Nagrody i premie pracownicze w księgach rachunkowych

Pracownicy mogą otrzymywać od przedsiębiorcy-pracodawcy – jako ekwiwalent za wykonaną pracę – nagrody i premie o charakterze pieniężnym lub rzeczowym. Stanowią one fakultatywny, zmienny składnik wynagradzania w ramach danego systemu płacowego, który uzależniony jest od wydajności, czyli faktycznych wyników pracy. Nagrody i premie, jako świadczenia komplementarne (uzupełniające) w stosunku do wynagrodzenia zasadniczego, wypłacane są periodycznie, z różna częstotliwością, np. w odstępach miesięcznych, kwartalnych, półrocznych lub rocznych. Mają ona charakter uznaniowy, uwarunkowany subiektywnym osądem pracodawcy, a ich wysokość determinowana jest wynikiem finansowym osiąganym przez przedsiębiorstwo, w warunkach braku weryfikowalnych i możliwych do kontroli, konkretnych kryteriów. W przypadku nagród i premii uznaniowych, pracownikowi nie przysługuje roszczenie o ich wypłatę. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zostały one pracownikowi przyznane, ale nie wypłacone.

Zobacz: Operacje gospodarcze związane z wypłacaniem (przekazywaniem) pracownikom nagród wymagają ujęcia w księgach rachunkowych przedsiębiorcy-pracodawcy (pdf)

Czytaj też:

Regulamin wynagradzania: z przyznawania nagród i premii można się wycofać

Czy to premia, czy nagroda

Wyjątkiem jest premia regulaminowa, o której przyznaniu pracownikowi decydują warunki określone w zawartej z nim umowie o pracę lub zakładowym regulaminie wynagradzania, tworzonym zgodnie z art. 772 Kodeksu pracy (dalej: k.p.). Premia regulaminowa – podobnie jak przysługujące pracownikom wynagrodzenie zasadnicze – ma charakter roszczeniowy, gdyż źródło jej powstania nie stanowi efektu swobodnej oceny pracodawcy, lecz precyzyjne zasady ustalone w wewnętrznych przepisach płacowych jednostki. Szczególnym rodzajem premii regulaminowej jest nagroda jubileuszowa, której przyznanie i wysokość uzależniona jest od stażu pracy Ma ona charakter świadczenia wynagrodzeniowego i roszczeniowego).

Komu należy się premia uznaniowa

Zgodnie z art. 105 k.p., pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia.

Wszelkiego rodzaju nagrody (premie) stanowią specyficzne wynagrodzenie za dobrze wykonaną pracę, czego wynikiem jest osiągnięty dochód, podlegający następnie opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jednocześnie nagrody te mają charakter motywacyjny i służą osiągnięciu dobrych wyników (przychodów) w przyszłości, czyli kolejnych latach.

Jak każde inne świadczenia pracownicze, nagrody i premie są nierozerwalnie związane z  działalnością gospodarczą przedsiębiorcy, wywierającą wpływ na generowane przez niego przychody. Ich celem jest dodatkowe motywowanie pracowników do efektywnej pracy oraz zapewnienie im dodatkowego wynagrodzenia, zapobiegającego ich odejściom do konkurencyjnych podmiotów (por. wyrok NSA z 1 grudnia 2017 r., II FSK 3195/15).

Tym samym, podobnie jak wynagrodzenie zasadnicze, nagrody i premie mają wpływ na wyniki przedsiębiorstwa, zwłaszcza jeżeli ich wysokość będzie uzależniona od faktycznych wyników firmy, czyli: zysku osiągniętego z tytułu współpracy z konkretnym klientem, zyskiem netto, czy EBIT.

Pamiętać również należy, że pracownikom będzie przysługiwała nagroda lub premia pod warunkiem spełnienia przesłanek ich otrzymania, przewidzianych postanowieniami wewnątrzzakładowego aktu normatywnego obowiązującego u pracodawcy (np. zakładowego lub ponadzakładowego układu zbiorowego pracy).

Źródłem wypłacanych pracownikom nagród (premii) mogą być zarówno środki pieniężne pochodzące z bieżącej działalności przedsiębiorstwa, jak i wypracowany w danym roku obrotowym zysk netto. W zależności od źródła finansowania wypłaty takiego dodatkowego wynagrodzenia, tj. czy będą to środki obrotowe firmy czy podział wyniku finansowego, różny będzie wpływ tej wypłaty na rachunek podatkowy firmy).

Wypłaty ze środków obrotowych

Wszystkie nagrody (premie) wypłacone ze środków obrotowych firmy, tj. na zasadach analogicznych, jak wynagrodzenie zasadnicze (których wartość określona jest zarówno w sposób stały-ryczałtowy, jak i kalkulowana na podstawie wskaźnika wygenerowanego przez jednostkę zysku), a także nagrody (premie) rzeczowe przekazane pracownikom stanowią dla przedsiębiorstwa-pracodawcy koszt podatkowy ponoszony w celu osiągnięcia przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT; art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), ujmowany w rachunku podatkowym na zasadach przewidzianych dla wynagrodzeń pracowniczych.

Jako przychody ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, będą one stanowiły – zgodnie z art. 22 ust. 6ba w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 4g w zw. z 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT – koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne (tj. w miesiącu, w którym je przyznano), pod warunkiem jednak, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego obie strony. W razie uchybienia temu terminowi, nagrody (premie) będą stanowiły koszty podatkowe w miesiącu ich wypłaty (postawienia do dyspozycji pracownika).

Kosztem podatkowym dla przedsiębiorcy, wypłacającego pracownikom nagrody (premie) (w miesiącu, za który tego typu dodatkowe wynagrodzenie jest należne) będą również odprowadzane od nich składki ubezpieczeniowe w części finansowanej przez przedsiębiorcę jako ich płatnika, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych pod warunkiem, że składki te zostaną opłacone w odpowiednim terminie (art. 22 ust. 6bb w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o PIT; art. 15 ust. 4h w zw. z 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7d ustawy o CIT).

Ponadto, aby móc zaliczyć wypłacone pracownikom nagrody (premie) w ciężar kosztów podatkowych należy pamiętać o spełnieniu następujących, ogólnych warunków:

- wydatek musi zostać poniesiony przez podatnika (tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika; nie stanowią bowiem kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne, niż podatnik),

- wydatek jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- wydatek poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- wydatek został właściwie udokumentowany,

- poniesiony wydatek nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. (Takie samo zdanie wyraził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej interpretacji z 9 listopada 2017 r., 0111-KDIB1-2.4010.258.2017. 2.ANK).

Uwzględnienia wymaga również, że wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców (jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy). W pozostałych przypadkach (tj. gdy przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi niewchodzące w zakres działalności pracodawcy), wartość pieniężna świadczeń w naturze powinna być określona na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Premie wypłacane z wyniku netto

Z kolei, nagrody (premie) wypłacone pracownikom z wyniku finansowego netto (jako rozliczenie/zmniejszenie zysku netto na podstawie uchwały o sposobie jego podziału, podjętej przez organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe za rok ubiegły) nie stanowią dla firmy je wypłacającej kosztów podatkowych. Kosztem takim nie będą również składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw – od nagród i premii wypłaconych w gotówce lub w papierach wartościowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym (art. 23 ust. 1 pkt 37 ustawy o PIT; art. 16 ust. 1 pkt 15a i 40 ustawy o CIT). Znajduje to potwierdzenie w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: z 14 maja 2018 r., (0114-KDIP2-2.4010.116. 2018.1.AS) oraz interpretacji z 30 maja 2018 r., (0114-KDIP2-2.4010.227.2018.1).

Wypłacone pracownikowi nagrody i premie podlegają – co do zasady – oskładkowaniu ZUS (przychody z tego tytułu stanowią podstawę wymiaru składki zdrowotnej i składek na ubezpieczenie społeczne). Wyjątek od tej reguły stanowią (§2 ust. 1 pkt 1, 1a i 24 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe):

- nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej, niż co 5 lat,

- nagrody za wynalazczość oraz za prace badawcze i wdrożeniowe,

- składniki wynagrodzenia (obejmujące również nagrody i premie o charakterze roszczeniowym, a więc nagrody jubileuszowe oraz premie regulaminowe), do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

Podstawą do naliczenia składek ZUS, jeżeli nagrody i premie mają charakter rzeczowy, wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku według cen:

- stosowanych wobec innych odbiorców, niż pracownicy (jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy),

- ich zakupu (w przypadku, gdy przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę).

Od wypłaconych pracownikowi nagród i premii podlegających oskładkowaniu składkami ubezpieczeniowymi (tj. od kwot/wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) pracodawca opłaca składki: na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (art. 104 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy; art. 29 ust. 1 w zw. z art. 2 ust. 1 i art. 10 ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy).