Wybór biegłego rewidenta - obowiązki w spółce

Zbliża się ostatni kwartał roku kalendarzowego, co dla jednostek gospodarczych, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza rozpoczęcie przygotowań do zamknięcia roku. Działalność służb finansowo-księgowych koncentruje się (poza bieżącą pracą) między innymi na obowiązkach, których należy dopełnić w związku z nadchodzącym ostatnim dniem roku obrotowego, wskazanych w ustawie o rachunkowości (dalej: uor). Jednym z takich obowiązków jest – dla jednostek gospodarczych podlegających corocznemu badaniu – wybór, zgodnie z art. 66 uor, firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego. O ile statut firmy nie stanowi inaczej, takiego wyboru dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe. Z kolei umowę z firmą audytorską zawiera kierownik jednostki >patrz tabela.

Czytaj także: Badanie sprawozdania finansowego: z wyborem biegłego rewidenta nie warto zwlekać

Czas na decyzję

Umowa powinna być zawarta przez kierownika jednostki zgodnie z wymogami art. 66 ust. 5 uor, tj. w terminie umożliwiającym udział audytora w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Określając ten termin należy posiłkować się art. 26 ust. 3 uor, z którego wynika, że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

- składników aktywów (z wyłączeniem między innymi aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji) rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, a ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;

- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przeprowadzono raz w ciągu dwóch lat;

- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji oraz znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadzono raz w ciągu czterech lat;

- zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki przeprowadzono raz w roku;

- zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną przeprowadzono raz w roku.

Oznacza to między innymi, że potwierdzanie stanu należności albo ustalanie stanu zapasów jednostka będzie mogła rozpocząć już 1 października br., czyli umowa z firmą audytorską powinna być zawarta w ostatnim kwartale roku oborowego.

Obligatoryjnie lub po przekroczeniu limitów

W przypadku badania ustawowego, pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana z firmą audytorską na okres nie krótszy niż dwa lata, z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy. Ustawowe badanie sprawozdania finansowego jest zdefiniowana w art. 64 uor. Zgodnie z tym przepisem obowiązkowemu badaniu podlegają między innymi roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz roczne sprawozdania finansowe kontynuujących działalność:

- banków krajowych, oddziałów instytucji kredytowych, oddziałów banków zagranicznych, zakładów ubezpieczeń, zakładów reasekuracji, głównych oddziałów i oddziałów zakładów ubezpieczeń, głównych oddziałów i oddziałów zakładów reasekuracji oraz oddziałów zagranicznych firm inwestycyjnych;

- spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych;

- jednostek działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi oraz jednostek, o których mowa w art. 2 ust. 2b uor (alternatywne spółki inwestycyjne);

- jednostek działających na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych;

- krajowych instytucji płatniczych i instytucji pieniądza elektronicznego;

- spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji;

- pozostałych jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

– średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,

– suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro,

– przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równo-wartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.

Wielkości wyrażone w euro przelicza się na polskie złote po kursie średnim, ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na dzień bilansowy czyli dla ustalenia obowiązku badania sprawozdania finansowego za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2018 roku należy sięgnąć po dane z 2017 roku. Po przeliczeniu będą się one kształtować się następująco:

- dla bilansu – 2 500 000 euro x 4,1709 zł/euro = 10 427 250 zł;

- dla przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych – 5 000 000 euro x 4,1709 zł/euro = 20 854 500 zł.

Kiedy wolno się wycofać

Oprócz obowiązku zawarcia umowy z audytorem kierownik jednostki ma prawo w szczególnych przypadkach rozwiązać taką umowę. Zgodnie z art. 66 ust. 7 uor rozwiązanie umowy o badanie sprawozdania finansowego jest możliwe jedynie w sytuacji zaistnienia uzasadnionej podstawy. Za uzasadnioną podstawę uznaje się w szczególności:

- wystąpienie zdarzeń uniemożliwiających spełnienie wymagań określonych przepisami prawa dotyczącymi przeprowadzenia badania, zasadami etyki zawodowej, niezależności lub krajowymi standardami wykonywania zawodu;

- niedotrzymanie warunków umowy innych niż skutkujące możliwością wyrażenia opinii z zastrzeżeniami, opinii negatywnej lub odmowy wyrażenia opinii;

- przekształcenia, zmiany właścicielskie, zmiany organizacyjne uzasadniające zmianę firmy audytorskiej lub nieprzeprowadzenie badania.

O rozwiązaniu umowy o badanie sprawozdania finansowego kierownik jednostki oraz firma audytorska informują niezwłocznie, wraz z podaniem stosownego wyjaśnienia przyczyn rozwiązania umowy, Krajową Radę Biegłych Rewidentów. Jeśli badanie dotyczy jednostki zainteresowania publicznego, to o rozwiązaniu umowy należy poinformować także Komisję Nadzoru Finansowego.

Uwaga! Artykuł 66 ust. 8 uor jasno podkreśla, że różnice poglądów w zakresie stosowania zasad rachunkowości lub standardów badania nie są uzasadnioną podstawą rozwiązania umowy o badanie sprawozdania finansowego.

Współpraca zaplanowana

Poza tym, na podstawie art. 67 ust. 1 uor, kierownik jednostki powinien zapewnić biegłemu rewidentowi, przeprowadzającemu badanie sprawozdania finansowego, dostęp do ksiąg rachunkowych oraz dokumentów księgowych i wszelkich innych dokumentów, a także udzielić odpowiednich informacji lub wyjaśnień, które są niezbędne do sporządzenia sprawozdania z badania. Dlatego warto dokładnie zaplanować proces badania sprawozdania finansowego, ponieważ współpraca z biegłym rewidentem, jako dodatkowa czynność obok codziennych zadań, może być czasochłonna i absorbująca.

Przepisy przewidują sankcje

Artykuł 4 ust. 5 uor wskazuje kierownika jednostki, jeśli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, jako osobę odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Zgodnie z art. 4a uor kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności (w tym także skonsolidowane sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej) spełniały wymagania przewidziane w uor. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie powyższych obowiązków. Należy na koniec podkreślić, że art. 77 i 79 uor przewidują – w przypadku niedopełnienia obowiązków związanych ze sprawozdaniem finansowym – kary grzywny albo pozbawienia wolności (lub obie te kary łącznie). Sankcjonowane czynności związane z badaniem sprawozdania finansowego to między innymi: