fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Koronawirus: nowa rzeczywistość dla firm rodzinnych

Adobe Stock
Biura rachunkowe to często rodzinne biznesy, które z powodu pandemii są bardziej obciążone pracą, a nierzadko doświadczają także załamania płynności finansowej wskutek zamykania firm przez ich klientów lub nieściągalnych należności.

Rodzinne przedsiębiorstwa szczególnie odczuły obecną rzeczywistość. Wiele restauracji, sklepów, biur rachunkowych zostało odciętych od swoich klientów, a ich obroty drastycznie spadły.

Dotyczy to nie tylko małych firm rodzinnych. Większe firmy, nawet posiadające środki finansowe na dalszą działalność, często mają mocno nadwyrężone łańcuchy dostaw, a tym samym problemy z produkcją i obsługą kontraktów. Według badania przeprowadzonego przez Fundację Firm Rodzinnych, dla 83 proc. badanych ich przedsiębiorstwa są jedynym źródłem utrzymania rodziny, a ponad połowa z nich nie jest w stanie przetrwać dłużej niż jeden miesiąc bez zwalniania pracowników (https://ffr.pl/pl/przedsiebiorcy-wolaja-o-pomoc-dla-83-z-nich-firma-jest-jedynym-zrodlem-utrzymania-rodziny/). Obecna sytuacja wymaga od właścicieli podejmowania decyzji, które istotnie wpłyną na ich przyszłość.

Księgowi, w tym biura rachunkowe, znaleźli się na pierwszej linii walki o przetrwanie nie tylko tych małych, ale również średnich i dużych firm rodzinnych. Dość często również księgowi prowadzą własne firmy rodzinne, a jako ich właściciele sami doświadczają zwiększonej ilości pracy oraz często załamania cash flow wskutek zamykania firm przez ich klientów. Pełniąc rolę zaufanego partnera w biznesie, muszą pomagać w podejmowaniu wielu trudnych decyzji, które pozwolą przetrwać następne miesiące i odpowiednio przygotować przedsiębiorstwa do powrotu koniunktury. I wierzyć, że ten powrót nastąpi.

Czytaj także: Tarcza antykryzysowa: firmy rodzinne nie mogą liczyć na pomoc państwa

Właściciele rodzinnych firm mają możliwość pełnego kształtowania polityki firmy praktycznie w każdym aspekcie. Decydują o inwestycjach, zakupach lub sprzedaży aktywów, ustalaniu kluczowych wskaźników oraz wyborze osób pomagających w zarządzaniu firmą. Tym samym mogą zapewnić jej długotrwały sukces lub też – w wyniku błędnych decyzji – zakończyć jej funkcjonowanie. Jest to szczególnie widoczne teraz, gdy bez presji udziałowców mogą podejmować decyzje, dotyczące przyszłości ich przedsiębiorstw.

Jednak okoliczności są o tyle niesprzyjające, że nikt nie dysponuje pełnym obrazem sytuacji, a wszystkie przewidywania co do konsekwencji COVID-19 trudno w tej chwili uznać za wiarygodne. Powoduje to konieczność podejmowania wielu trudnych decyzji bez dostępu do wiarygodnych danych – nawet szacunkowych. Często bowiem nie ma możliwości utrzymania całego przedsiębiorstwa i konieczne jest poświęcenie jakiejś jego części. Lepiej zatem w kryzysie „odchudzić" działalność niż w całości doprowadzić ją do upadku. Obecna sytuacja może jednak przynieść nie tylko przetrwanie firmy, ale wręcz jej rozwój. Kluczową rolę mogą odegrać tutaj sprawni menedżerowie, doradcy właściciela, ale najważniejsi są księgowi, którzy mają najlepsze rozeznanie w sytuacji przedsiębiorstwa. Konieczne decyzje, dla podjęcia których niezbędne są dane z systemów księgowych, szeroka wiedza na temat działalności firmy oraz wsparcie kompetentnej osoby znającej się na finansach, to:

- ustalenie, jaka część firmy powinna przetrwać, a jaka może zostać sprzedana lub zlikwidowana,

- ułożenie na nowo struktury przedsiębiorstwa,

- wsparcie w ustalaniu planu sukcesji,

- przygotowanie nowej strategii przetrwania i działania firmy,

- opracowanie planu w przypadku kolejnej fali pandemii.

Przezwyciężaniu problemów, stworzonych przez nową rzeczywistość, posłuży dokładne przemyślenie i przeanalizowanie wskazanych obszarów.

Co zostawić, a co sprzedać

Kluczowa decyzja, przed którą stają właściciele biznesów rodzinnych, to ustalenie, jaka część przedsiębiorstwa jest najbardziej istotna do przetrwania, a bez jakiej można dalej działać. To konieczne, ponieważ sytuacja może wymagać szybkich decyzji pod dużą presją czasu. Pozbycie się części biznesu, który do tej pory nie przynosił zamierzonych efektów, ale ma wartość rynkową, może być koniecznością, z którą należy się zmierzyć. Dużo prościej jest rozwijać firmę, która ma już część generującą przychody, niż budować wszystko na nowo. Kluczowe przed sprzedażą albo likwidacją firmy lub jej części są odpowiedzi na następujące pytania:

- Jaka część przedsiębiorstwa może być sprzedana, a jaka musi zostać utrzymana, żeby zapewnić jego przetrwanie?

- Czy w biznesie powinni i czy mogą pojawić się nowi udziałowcy?

- Czy firma jest gotowa na zmianę osób nią zarządzających?

Odpowiedzi na pytania, poparte właściwą analizą, pozwolą dość szybko ustalić obszar generujący wartość przedsiębiorstwa. Na tym etapie bardzo ważna jest współpraca z księgowym, który pomoże dokładnie ustalić miejsca powstawania kosztów i przychodów.

Przejrzeć strukturę firmy i jej zarząd

Bardzo istotne dla przetrwania rodzinnej firmy jest precyzyjne ustalenie, kto odpowiada za działalność określonego jej obszaru:

- W jaki sposób są podejmowane decyzje w firmie?

- Czy we wszystkie decyzje jest zaangażowany właściciel?

- Czy są wyznaczone osoby, mogące w razie problemów, podjąć szybkie decyzje?

Firmy rodzinne powinny stworzyć zespoły szybkiego reagowania, składające się w miarę możliwości z osób ze wszystkich jej działów oraz z zewnętrznych ekspertów. Kluczową osobą w takim zespole będzie księgowy, bez względu na to czy jest to osoba z wewnątrz, czy też z zewnątrz organizacji. Osoby z zewnątrz – co zrozumiałe – słabiej znają specyfikę jednostki. Jednak spojrzenie z zewnątrz może ułatwić wypracowanie nowatorskich recept na kryzys.

Kryzys wywołany pandemią wymaga zdecydowanie szybszego podejmowania decyzji i wprowadzania ich w życie, niż miało to miejsce do tej pory. Tempo zmian niewątpliwie jest zaskakujące dla wielu właścicieli firm, aczkolwiek zbyt długie zwlekanie z ich podjęciem może być bardzo ryzykowne.

Zaktualizowanie planu sukcesji

W firmach rodzinnych bardzo często decyzje podejmuje jedna osoba – zazwyczaj głowa rodziny. Jeśli z jakiś powodów jej zabraknie, organizacje mają problem z bieżącym funkcjonowaniem. W wyniku braku odpowiedniego przygotowania planu sukcesji przedsiębiorstwa, znajdujące się w rękach spadkobierców, praktycznie z dnia na dzień stają się niezdolne do podjęcia jakichkolwiek działań.

W idealnych warunkach firmy rodzinne przekazują władzę z pokolenia na pokolenie według precyzyjnie przygotowanego planu, który zarówno determinuje czas nastąpienia sukcesji, nową strukturę właścicielską, jak również dokładnie określa w czyich rękach będzie władza do podejmowania finalnych decyzji. Jednak coraz więcej przedsiębiorstw doświadcza skutków zmieniającego się otoczenia, gdzie dokładnie zaplanowane działania nie mają zbyt dużo wspólnego z rzeczywistością. Powoduje to wiele względów, m.in. takich jak:

- niechęć młodszego pokolenia do przejmowania firmy i brania na siebie odpowiedzialności,

- brak biznesowego przygotowania oraz podstawowej wiedzy niezbędnej do prowadzenia przedsiębiorstwa,

- konflikty w rodzinie mające destrukcyjny wpływ na otoczenie firmowe,

- wymagania stawiane przyszłym liderom w postaci całkowitego podporządkowania się seniorom rodu,

- brak zbieżności celów, a wręcz ich rozbieżność między członkami rodziny,

- wydłużenie się aktywności biznesowej seniorów rodu.

Sytuacja spowodowana koronawirusem paradoksalnie jest dobrym momentem na podjęcie rozmów o przyszłości firmy. Niestety wirus, tak jak i inne naturalne wypadki, może bardzo szybko pozbawić przedsiębiorstwo osoby, która będzie w stanie podjąć odważne decyzje czy wykonać tak prozaiczne czynności, jak polecić wypłatę wynagrodzeń lub przedłużenie linii kredytowych. Brak przygotowania kolejnego pokolenia do działań na rzecz rodzinnej firmy objawia się w takich momentach zwykle chęcią jak najszybszego sprzedania aktywów lub całkowitego odcięcia się od biznesu i podjęcia pracy w innym miejscu.

Sytuacja ta jest zupełnie niepożądana z punktu widzenia seniorów, aczkolwiek spowodowana ich wcześniejszą bezczynnością. W związku z wydłużaniem się oczekiwanej długości życia, a w konsekwencji aktywności biznesowej seniorów, warto rozważyć przekazanie władzy jeszcze młodszemu pokoleniu. Często bywa to uzasadnione lepszym przygotowaniem młodych osób do funkcjonowania w cyfrowej rzeczywistości, a także posiadaniem przez nich umiejętności zupełnie nieznanych starszym osobom. W konsekwencji biznes zostaje przekazany w ręce wnuków, a nie dzieci.

W przypadku rodzinnych biur rachunkowych również bardzo istotne jest odpowiednie przygotowanie do przekazania władzy. Osoby czekające zbyt długo, mogą stracić pewność siebie i poczuć się przytłoczone przez rodziców. Należy zatem jak najszybciej uwzględniać młodsze pokolenie w podejmowaniu decyzji oraz współrządzeniu firmą. W przeciwnym razie może to spowodować całkowity brak zainteresowania biznesem oraz skłonić do wybrania zupełnie innej, niezwiązanej z rachunkowością ścieżki kariery.

Nowa strategia

Osoby zarządzające rodzinnym przedsiębiorstwem stoją obecnie przed dużym wyzwaniem i powinny szybko podjąć wiele istotnych decyzji dotyczących dalszej działalności. Kluczowe może być odpowiedzenie sobie na pytania:

- W jaki sposób odpowiadamy na kryzys z punktu widzenia organizacji, np. czy obniżamy wynagrodzenia, czy w dalszym ciągu utrzymujemy terminy płatności dla klientów, czy wydłużamy terminy płatności oraz jakie straty finansowe są w stanie pokryć właściciele?

- Czy jesteśmy gotowi odsprzedać udziały w swojej firmie w przypadku nawrotów pandemii?

- Czy jesteśmy przygotowani na redukcję dywidendy?

- Jaki mamy plan finansowania przedsiębiorstwa?

- W jaki sposób planujemy komunikację z pracownikami oraz w grupie zarządzającej firmą?

Strategia powinna zostać szybko przekazana, jej wykonanie sprawdzane na bieżąco i to pozwoli firmie przetrwać ten trudny okres, a także dostarczy wielu narzędzi niezbędnych w razie powrotu pandemii. Umożliwi również właścicielowi firmy bieżący dostęp do informacji i szybkie reagowanie, jeśli będzie taka konieczność. To kluczowe, szczególnie dla biur rachunkowych, dla których sytuacja kryzysowa, z jaką mamy obecnie do czynienia, oznacza więcej pracy na rzecz klientów, poruszanie się wśród zmieniających przepisów i wiele innych problemów związanych zarówno z działalnością klientów, jak i własną.

Właściciele firm muszą być przygotowani na wiele kompromisów, nawet jeśli są one dla nich bardzo trudne. Najważniejsze to wiedzieć, co jest absolutnie niezbędne dla przetrwania firmy.

Pamiętajmy, że biura rachunkowe, działające w Polsce, to bardzo często też firmy rodzinne. Oprócz opisanych komplikacji muszą też radzić sobie ze stresem, wynikającym z panującej pandemii.

Warto jednak potraktować obecną sytuację jako okazję dla właścicieli firm do głębszej analizy istniejących warunków oraz do wyznaczenia kierunków zmian i nowych dróg rozwoju. Prowadzenie firmy to wykres sinusoidalny, należy być przygotowanym nie tylko na wzloty, ale również na upadki. Skupienie uwagi na najważniejszych elementach biznesu pozwoli łatwiej przetrwać taki okres we względnym spokoju i porządku.

Firmy rodzinne charakteryzują się cechami, które pozwalają im przetrwać lepiej niż innym przedsiębiorstwom. Opanowanie, planowanie, a także zaufanie i rodzinne wsparcie powinno im pozwolić przetrwać obecną, jak i potencjalnie kolejną, falę pandemii.

Sebastian Goschorski wiceprezes zarządu Oddziału Okręgowego w Szczecinie Stowarzyszenia Księgowych w Polsce; Business Development Partner, Head of China Desk, RSM Poland

Dr hab. Stanisław Hońko prof. Uniwersytetu Szczecińskiego, wiceprezes Zarządu Głównego SKwP, doradca podatkowy

Księgowi, w tym biura rachunkowe, są cichymi bohaterami czasów pandemii. Klienci zapominają o ich istnieniu, jeżeli wszystko działa dobrze. To przez ręce księgowych przeszły wszystkie wnioski w ramach tarcz antykryzysowej i finansowej. To księgowi będą zobowiązani do rozliczania otrzymanej przez przedsiębiorców pomocy. A przecież nikt nie zwolnił księgowych z ich zwykłych, codziennych obowiązków. Pracownicy w czasie pandemii zwykle regularnie otrzymują wynagrodzenia, nie martwiąc się za bardzo o bezpieczeństwo specjalistów z obszaru kadr i płac. Warto zatem zadać przedsiębiorcom kilka pytań: czy wyobrażają sobie, że: ? księgowi lub specjaliści ds. kadr i płac przestaną wykonywać swoje obowiązki? ? biuro rachunkowe, zajęte ratowaniem własnej sytuacji, nie zdąży w terminie rozliczyć zobowiązań podatkowych swoich klientów? ? samodzielnie, bez pomocy księgowych, będą zgłębiać przepisy wprowadzające kolejne etapy tarcz? Jeżeli odpowiedź brzmi „nie", to warto zadać kolejne pytanie: w jaki sposób przedsiębiorcy doceniają księgowych i biura rachunkowe? Nie chodzi tylko o kwestię wynagrodzeń, bo w czasie kryzysu każda złotówka w firmie jest oglądana z dwóch stron. Chodzi również – a może przede wszystkim – o to, aby przedsiębiorca traktował księgowego jak partnera i szanował jego wysokie kompetencje. Wtedy okaże się, że księgowy może pomóc w uratowaniu firmy, a być może wskaże również nisze, w których firma może się rozwijać. Nawiązując zaś do rodzinnych biur rachunkowych, należy stwierdzić, że ich obecna sytuacja jest podwójnie trudna. Walczą nie tylko o przetrwanie swojego biura, ale również – obawiając się utraty klientów – muszą wykonywać dodatkowe obowiązki za darmo, w ramach zwykłej opłaty za usługi księgowe. Warto, aby przedsiębiorcy korzystający z ich usług pamiętali o tym, że za dodatkową pracę należy zapłacić. Mam nadzieję, że te zobowiązania zostaną kiedyś, w bogatszych czasach, uregulowane. Księgowi z całą pewnością o tym nie zapomną.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA