Wybór firmy audytorskiej po nowelizacji ustaw

- Jesteśmy spółką z o.o., która w sprawozdaniu finansowym za 2016 rok przekroczyła progi obligujące nas do poddania badaniu sprawozdania finansowego za 2017 rok. W jaki sposób powinniśmy wybrać i zawrzeć umowę z firmą audytorską? Na jakie zagadnienia powinniśmy zwrócić szczególną uwagę? – pyta czytelnik.

W związku z przekroczeniem w poprzednim roku obrotowym progów określonych w art. 64 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), spółka ma obowiązek poddać sprawozdanie finansowe za 2017 rok badaniu przez biegłego rewidenta. Wybór firmy audytorskiej powinien być dokładnie przemyślany, ponieważ na rynku audytorskim mamy do czynienia z dużym zróżnicowaniem — zarówno jeżeli chodzi o ceny usług, jak i jakość ich świadczenia. Podczas wyboru należy zatem, poza ceną usługi oferowaną przez firmę audytorską, zwrócić też uwagę na takie kwestie jak chociażby doświadczenie w przeprowadzaniu badań w spółkach działających w tej samej branży czy też spółkach o podobnej skali działalności.

Rola organu zatwierdzającego

Z formalnego punktu widzenia, wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, czyli zgromadzenie wspólników bądź w niektórych przypadkach rada nadzorcza, jeśli wybór firmy audytorskiej został przekazany jej kompetencji. Umowę z firmą audytorską w imieniu badanej spółki podpisuje zarząd, na podstawie wcześniej podjętej w tej sprawie uchwały organu zatwierdzającego. Należy jednak pamiętać, że zarząd nie może w żadnym przypadku dokonać wyboru firmy audytorskiej.

Przy wyborze należy także zwrócić uwagę jakie oczekiwania wobec spółki audytorskiej mają kluczowi interesariusze sprawozdania finansowego. Zdarza się bowiem, że strategiczni inwestorzy lub instytucje finansujące działalność spółki mają określone preferencje co do wyboru firmy audytorskiej. Zwykle podmioty te chcą, aby audyt przeprowadzała jedna z określonej grupy firm, zwykle o uznanej renomie na rynku. Audyt taki gwarantuje określoną jakość, jednak łączy się zwykle z wyższymi kosztami. Z tego powodu należy przed dokonaniem wyboru zaciągnąć informacji u kluczowych interesariuszy odnośnie do ich preferencji w kwestii wyboru firmy audytorskiej. Należy jednak mieć na uwadze, że preferencje kluczowych interesariuszy sprawozdania finansowego mogą być jedynie sugestią przekazaną organowi dokonującemu wyboru i w żaden sposób nie powinny ograniczać praw organu zatwierdzającego związanych z wyborem. Zgodnie bowiem z przepisami znowelizowanej w czerwcu 2017 r. ustawy o rachunkowości, za nieważne z mocy prawa uznaje się wszelkie klauzule umowne, w umowach zawartych przez badaną jednostkę, które ograniczałyby możliwość wyboru firmy audytorskiej przez organ dokonujący wyboru firmy audytorskiej, na potrzeby przeprowadzenia badania ustawowego sprawozdań finansowych tej jednostki, do określonych kategorii lub wykazów firm audytorskich.

Nie na ostatnią chwilę

Firmę audytorską należy wybrać z określonym wyprzedzeniem. Ustawa o rachunkowości nakłada bowiem na kierownika jednostki obowiązek zawarcia z firmą audytorską umowy o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym biegłemu rewidentowi udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Nie ma w tym przypadku znaczenia, które składniki aktywów spółka uznaje za znaczące. O tym, które ze składników aktywów badanego podmiotu są istotne, decyduje biegły rewident w toku badania i ustalania poziomów istotności, i to on podejmuje decyzję o uczestnictwie w inwentaryzacji. Zawarcie umowy po terminie inwentaryzacji może skutkować zastrzeżeniem w opinii, a w skrajnych przypadkach nawet odstąpieniem od wydania opinii z badania przez biegłego rewidenta.

Czy jest niezależny

Dokonując wyboru firmy audytorskiej należy także przenalizować możliwe zagrożenie niezależności biegłego rewidenta lub firmy audytorskiej. Biegły rewident nie powinien między innymi posiadać udziałów w jednostce badanej, pozostawać w z nią w stosunku pracy czy brać udziału w prowadzeniu jej ksiąg rachunkowych bądź sporządzaniu dokumentacji podatkowej. Szczegółowy opis czynności i faktów wskazujących na złamanie zasady niezależności przez biegłego rewidenta opisany jest w art. 69 ust. 6, 7 i 9 ustawy z 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU poz. 1089; dalej: ustawa o biegłych rewidentach).

Nie krócej, niż dwa lata

Ważną zmianę w kwestii wyboru firmy audytorskiej wprowadziła czerwcowa nowelizacja uor. Nowelizacja dotyczy okresu na jaki powinna być zawarta pierwsza umowa na badanie sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 66 ust. 5 uor, w przypadku badania ustawowego w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o biegłych rewidentach, pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana z firmą audytorską na okres nie krótszy niż dwa lata, z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy. Oznacza to, że podpisując pierwszą umowę o badanie sprawozdania finansowego należy zawrzeć ją na dwa lata. W związku z tym, że zawarcie przez zarząd umowy o badanie jest tylko konsekwencją podjętej wcześniej uchwały organu zatwierdzającego, uchwała ta powinna także obejmować okres dwuletni. W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że po wprowadzeniu znowelizowanych przepisów, powstał problem z interpretacją pojęcia „pierwsza umowa". Nie było bowiem wiadomo czy ustawodawcy chodzi o umowę na pierwsze badanie sprawozdania przez podmiot, który wcześniej swoich sprawozdań nie badał, o pierwszą umowę z nowym audytorem, czy może o pierwszą umowę o badanie po nowelizacji przepisów, chociażby była ona zawarta z dotychczasowym audytorem. Wydaje się, że wątpliwości rozwiało wyjaśnienie opublikowane na stronie Ministerstwa Finansów, w którym czytamy: „Wymóg określony w art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości – by umowa o badanie ustawowe sprawozdań finansowych zawierana była na co najmniej dwuletni okres – będzie miał zastosowanie po raz pierwszy w przypadku zawierania umowy z nową firmą audytorską, a także do przedłużenia umowy zawartej z nową firmą audytorską. Zawarcie kolejnej umowy o badanie z dotychczasową firmą audytorską, z którą zawarta została umowa na mocy przepisów starej ustawy o biegłych rewidentach, może być dokonane na okres jednego roku. Z wyjaśnienia tego wynika, że chodzi o każdą umowę z nową firmą audytorską.

Są poważne wątpliwości

Zapis znowelizowanej uor, obligujący podmioty podlegające badaniu do zawierania pierwszej umowy o badanie na okres dwuletni budzi ostatnimi czasy sporo kontrowersji. Przepis ten wszedł bowiem w życie wraz z ostatnią nowelizacją uor, tj. 21 czerwca 2017 r., jednak zgodnie z art. 284 ust. 1 ustawy o biegłych rewidentach, a także wyjaśnieniami i komentarzami Polskiej Izby Biegłych Rewidentów oraz Ministerstwa Finansów, ma on zastosowanie do umów o badanie sprawozdania finansowego dotyczących badania sprawozdań finansowych za lata obrotowe rozpoczynające się po 16 czerwca 2016 roku. Należy mieć w tym miejscu na uwadze, że rok obrotowym większości podmiotów w Polsce pokrywa się z rokiem kalendarzowym, w związku z czym przepis ten faktycznie w większości przypadków dotyczy sprawozdań rocznych już za rok 2017, pomimo że został wprowadzony w trakcie wjego trwania. Poza tym, większość umów o badanie sprawozdania finansowego do tej pory zawierana była na jeden rok obrotowy. Istnieje grupa podmiotów, która wybrała audytora i podpisała pierwszą umowę o badanie sprawozdania za 2017 r. na okres jednego roku, jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów. Umowa taka była bowiem zgodna z obowiązującymi w tamtym czasie przepisami. Do podmiotów tych należy duża grupa spółek notowanych na GPW, które zwykle podejmują uchwałę o wyborze firmy audytorskiej w pierwszym półroczu, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami spółki te zobligowane są także do przeglądu sprawozdania półrocznego.

—Dominik Biel

Dominik Biel, Menedżer w Departamencie Audytu Grupa UHY ECA

Warto przenegocjować ustalone warunki

W związku z nowymi przepisami o dwuletnim okresie pierwszej umowy o badanie sprawozdania finansowego a także podjętymi już uchwałami i podpisanymi umowami o badanie, spółki, które podpisały umowę na rok jeszcze przed wejściem w życie nowelizacji często nie wiedzą, jak powinny się zachować. Wydaje się, że powinny one rozszerzyć uchwałę o wyborze firmy audytorskiej o kolejny rok obrotowy, wynegocjować z audytorem nowe warunki rozszerzenia umowy na badanie kolejnego roku obrotowego i podpisać nową lub aneksować starą umowę o badanie, rozszerzając ją o następny rok.