Inwentaryzacja: zaangażowanie załogi i zarządu usprawni spis

Wiele pytań i wątpliwości pojawia się w trakcie inwentaryzacji lub dopiero po jej zakończeniu. Ale znajomość i zastosowanie wypracowanych w praktyce rozwiązań wyeliminuje przynajmniej część trudności.

Publikacja: 30.09.2015 07:00

Inwentaryzacja: zaangażowanie załogi i zarządu usprawni spis

Foto: Fotorzepa, Rafał Guz

Źródła prawne dostarczają informacji o kluczowych zagadnieniach związanych z przeprowadzeniem inwentaryzacji. Niestety, przepisy omawiają ten temat bardzo ogólnie, wiele kwestii związanych z praktycznym ich zastosowaniem jest pominiętych. Praktyka gospodarcza wypracowała wiele rozwiązań, których próżno szukać w ustawie o rachunkowości, standardach rachunkowości czy innych ustawach, a które na pewno pomogą sprawnie przeprowadzić inwentaryzację. Nie wszystkie problemy da się przewidzieć przed rozpoczęciem czynności inwentaryzacyjnych. Pełne zaangażowanie służb księgowo-finansowych oraz zarządu w bieżące rozwiązywanie wątpliwych kwestii pomoże sprawnie i szybko rozwiązać problemy napotkane na każdym etapie spisu.

- Gdzie szukać informacji na temat wytycznych właściwego przeprowadzenia i udokumentowania inwentaryzacji?

Pierwszym źródłem informacji jest ustawa o rachunkowości, a szczególnie jej rozdział 3., który zawiera informacje o obowiązkach w zakresie inwentaryzacji. Kluczowy jest również następny rozdział „Wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego". Inwentaryzacja to nie tylko ilościowe oszacowanie stanu majątku spółki i źródeł jej finansowania (pasywów), ale także oszacowanie wartościowe, a więc wycena. Znajomość zasad wyceny każdego elementu bilansu jest kluczem do prawidłowego wykazania wartości aktywów i pasywów w sprawozdaniu.

Jednak ustawa o rachunkowości nie daje praktycznych wskazówek przeprowadzenia inwentaryzacji, szczególnie w zakresie czynności związanych ze spisem z natury. Fakt ten został również zauważony przez Komisję Standardów Rachunkowości (KSR). Dlatego też w trakcie posiedzeń KRS bieżącego roku toczy się debata na temat przygotowania standardu dotyczącego inwentaryzacji w formie spisu z natury niektórych zapasów. Dotychczas w trakcie prac Komisji został sformułowany projekt stanowiska standardu.

- Jakie informacje powinno zawierać zarządzenie o inwentaryzacji?

Należy właściwie rozplanować rozmieszczenie odpowiednich informacji na temat inwentaryzacji w różnych dokumentach. Kluczem podziału powinien być zakres odbiorców tych komunikatów. Nie ma potrzeby powielania w zarządzeniu informacji zawartych w instrukcji inwentaryzacyjnej. Zarządzenie ma udokumentować decyzję zarządu w sprawie przeprowadzenia informacji. Zarządzenie powinno być podejmowane za każdym razem, kiedy ma się odbyć inwentaryzacja. Niezbędne informacje, jakie powinno zawierać, to:

- dzień, na który zostanie przeprowadzona inwentaryzacja,

- termin przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych,

- aktywa i pasywa objęte inwentaryzacją.

Pozostałe informacje związane z przeprowadzanymi czynnościami mogą, ale nie muszą, być ujęte w zarządzeniu. Wszystko zależy od szczegółowości instrukcji inwentaryzacyjnych. Jeżeli ich treść wskazuje metody inwentaryzowania poszczególnych grup składników majątku i pasywów, sposób dystrybuowania i ewidencjonowania arkuszy spisowych, a także wskazówki dotyczące zakończenia prac oraz rozliczenia różnic, to zarządzenie inwentaryzacyjne nie musi być rozbudowanym dokumentem. Na dzień podjęcia decyzji o przeprowadzeniu inwentaryzacji nie musi być też znany skład komisji inwentaryzacyjnych. Dane te można uzupełnić w okresie późniejszym, np. w załączniku do zarządzenia.

- Czy termin przeprowadzania inwentaryzacji musi pokrywać się z dniem, na który jest ona dokonywana?

Nie. Termin przeprowadzania inwentaryzacji to przedział czasu, w którym czynności spisu z natury, potwierdzenia sald czy porównanie z dokumentacją źródłową są faktycznie wykonywane przez pracowników firmy. Natomiast dzień, na który ustala się ilość i wartość danego składnika, nie musi przypadać w tym terminie.

PRZYKŁAD

Rok obrotowy w przedsiębiorstwie produkcyjnym kończy się 31 grudnia 2015 r., a między świętami Bożego Narodzenia a sylwestrem wstrzymuje produkcję i wysyła pracowników na urlop. Wtedy ostatnim dniem pracy będzie 24 grudnia 2015 r. Tego dnia z magazynu zostaną wydane ostatnie towary lub wyroby gotowe oraz przyjęte ostatnie partie zamówionych materiałów oraz półproduktów. Spis z natury będzie przeprowadzany od 28 do 31 grudnia 2015 r. Ostatnim dniem, kiedy miały miejsce ruchy magazynowe, będzie 24 grudnia 2015 r., więc spisane w trakcie prac faktyczne stany magazynowe zostaną porównane do stanu właśnie z 24 grudnia 2015 r.

- Czy sytuacja opisana w przykładzie jest zgodna z prawem, skoro przepisy wymagają inwentaryzacji na dzień zamknięcia ksiąg, a więc ostatni dzień roku obrotowego, czyli 31 grudnia 2015 r.?

Przy planowaniu terminów spisu oraz ustalaniu dnia, na który spis jest dokonywany, należy pamiętać, że czynności inwentaryzacyjne powinny w jak najmniejszym stopniu kolidować z zaplanowaną na ten czas bieżącą działalnością firmy. Nie każde przedsiębiorstwo może pozwolić sobie na zatrzymanie procesu produkcji w celu przeprowadzenia inwentaryzacji. Dlatego w praktyce wyniki spisu z natury porównywane są na inny dzień niż dzień bilansowy, ale jest to obarczone dodatkowymi pracami związanymi z prześledzeniem ruchów w magazynie między tym dniem a dniem bilansowym. Dodatkowo należy w ramach dokumentacji inwentaryzacyjnej przygotować dokumenty związane z ruchami magazynowymi w tym okresie. Pozwoli to w przyszłości odtworzyć stan zapasów zarówno na dzień faktycznego spisu, jak i stan na dzień bilansowy. W przytoczonym przykładzie, jeżeli ostatnie zdarzenia zostały wprowadzone do systemu magazynowego 24 grudnia 2015 r., stan zapasów między dniem spisu a dniem bilansowym nie powinien się różnić. Oczywiście pod warunkiem że nie wystąpią różnice inwentaryzacyjne. Jednak w praktyce jest to mało prawdopodobne. Zidentyfikowane w trakcie spisu różnice należy wprowadzić do ksiąg bilansowych tego roku, którego dotyczą.

- Czym są różnice inwentaryzacyjne i jak powstają?

Można powiedzieć, że codziennie ruchy składników majątku obrotowego przedsiębiorstwa odbywają się dwutorowo. Po pierwsze, są to fizyczne dostawy, czyli przyjmowanie do magazynu zakupionych surowców, materiałów lub półproduktów. Po drugie, następuje wydawanie z magazynu wyprodukowanych wyrobów gotowych lub towarów, które zostały sprzedane klientom. Dodatkowo ruchy magazynowe mogą także dotyczyć wydawania materiałów z magazynu do produkcji oraz przyjmowania do magazynu wyrobów z produkcji. Etapy migrowania zapasów na terenie zakładu zależą od jego profilu oraz przyjętej polityki zarządzania i gospodarowania nimi. Jednak w ślad za każdym faktycznym ruchem zapasów idą odpowiednie dokumenty, które następnie wprowadzane są do systemu (np. magazynowego połączonego z księgowym). Spis z natury to moment, gdy weryfikacji poddawana jest zgodność rzeczywistych zmian stanu zapasów w halach magazynowych z ich ewidencją w systemie. Jeżeli wyniki spisu wskazują, że stan danego artykułu na magazynie jest większy niż jego stan w systemie magazynowym, to powstała różnica jest dodatnią różnicą inwentaryzacyjną (nadwyżką). W odwrotnym przypadku, kiedy w systemie magazynowym widnieje stan danego składnika wyższy niż faktycznie policzony w magazynie, to mamy do czynienia z ujemną różnicą inwentaryzacyjną (niedobór).

- Jakie są zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych?

Istnieją trzy możliwości rozliczenia lub co najmniej zminimalizowania powstałych różnic:

1. kompensata nadwyżek z niedoborem,

2. obciążenie niedoborem osób odpowiedzialnych materialnie,

3. zakwalifikowanie powstałych różnic jako normalne i odpisanie ich w wynik okresu.

Kompensata nadwyżek z niedoborami może być przeprowadzona wyłącznie w ramach zapasów podobnych co do gatunku i wartości. Kompensata jest uzgodnieniem ewidencji magazynowej (księgowej), która ma na celu zminimalizowanie skutków niedoborów. Można ją zastosować wtedy, kiedy zachodzi prawdopodobieństwo, że inne rzeczy zostały faktycznie wydane z magazynu, a wydanie innych, choć bardzo podobnych, zostało wykazane w ewidencji lub odwrotnie. Raczej mało prawdopodobne jest skompensowanie różnic do zera. Wobec pozostałych po tego typu rozliczeniach nadwyżkach lub niedoborach są podejmowane kolejne kroki.

Decyzja, czy powstałymi różnicami należy obciążyć pracownika odpowiedzialnego materialnie za dany zasób czy nie, należy do kierownika jednostki (zarządu). Pomocne jest tutaj określenie normalnego poziomu różnic, których istnienie jest uzasadnione z uwagi na właściwości posiadanych zasobów. Inny poziom niedoborów dopuszczalnych, oczekiwanych, będzie określony dla zapasów w postaci stałej (np. drewno, części mechaniczne) niż na przykład dla cieczy (paliwo, kleje itp.), których objętość może się zmieniać w zależności od warunków w miejscu magazynowania lub transportowania. Dlatego ważne jest określenie przedziałów oczekiwanych nadwyżek lub niedoborów dla każdego z posiadanych w przedsiębiorstwie zasobów. W zakresie przewidywanych różnic stosuje się odpisanie ich w pozostałe koszty lub przychody operacyjne. W przypadkach ewidentnej winy pracownika zarząd może podjąć decyzję o obciążeniu go kosztami za powstałe w ten sposób straty. Bez względu na rodzaj decyzji musi ona zostać udokumentowana protokołem z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, który zatwierdza kierownik jednostki.

Źródła prawne dostarczają informacji o kluczowych zagadnieniach związanych z przeprowadzeniem inwentaryzacji. Niestety, przepisy omawiają ten temat bardzo ogólnie, wiele kwestii związanych z praktycznym ich zastosowaniem jest pominiętych. Praktyka gospodarcza wypracowała wiele rozwiązań, których próżno szukać w ustawie o rachunkowości, standardach rachunkowości czy innych ustawach, a które na pewno pomogą sprawnie przeprowadzić inwentaryzację. Nie wszystkie problemy da się przewidzieć przed rozpoczęciem czynności inwentaryzacyjnych. Pełne zaangażowanie służb księgowo-finansowych oraz zarządu w bieżące rozwiązywanie wątpliwych kwestii pomoże sprawnie i szybko rozwiązać problemy napotkane na każdym etapie spisu.

Pozostało 92% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona