- poinformowano klienta o wszelkich istotnych błędach podczas inwentaryzacji, tak aby mogły zostać podjęte odpowiednie działania naprawcze,
- odnotowano okoliczności popełnienia błędu,
- sporządzono szczegółowe notatki na dokumentach roboczych, mające później pozwolić na ich weryfikację z arkuszami inwentaryzacyjnymi,
- warunki składowania w firmie zapewniają ochronę przed zniszczeniem i dostępem nieuprawnionych osób,
- produkcja była wstrzymana podczas spisu (jeśli nie, to trzeba opisać procedury stosowane w celu kontrolowania obrotu zapasami),
- na wszystkich drukach ścisłego zarachowania została przeprowadzona kontrola numerów.
Bez ruchów w magazynie
Ważne jest, żeby podczas spisu z natury w magazynie nie odbywały się żadne obroty zapasami. Jest to bardzo istotne, gdyż często obserwatorzy nie są zorientowani w specyfice materiałów, których jednostka używa w procesie produkcji lub towarów, którymi handluje. Dlatego każdy ruch zapasów w magazynie powinien być odnotowany, nawet gdy – według przedstawiciela biegłego rewidenta – jest to tylko dziwne przemieszczanie się wózków widłowych.
Kluczowa kontrola
Po zakończonej inwentaryzacji biegły rewident powinien przystąpić do kontroli poinwentaryzacyjnej. Jest ona opisywana za pomocą raportu, który powinien zawierać informacje o:
- wszelkich różnicach wykrytych podczas inwentaryzacji oraz o tym czy zostały one wyjaśnione w wystarczającym stopniu,
- obserwowanych ruchach towarów między poszczególnymi obszarami podczas inwentaryzacji,
- tym, że wszystkie towary niebędące własnością klienta zostały odpowiednio oznakowane oraz oddzielone od pozostałych,
- obserwowanych wszelkich dostawach oraz wysyłkach towarów mających miejsce podczas inwentaryzacji,
- sprawdzeniu numeracji formularzy inwentaryzacyjnych,
- zapasach przechowywanych luzem (czy odnotowano oraz oceniono metody zastosowane w celu kontroli i oszacowania stanu tych zapasów),
- niedoskonałościach procedur, które zostały przedyskutowane z odpowiedzialnym pracownikiem klienta oraz usunięte podczas inwentaryzacji.
Procedurą kończącą udział biegłego w inwentaryzacji jest sprawdzenie rozliczenia jej wyników. Są to w zasadzie czynności matematyczno-księgowe. Chodzi o sprawdzenie, jakie były różnice inwentaryzacyjne, jak zostały zaksięgowane i czy obejmowały one ubytki lub nadwyżki akceptowane przez kierownictwo jednostki.
Trzeba też pamiętać, że zakres obowiązków biegłego rewidenta obserwującego spis z natury jest związany z rodzajem inwentaryzowanych aktywów. Inne są obowiązki biegłego obserwującego inwentaryzację nieruchomości inwestycyjnych lub środków trwałych, inne natomiast, gdy spisowi będą podlegały zapasy. Rodzaj zapasów ma istotny wpływ na zakres uczestnictwa biegłego rewidenta w inwentaryzacji.
Obowiązkowe elementy zarządzenia
Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji powinno zawierać następujące informacje:
- przedmiot spisu,
- miejsce spisu,
- datę, kiedy należy przeprowadzić spis,
- dni i godzinę rozpoczęcia spisu,
- wskazanie osób mających przeprowadzić spis,
- wskazanie osób nadzorujących przebieg spisu w określonych miejscach
- informację, czy wymieniono wszystkie miejsca przechowywania zapasów.
W praktyce stosuje się także inwentaryzację testową lub wyrywkową
Tomasz Diering, menedżer w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro w Poznaniu
Bardzo często jest tak, że biegły rewident nie bierze udziału w całej inwentaryzacji, która trwa kilka dni. W tym przypadku biegły prowadzi tzw. inwentaryzację testową. Audytor określa próbę badawczą, która powinna obejmować pozycje wybrane z arkuszy inwentaryzacyjnych aktualnego spisu z natury. Najważniejsze jest jednak, aby próba stanowiła istotną wartość zapasów. Dobór próby zależy od biegłego rewidenta. Jego profesjonalny osąd oraz często metodologia stosowana przez konkretne firmy audytorskie są kluczowe w doborze próby. Niemniej jednak musi to być próba na tyle istotna wartościowo, aby dała potwierdzenie, że zapasy są rzetelnie i prawidłowo zaprezentowane w księgach rachunkowych.
W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest zastąpienie udziału biegłego rewidenta w spisie innymi czynnościami. Dobrym przykładem takiego postępowania jest wyrywkowa inwentaryzacja przeprowadzona w obecności biegłego w niedługim czasie po właściwym spisie z natury, a następnie zrolowanie wyników obserwacji. Rolowanie odbywa się na zasadzie analizy zapisów księgowych i magazynowych w połączeniu ze sprawdzeniem dokumentów PZ oraz WZ. Jednak w przypadku, gdy biegły nie wziął udziału w spisie i nie było możliwe zastosowanie alternatywnych procedur potwierdzających istnienie, kompletność i przydatność zapasów, zachodzi ograniczenie zakresu badania, które wpływa na niemożność wyrażenia opinii o sprawozdaniu finansowym. W zależności od istotności stanu zapasów jako pozycji sprawozdania finansowego, biegły rewident może zdecydować się nawet na odmowę wydania opinii.