Rachunkowość: gotówki nie da się spisać z wyprzedzeniem

Podyktowane względami bezpieczeństwa czy operacyjnymi ustalanie stanu kasy częściej, niż to wynika z przepisów bilansowych, jest w firmach powszechne. Mimo to, na ostatni dzień roku konieczna jest jej inwentaryzacja w formie spisu z natury.

Publikacja: 03.10.2018 07:00

Rachunkowość: gotówki nie da się spisać z wyprzedzeniem

Foto: Adobe Stock

Ostatni kwartał roku dla jednostek gospodarczych, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, jest okresem przygotowań do zamknięcia roku. Firmy skupiają się na obowiązkach, których należy dopełnić w związku z nadchodzącym ostatnim dniem roku obrotowego, dniem bilansowym, wskazanych w ustawie o rachunkowości (dalej: uor) i planują odpowiednie działania. Dużym wyzwaniem okazuje się przeprowadzenie inwentaryzacji, która umożliwia sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Jednostki gospodarcze są zobowiązane, na podstawie art. 26 ust. 1 uor, do przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Jej przygotowanie i przeprowadzenie to zwykle znaczące wyzwanie organizacyjne, które wymaga zaangażowania zasobów kadrowych firmy lub zlecenia czynności spisowych jednostkom zewnętrznym. Wyjątkowo czasochłonna i skomplikowana może się okazać inwentaryzacja w firmach, które prowadzą działalność produkcyjną lub handlową albo posiadają wiele różnego rodzaju środków trwałych.

Czytaj także: Aktywa pieniężne jako kategoria bilansowa

Co można zacząć sprawdzać w październiku

Z dyspozycji art. 26 ust. 3 uor wynika, że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

- składników aktywów (z wyłączeniem między innymi aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji) rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, a ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;

- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przeprowadzono raz w ciągu dwóch lat;

- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji oraz znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadzono raz w ciągu czterech lat;

- zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki przeprowadzono raz w roku;

- zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną przeprowadzono raz w roku.

Potwierdzanie stanu należności albo ustalanie stanu zapasów można więc było rozpocząć 1 października br. Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponosi (zgodnie z art. 4 ust. 5 uor) kierownik jednostki, o ile odpowiedzialności – poza odpowiedzialnością za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – nie powierzy innemu podmiotowi za jego zgodą. Funkcja kierownika jednostki zależy od jej formy prawnej.

Art. 26 ust. 1 uor wymaga, aby na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadzić inwentaryzację aktywów pieniężnych zgromadzonych w kasie drogą spisu z natury. Nie ma możliwości przeprowadzenia tej procedury w dowolnym momencie w ostatnim kwartale roku, ponieważ aktywa pieniężne zostały jasno wyłączone z takiej możliwości w art. 26 ust. 3 uor.

Protokół na potwierdzenie

Inwentaryzacja środków pieniężnych metodą spisu z natury polega na ustaleniu rzeczywistego stanu przez ich policzenie i porównanie ze stanem księgowym (wynikającym z raportu kasowego), a następnie ustaleniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu różnic między nimi. W praktyce polega ona na fizycznym policzeniu banknotów i monet oraz weksli, czeków itp. zgromadzonych w kasie jednostki. Spis z natury gotówki oraz innych walorów (czeki, weksle) znajdujących się w kasie przeprowadza zespół spisowy, powołany w jednostce, w obecności osoby, której powierzono odpowiedzialność za kasę (to jest kasjera). Taka osoba odpowiada materialnie za stan gotówki oraz prawidłowe funkcjonowanie kasy, a także inne powierzone mienie i w związku z tym nie może być członkiem zespołu spisowego przeprowadzającego inwentaryzację środków pieniężnych. W przypadku wystąpienia różnic pomiędzy rzeczywistym stanem gotówki a stanem księgowym, osoba materialnie odpowiedzialna (kasjer) jest zobowiązana do ich wyjaśnienia. Przeprowadzenie inwentaryzacji kasy należy potwierdzić protokołem.

Firmy, które przeprowadzają wiele operacji kasowych i wykazują znaczny obrót gotówki, zwykle przeprowadzają inwentaryzację kasy częściej niż na koniec roku obrotowego. Działanie takie to zwykle element wewnętrznych procedur kontrolnych, które mają na celu sprawdzenie, czy stan środków pieniężnych w kasie jest prawidłowy oraz czy osoby materialnie odpowiedzialne wywiązują się ze swoich obowiązków we właściwy sposób. Wiele jednostek – o ile umożliwia im to charakter prowadzonej działalności – rezygnuje z gotówki w kasie na rzecz bezgotówkowych rozliczeń za pośrednictwem firmowych kart płatniczych, przelewów bankowych itp. Działanie takie stanowi swego rodzaju oszczędność czasu i zasobów kadrowych, ale często wymaga otwarcia odpowiednich kont w systemie księgowym i prowadzenia na nich właściwych rozliczeń.

Magdalena Kraszewska-Szuba

podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 395 ze zm.)

Ostatni kwartał roku dla jednostek gospodarczych, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, jest okresem przygotowań do zamknięcia roku. Firmy skupiają się na obowiązkach, których należy dopełnić w związku z nadchodzącym ostatnim dniem roku obrotowego, dniem bilansowym, wskazanych w ustawie o rachunkowości (dalej: uor) i planują odpowiednie działania. Dużym wyzwaniem okazuje się przeprowadzenie inwentaryzacji, która umożliwia sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Jednostki gospodarcze są zobowiązane, na podstawie art. 26 ust. 1 uor, do przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Pozostało 88% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona