Własny biznes to odpowiedzialność. Właściciele firm muszą na co dzień wypełniać wiele obowiązków, które wpływają na kondycję całego przedsiębiorstwa, a ich niedopełnienie może nieść poważne konsekwencje. Właściciele nawet niewielkich firm korzystają z gotowych rozwiązań w postaci specjalistycznych programów do biznesu, które mają nie tylko ułatwiać właściwe zarządzanie firmą, ale też ustrzec przed przykrymi konsekwencjami niedopełnienia obowiązków wobec instytucji i urzędów bądź niedostatecznej pieczy nad finansami lub danymi. Jednak przy wyborze takich narzędzi warto sprawdzić, na ile są one bezpieczne w codziennym użytkowaniu.
Czytaj także: Nowy system księgowy w firmie - jak się przygotować do wdrożenia
Bez ewidencji ani rusz
Podstawowym działaniem, które zapewnia właściwe funkcjonowanie firmy. jest dbanie o jej finanse. Oprócz rosnących zysków ze świadczonych usług czy sprzedaży towarów, wpływ na działanie firmy ma również samo rozliczanie efektów jej aktywności. Głównym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest prowadzenie ewidencji umożliwiającej właściwe rozliczanie się z fiskusem, czyli księgowości. Musi być ona prowadzona w sposób zgodny z prawem, a niedopilnowanie obowiązków w tym zakresie może prowadzić do licznych problemów natury karnej skarbowej. Dzięki postępującej technologii, jednym z popularniejszych sposobów rozliczania mikro i małej firmy jest prowadzenie księgowości samodzielnie przez właścicieli – przedsiębiorców. Służą temu dedykowane narzędzia, a najchętniej wybieranymi są te w modelu SaaS. To wykorzystanie oprogramowania w chmurze, dzięki czemu zainteresowane uprawnione osoby mają dostęp do danych firmy stale, na bieżąco, bez względu na miejsce i czas. Tego typu programy, oprócz funkcji służących do prowadzenia księgowości online, zawierają często także wiele innych narzędzi, dzięki którym możliwe jest np. prowadzenie gospodarki magazynowej, zarządzanie relacjami z kontrahentami czy terminami (dzięki wbudowanemu systemowi CRM), rozliczanie pracowników bądź planowanie i przypisywanie zadań pomiędzy nimi.
Program bezpieczny – czyli jaki
Każdy przedsiębiorca, posiadający dane swoich klientów, pracowników czy kontrahentów, staje się odpowiedzialny za bezpieczeństwo posiadania tych informacji. Obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych narzucają na właściciela przepisy prawne, a dbałość o poufność informacji o sytuacji w firmie wynika głównie z rozsądku i zabezpieczenia przed nieuczciwą konkurencją. Najczęściej tego typu informacje przechowywane są właśnie w programach do prowadzenia biznesu. Co zatem wyróżnia bezpieczny system dla firm?
- Wiarygodny dostęp. Polega na zabezpieczeniu dostępu do konta hasłem. Przed wyborem programu do rozliczeń finansowo-księgowych warto w pierwszej kolejności sprawdzić, czy dany system posiada możliwość włączenia funkcji dwuetapowego logowania. W przypadku kradzieży hasła, zastosowanie nowoczesnych technik uwierzytelniania dostępu z wykorzystaniem chociażby telefonu, uniemożliwi osobom trzecim pozyskanie danych z konta.
