fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Jaki program do księgowości online

123RF
Księgowość online, wykorzystująca oprogramowanie w chmurze, jest popularnym narzędziem w samodzielnym rozliczaniu działalności mikro przez właścicieli firm. Oprócz łatwego liczenia podatków powinna też zapewniać właściwą ochronę danych.

Własny biznes to odpowiedzialność. Właściciele firm muszą na co dzień wypełniać wiele obowiązków, które wpływają na kondycję całego przedsiębiorstwa, a ich niedopełnienie może nieść poważne konsekwencje. Właściciele nawet niewielkich firm korzystają z gotowych rozwiązań w postaci specjalistycznych programów do biznesu, które mają nie tylko ułatwiać właściwe zarządzanie firmą, ale też ustrzec przed przykrymi konsekwencjami niedopełnienia obowiązków wobec instytucji i urzędów bądź niedostatecznej pieczy nad finansami lub danymi. Jednak przy wyborze takich narzędzi warto sprawdzić, na ile są one bezpieczne w codziennym użytkowaniu.

Bez ewidencji ani rusz

Podstawowym działaniem, które zapewnia właściwe funkcjonowanie firmy. jest dbanie o jej finanse. Oprócz rosnących zysków ze świadczonych usług czy sprzedaży towarów, wpływ na działanie firmy ma również samo rozliczanie efektów jej aktywności. Głównym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest prowadzenie ewidencji umożliwiającej właściwe rozliczanie się z fiskusem, czyli księgowości. Musi być ona prowadzona w sposób zgodny z prawem, a niedopilnowanie obowiązków w tym zakresie może prowadzić do licznych problemów natury karnej skarbowej. Dzięki postępującej technologii, jednym z popularniejszych sposobów rozliczania mikro i małej firmy jest prowadzenie księgowości samodzielnie przez właścicieli – przedsiębiorców. Służą temu dedykowane narzędzia, a najchętniej wybieranymi są te w modelu SaaS. To wykorzystanie oprogramowania w chmurze, dzięki czemu zainteresowane uprawnione osoby mają dostęp do danych firmy stale, na bieżąco, bez względu na miejsce i czas. Tego typu programy, oprócz funkcji służących do prowadzenia księgowości online, zawierają często także wiele innych narzędzi, dzięki którym możliwe jest np. prowadzenie gospodarki magazynowej, zarządzanie relacjami z kontrahentami czy terminami (dzięki wbudowanemu systemowi CRM), rozliczanie pracowników bądź planowanie i przypisywanie zadań pomiędzy nimi.

Program bezpieczny – czyli jaki

Każdy przedsiębiorca, posiadający dane swoich klientów, pracowników czy kontrahentów, staje się odpowiedzialny za bezpieczeństwo posiadania tych informacji. Obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych narzucają na właściciela przepisy prawne, a dbałość o poufność informacji o sytuacji w firmie wynika głównie z rozsądku i zabezpieczenia przed nieuczciwą konkurencją. Najczęściej tego typu informacje przechowywane są właśnie w programach do prowadzenia biznesu. Co zatem wyróżnia bezpieczny system dla firm?

- Wiarygodny dostęp. Polega na zabezpieczeniu dostępu do konta hasłem. Przed wyborem programu do rozliczeń finansowo-księgowych warto w pierwszej kolejności sprawdzić, czy dany system posiada możliwość włączenia funkcji dwuetapowego logowania. W przypadku kradzieży hasła, zastosowanie nowoczesnych technik uwierzytelniania dostępu z wykorzystaniem chociażby telefonu, uniemożliwi osobom trzecim pozyskanie danych z konta.

- Tworzenie i utrzymywanie kopii zapasowych. Jest to jedna z głównych cech charakteryzujących dobre programy księgowe. W przeciwieństwie do programów tradycyjnych, czyli takich które wymagają instalacji na komputerze, przewagą systemów online jest fakt, że tworzenie i utrzymywanie kopii zapasowych zapewnia dostawca oprogramowania.

- Raporty danych osobowych. Jak już zostało wspomniane wcześniej, bezpiecznym programem do księgowości online jest taki, który w pierwszej kolejności spełnia wymogi stawiane przez prawo w tym zakresie. Oznacza to, że musi on być dostosowany do przepisów o ochronie danych osobowych. Jednym z takich wymogów jest posiadanie raportów danych osobowych wymaganych przez UODO. Dlatego przed zakupem systemu warto sprawdzić, czy posiada on funkcję generowania tego typu raportów, w których będą zawierać się takie informacje jak: daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu, identyfikator użytkownika wprowadzającego te dane, źródła danych czy wykaz odbiorców, którym dane zostały udostępnione.

- Szyfrowana transmisja danych. Jest szczególnie istotna z punktu widzenia prowadzenia rozliczeń księgowych. Bezpieczne programy księgowe stosują protokoły SSL w oparciu o algorytmy stosowane przez banki, czyli o najwyższym stopniu bezpieczeństwa. Jak najłatwiej określić czy dany program posiada takie certyfikaty? Przy logowaniu do systemu należy sprawdzić, czy w pasku przeglądarki pojawia się „https" (zamiast standardowego „http"). Wówczas mamy pewność, że nawiązane połączenie jest bezpieczne. ?

Zdaniem autorki

Ewa Szpytko-Waszczyszyn, ekspert wFirma

Czynnik ludzki przede wszystkim

Za każdym udostępnianym narzędziem stoi grono specjalistów tworzących program, a w przypadku programu do księgowości online szczególnie istotne jest wsparcie ze strony tych osób. Wynika to z faktu, że księgowość jest złożonym tematem, a stale zmieniające się przepisy prawne powodują, że przeciętny przedsiębiorca może mieć problemy z regularnym ich śledzeniem i wdrażaniem w życie. W tej sytuacji nieoceniona jest zatem pomoc ekspertów z dziedziny prawa podatkowego, gospodarczego, księgowości czy prawa pracy, którzy potrafią udzielić rzetelnej pomocy przedsiębiorcy odpowiadając na jego pytania. Co więcej, jeśli obecność ekspertów z wymienionych dziedzin idzie w parze z obecnością specjalistów od bezpieczeństwa danych osobowych i systemów informatycznych, możemy mieć pewność, że system z którego korzystamy jest na bieżąco, bez dodatkowych opłat aktualizowany i dopasowany do aktualnych przepisów. Korzystając z rozwiązań SaaS mamy zatem pewność, że wygoda, niewygórowana cena i tak ważne dla biznesu bezpieczeństwo mogą iść w parze. ?

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA