowości zawiera informacje dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, nie zawiera jednak zasad opisujących technik jej przeprowadzania. Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne wypracowane uregulowania w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające jej wielkość, specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów.

Obowiązki kierownika

Osobą odpowiedzialną w jednostce za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości jest kierownik jednostki. Jeżeli jednak obowiązki te zostaną powierzone innej osobie za jej pisemną zgodą, kierownik jednostki odpowiada z tytułu nadzoru. Kierownik jednostki nie może natomiast scedować na osoby trzecie odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Świadczy to o podstawowym znaczeniu inwentaryzacji dla prawidłowego ustalenia stanu aktywów i pasywów jednostki. Zapis ustawowy dotyczy zakresu i częstotliwości inwentaryzacji, jednak praktyczna strona zagadnienia nie jest uregulowana przepisami prawa. Powoduje to, że w praktyce można spotkać różne nieprawidłowości związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji rocznej. Przepisy nie określają procedur związanych z organizacją inwentaryzacji i w tym przypadku korzysta się z zasad utrwalonych przez powszechną praktykę i zwyczaje. W tym celu można korzystać z dokumentów dostępnych np. na stronie www.pibr.org.pl. Poza tym w lipcu 2016 r. firmy dostały wartościowe narzędzie, które może znacząco pomóc we wszystkich etapach inwentaryzacji zapasów. Chodzi o stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów, materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, które wyjaśnia problemy merytoryczne i organizacyjne, powstające przy przeprowadzaniu spisu tych składników majątku. ?

Przygotowanie to podstawa

Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji uzależnione jest od jej właściwego przygotowania. Proces przygotowania inwentaryzacji może obejmować m.in. następujące czynności:

1. Opracowanie planu, zakresu, przedmiotu i harmonogramu inwentaryzacji.

2. Powołanie zakładowej komisji inwentaryzacyjnej.

3. Wydanie zarządzenia przez kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji - powinno ono określać m.in. rodzaje składników majątku objętych inwentaryzacją, terminy przeprowadzenia inwentaryzacji, tj. konkretne daty rozpoczęcia i zakończenia (należy mieć na względzie, aby były zgodne z terminami wynikającymi z uor), komisję spisową powołaną do przeprowadzenia inwentaryzacji.

4. Zorganizowanie przedinwentaryzacyjnego szkolenia członkom zespołów spisowych oraz osobom materialnie odpowiedzialnym. Należy pamiętać, że członkami zespołów powinny być osoby kompetentne, bezstronne i obiektywne, którym dobrze jest znana gospodarka magazynowa, przepisy dotyczące inwentaryzacji oraz zasady przeprowadzania spisu z natury. Nie powinno się powoływać osób nieposiadających odpowiednich kwalifikacji oraz niezapewniających bezstronności spisu, osób, które przyjęły odpowiedzialność materialną za powierzone im składniki majątku objęte spisem z natury, a także pracowników księgowości prowadzących ewidencję składników majątkowych objętych inwentaryzacją.

5. Likwidacja zapasów i urządzeń zniszczonych i uzupełnienie dokumentów dotyczących ich eliminacji z ewidencji;

6. Określenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury.

Sprawne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji zależy od organizacji działań z nią związanych, a więc wewnętrznych uregulowań. Głównym wewnętrznym dokumentem powinna być instrukcja inwentaryzacyjna, która stanowi podstawę wydania zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. Niemniej jednak uor nie nakłada na jednostki obowiązku posiadania takiego dokumentu. Instrukcja taka może stanowić odrębny element wewnętrznego prawa każdej jednostki i dodatkowy element dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości. Instrukcja inwentaryzacyjna powinna zawierać minimum następujące informacje:

1. nazwę obiektu i oznaczenie inwentaryzowanego pomieszczenia;

2. rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych;

3. imię i nazwisko osoby lub osób odpowiedzialnych za spisywane składniki majątku;

4. datę rozpoczęcia i zakończenia spisu z natury;

5. oznaczenie dnia, na który jest ustalany stan składników;

6. skład komisji inwentaryzacyjnej, z wyznaczeniem przewodniczącego;

7. terminarz (harmonogram) czynności spisowych;

8. obieg dokumentów z inwentaryzacji;

9. zasady weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Ważne terminy

Nawet najstaranniej przeprowadzona inwentaryzacja nie spełni swojej funkcji kontrolnej, jeżeli nie zostanie przeprowadzona i rozliczona terminowo. Dlatego istotnym elementem procesu inwentaryzacji jest ustalenie harmonogramu czynności do wykonania i przestrzeganie ich terminowości. Dokumentem uzupełniającym do zarządzenia w sprawie inwentaryzacji wydawanym przez kierownika jednostki jest harmonogram inwentaryzacji. ?

Zdaniem autora

Tomasz Diering, menedżer w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro w Poznaniu

Kierownik każdej jednostki powinien pamiętać, że inwentaryzacja jest jednym z ważniejszych testów kontroli w jednostkach gospodarczych, do którego należy się rzetelnie przygotować. Właściwie przeprowadzona inwentaryzacja sprzyja urealnianiu i ustaleniu rzeczywistego stanu majątku każdej jednostki. Jest to doskonały czas do oceny przydatności posiadanego majątku przez doprowadzenie stanu ewidencyjnego wynikającego z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym. Niemniej jednak, źle lub niechlujnie przeprowadzona kontrola może zaburzyć nam wizerunek własnej jednostki, wprowadzić wiele nieporozumień i zakłócić normalną pracę służb księgowych. Dlatego należy już teraz rozważyć, czy jednostka dysponuje odpowiednimi zasobami czy w terminie i prawidłowo przeprowadzić wszystkie procedury inwentaryzacyjne.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA