fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe

Fotolia.com
Kierownik każdej jednostki, która stosuje przepisy ustawy o rachunkowości ma obowiązek przechowywania dokumentów księgowych, sprawozdań i ksiąg przez określony czas, co przede wszystkim związane jest z możliwą kontrolą uprawnionych organów państwa.

W większości podmiotów gospodarczych rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Oznacza to, że aktualnie kończą one proces zamykania roku oraz finalizowania sprawozdania finansowego. Kompletne sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane przez kierownika jednostki i zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników, akcjonariuszy lub inny organ upoważniony do tego zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zgodnie bowiem z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega co do zasady zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego – w przypadku roku obrotowego pokrywającego się z kalendarzowym jest to 30 czerwca. Warto zaznaczyć, że organ zatwierdzający oraz pełniący funkcję kierownika jednostki zależą od formy prawnej jednostki gospodarczej.

Uzupełnione o niezbędne podpisy i zatwierdzone sprawozdanie finansowe jest zwykle odkładane ad acta. Podkreślić należy, że w stosunku do lat ubiegłych w prawie bilansowym nastąpiły dwie istotne zmiany w zakresie sprawdzań finansowych. Pierwsza zmiana dotyczy okresu, przez jaki sprawozdanie finansowe powinno być archiwizowane – skrócono okres przechowywania z przechowywania trwałego na obowiązek przechowywania tych dokumentów przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Druga zmiana wiąże się z formą, w jakiej dokument należy sporządzić.

Aktualnie, zgodnie z art. 45 ust. 1f uor sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Wiele jednostek gospodarczych decyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, która specjalizuje się w zagadnieniach przechowywania dokumentacji papierowej oraz cyfrowych nośników informacji, a także nadzoruje ich sprawne i bezpieczne niszczenie.

W takiej sytuacji służby księgowo-finansowe bardzo często opierają się na wewnętrznej procedurze, która określa i opisuje zasady archiwizacji w danym podmiocie gospodarczym. Stosowanie tego rodzaju wewnętrznych regulacji daje pewność, że dochowane są okresy archiwizacji wymagane postanowieniami uor, a dokumenty niezniszczone są łatwo osiągalne w przypadku, gdy pojawia się taka konieczność. Ważne, aby dokonano aktualizacji posiadanej procedury, aby dostosować ją do nowego brzmienia art. 74 ust. 1 uor.

W tym momencie warto przypomnieć również, jakie są zasady przechowywania nie tylko sprawozdań finansowych, ale wszystkich danych księgowych. Zgodnie z art. 71 uor politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna uwzględnić również stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych, dobór stosownych środków ochrony zewnętrznej, systematyczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych oraz zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

W art. 74 uor nałożono na podmioty gospodarcze wymagania związane z przechowywaniem danych księgowych. W celu ustalenia, przez jaki okres należy przechowywać dany dowód księgowy, spółka musi określić, jakiego rodzaju jest to dokument. Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 74 ust. 3 uor okres przechowywania podany w tabeli oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dowody księgowe dotyczą. Ustawa o rachunkowości określa poza tym minimalny czas przechowywania danych księgowych.

Oznacza to, że dana jednostka może, ale nie musi, przechowywać dokumenty dłużej – nie powinna natomiast wskazanego w przepisach okresu skracać. Przy ustalaniu okresu przechowywania dokumentów należy wziąć pod uwagę również inne przepisy obowiązujące dane kategorie dokumentów wynikające na przykład z ustaw podatkowych czy prawa pracy.

Podkreślenia wymaga również fakt, że właściwe przechowywanie danych księgowych odpowiada kierownik jednostki. Mówi o tym art. 4 ust. 5 uor, który wskazuje, że to kierownik jednostki, jeśli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Jeżeli nie zajmuje się danymi zagadnieniami osobiście, to odpowiada za niewypełnienie czynności nadzorczych.

Magdalena Kraszewska-Szuba

podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 351)

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA