Wydatków na prenumeratę nie musimy rozliczać w czasie

W grudniu 2006 r. dokonaliśmy przedpłaty na prenumeratę czasopism na 2007 r., a fakturę wystawioną w grudniu otrzymaliśmy dopiero w styczniu 2007 r. Czy prawidłowe jest ujęcie w 2006 r. przedpłaty na koncie rozrachunkowym i wykazanie w bilansie w pozycji zapasy jako zaliczki na dostawy, a faktury w 2007 r. jako rozliczenia międzyokresowe (prenumerata roczna)? Czy fakturę należałoby raczej ująć w 2006 r. jako rozliczenia międzyokresowe i tak wykazać w bilansie?

Publikacja: 02.07.2007 01:01

Rzeczywiście, w pozycji B I.5 aktywów bilansu, jako jeden ze składników współtworzących pozycję "zapasy", widnieją zaliczki na dostawy.

Systematyka bilansu oraz logika wskazuje jednak na to, że w pozycji tej powinno się ujmować te zaliczki (zadatki, przedpłaty itp.), które dotyczą składników majątku mających po realizacji (otrzymaniu) zaliczkowanej dostawy stać się składnikiem zapasów (tj. - co do zasady - materiałem do dalszego przetworzenia bądź towarem do odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym). Taka ewidencja tych zaliczek jest oczywiście logiczna - pokazuje bowiem, że pewna część aktywów firmy została wydatkowana (alokowana) na poczet zakupu zapasów, których fizyczna dostawa nastąpi w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Wyjąwszy przypadki szczególne, koszty prenumeraty czasopism nie są rozliczane jako składniki zapasów (w szczególności nie są one elementem kalkulacji kosztu wytworzenia produktu). W sensie ekonomicznym są to najczęściej koszty ogólnego zarządu (np. prenumerata pozycji o tematyce finansowo-księgowej), rzadziej koszty sprzedaży (np. publikacje dotyczące rynku oferowanych produktów, czasopisma podejmujące tematykę marketingu).

W niektórych jednak sytuacjach prenumerowany periodyk może być związany z procesem produkcji (branżowe pisma techniczne) i jedynie wówczas można zastanawiać się nad ujmowaniem kosztów jego prenumeraty w tzw. kosztach ogólnoprodukcyjnych, które odnoszone są na koszty wytworzenia produktów (i wówczas zaliczki na prenumeratę takiego czasopisma można by ująć jako zaliczkę na dostawę).

Zakładając jednak, że czytelnik dokonał przedpłaty na poczet prenumeraty czasopisma o tematyce związanej z funkcją zarządu (prasa ekonomiczna) bądź sprzedaży, to nie powinien ujmować jej w pozycji zaliczek na dostawy. Należy też zauważyć, że nie powstał tutaj jeszcze tytuł rozliczenia międzyokresowego we właściwym tego pojęcia znaczeniu, gdyż uiszczona została przedpłata na poczet usługi, która świadczona będzie w roku przyszłym. Dlatego też - moim zdaniem - najbardziej adekwatną pozycją do ujęcia przedpłaty będzie konto innych należności. Ponieważ faktura za prenumeratę, choć dotycząca wpłaty dokonanej w grudniu, wpłynęła w styczniu, to wynikający z niej podatek naliczony może być rozliczony dopiero w rozliczeniu VAT za styczeń.

Zanim zdecydujemy się na rozliczanie prenumeraty w czasie, zastanówmy się, czy w ogóle jest to celowe. Koszty prenumeraty są bowiem najczęściej niewielkie, niemal niezauważalne w ogóle kosztów, jakie generuje przedsiębiorstwo. Tymczasem w prawie bilansowym funkcjonuje zasada istotności, którą możemy tutaj zastosować. Jednorazowe odniesienie kosztów prenumeraty (stanowiących częstokroć promil kosztów ogółem) nie zniekształci nam przecież obrazu sytuacji majątkowej ani finansowej firmy, tak samo, jak nie zniekształca go powszechnie praktykowane jednorazowe odnoszenie w koszty składników wyposażenia czy środków trwałych o niewielkiej wartości. Pamiętajmy też, że sposób księgowego ujęcia prenumeraty będzie miał skutki podatkowe w zakresie zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, o czym poniżej.

Uiszczona w grudniu przedpłata na prenumeratę roczną za 2007 r. może być rozliczona w ciężar kosztów bilansowych w 2007 r., a więc w tym, którego dotyczy.

Koszt takiej prenumeraty ma naturalnie charakter kosztu pośredniego. Zatem podatkowo rozliczymy go zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Przepis ten mówi, że koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, to w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Przez moment poniesienia kosztu ustawodawca każe rozumieć dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w razie braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Zaksięgowanie kosztu rozliczanego międzyokresowo (tzw. rozliczenie międzyokresowe czynne) następuje w momencie uznania konta64 "Rozliczenia międzyokresowe" i obciążenia właściwego konta zespołu 5 (gdy księgujemy koszty w zespole rodzajowym i funkcjonalnym) lub konta 490 "Rozliczenie kosztów" (gdy prowadzimy ewidencję wyłącznie w układzie rodzajowym).

W rezultacie:

- jeśli podatnik opłacił z góry roczną prenumeratę czasopisma, a okres prenumeraty pokrywa się z jego rokiem obrotowym, i zamierza na przestrzeni tego roku dokonywać rozliczenia międzyokresowego jej kosztów, to do kosztów podatkowych będzie zaliczał tę prenumeratę równolegle do dokonywanych odpisów rozliczenia międzyokresowego,

- jeśli podatnik opłacił z góry prenumeratę czasopisma, a okres prenumeraty pokrywa się z jego rokiem obrotowym, i uznał, że wydatek z uwagi na istotność odpisze jednorazowo w koszty, to może wraz z tym księgowaniem zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów,

- jeśli podatnik opłacił prenumeratę, a okres tej prenumeraty wychodzi poza bieżący rok obrotowy, to bez względu na ujęcie księgowe powinien on wyłączyć z kosztów uzyskania bieżącego roku tę część wydatku na prenumeratę, która proporcjonalnie przypada na rok przyszły.

Ponieważ wydawnictwa najczęściej proponują okresy prenumeraty pokrywające się z rokiem kalendarzowym lub jego częściami (kwartał, półrocze), problem "wychodzenia" okresu prenumeraty poza rok podatkowy nie będzie zbyt częsty. Oczywiście będzie się to częściej zdarzać u podatników, u których rok podatkowy nie pokrywa się z kalendarzowym. Autor jest biegłym rewidentem.

Księgowania w księgach 2006 r.:

- WB - uiszczenie przedpłaty - 1000 zł: Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu usług" Ma konto 13 "Rachunek bankowy"

- wpływ faktury VAT - faktura wpłynęła w styczniu, lecz VAT naliczony przeksięgujemy w księgach grudnia na konto rozliczeń międzyokresowych (podatek naliczony, który może być odliczany w kolejnych okresach, powinno się wykazywać właśnie na koncie rozliczeń międzyokresowych). Księgowana kwota to 65,42 zł (1000 x 7/107): Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe" - w analityce - VAT naliczony do odliczenia w przyszłych okresach Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu usług" Księgowania w księgach 2007 r.:

- PK - przeniesienie VAT naliczonego do odliczenia (wprowadzenie go do "rejestru zakupu") - 65,42 zł: Wn konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" - VAT naliczony Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe" - w analityce - VAT naliczony do odliczenia w przyszłych okresach

- PK - zakwalifikowanie prenumeraty do rozliczenia międzyokresowego kosztów zarządu - 934,58 zł: Wn konto 40 "Koszty wg rodzaju" - inne koszty względnie usługi obce Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu usług" oraz równolegle przeniesienie do rozliczenia w czasie: Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe" Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów"

- PK - rozliczenie kosztów przypadających na styczeń (77,88 zł, tj. 1/12 kwoty netto faktury): Wn konto 50 "Koszty ogólnego zarządu" Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów"

Ten zapis będzie powtarzany comiesięcznie aż do pełnego rozliczenia kosztu.

Rzeczywiście, w pozycji B I.5 aktywów bilansu, jako jeden ze składników współtworzących pozycję "zapasy", widnieją zaliczki na dostawy.

Systematyka bilansu oraz logika wskazuje jednak na to, że w pozycji tej powinno się ujmować te zaliczki (zadatki, przedpłaty itp.), które dotyczą składników majątku mających po realizacji (otrzymaniu) zaliczkowanej dostawy stać się składnikiem zapasów (tj. - co do zasady - materiałem do dalszego przetworzenia bądź towarem do odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym). Taka ewidencja tych zaliczek jest oczywiście logiczna - pokazuje bowiem, że pewna część aktywów firmy została wydatkowana (alokowana) na poczet zakupu zapasów, których fizyczna dostawa nastąpi w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Pozostało 90% artykułu
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe