Treść wskazanego przepisu oznacza przede wszystkim wykluczenie możliwości składania sprawozdań finansowych i innych dokumentów wskazanych w art. 69 uor za pomocą papierowych formularzy oraz konieczność skorzystania z formy elektronicznej. Zgłoszenie dokumentów finansowych powinno obecnie nastąpić za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnianego przez ministra sprawiedliwości. System ten umożliwia bezpłatne składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Odciążenie sądów
Czym motywowana jest przedmiotowa zmiana? Jak czytamy w uzasadnieniu projektu ustawy zmieniającej, w okresie od maja do września każdego roku sądy rejestrowe są „zalewane" wnioskami o ujawnienie w rejestrze wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego – liczba tego rodzaju spraw przypadająca na każdego z orzeczników i pracowników sekretariatu w tym okresie wynosi około 50–100 dziennie. Nowowprowadzony system teleinformatyczny ma więc sądy odciążyć, czemu powinien służyć nie tylko wyłącznie elektroniczny sposób składania dokumentów finansowych, ale również wyeliminowanie konieczności ich weryfikacji przez sąd rejestrowy. Do zgłoszenia dokumentów za pomocą systemu teleinformatycznego konieczne będzie dołączenie oświadczenia, że dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości. Zgłoszenie będzie następnie weryfikowane automatycznie – nie będzie natomiast podlegało kognicji sądu rejestrowego. Jak wskazano w uzasadnieniu ustawy zmieniającej, wpis do rejestru przedsiębiorców informacji o złożeniu dokumentów finansowych i wykonaniu obowiązków sprawozdawczych będzie mieć charakter wyłącznie ewidencyjny oraz informacyjny.
Nie dla wszystkich
Ze wskazaną „automatyzacją", wyłączającą faktyczny udział sądu rejestrowego, wiąże się jednak konieczność przyjęcia rozwiązania umożliwiającego łatwą (automatyczną) identyfikację osób składających sprawozdanie finansowe i inne dokumenty za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Jak stanowi art. 19e ust. 2 ustawy o KRS:
„Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem."
Aby skorzystać z udostępnianego przez ministra sprawiedliwości systemu teleinformatycznego umożliwiającego bezpłatne złożenie sprawozdania finansowego i innych dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych należy zatem po pierwsze posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Nie jest to jednak warunek wystarczający – podpis w imieniu jednostki może bowiem złożyć wyłącznie jedna z osób wskazanych w ww. art. 19e ust. 2 ustawy o KRS, tj. przede wszystkim osoba wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania (członek zarządu), wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Co więcej, osoba ta musi posiadać numer PESEL ujawniony w KRS.
Wszystkie te warunki mają na celu umożliwienie prawidłowego działania systemu teleinformatycznego poprzez automatyczną identyfikację osób fizycznych składających podpis w imieniu jednostek wpisanych do KRS. Z drugiej strony jednak w sposób istotny ograniczają dostępność nowego systemu. Przede wszystkim, uniemożliwiają skorzystanie z niego osobom nieposiadającym numeru PESEL – nowa droga składania sprawozdań finansowych i innych dokumentów do KRS jest więc zamknięta na przykład dla spółek kapitałowych, w których jedynymi członkami zarządu są cudzoziemcy nieposiadający numeru PESEL.