Jak ewidencjonować wynagrodzenie prokurenta

Prokura stanowi pełnomocnictwo udzielone przez przedsiębiorcę, podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa (art. 1091 §1 Kodeksu cywilnego; dalej: k.c.). Zatem, udzielenie prokury jest uznawane za jednostronną czynność prawną (do udzielenia prokury wystarczające jest złożenie oświadczenia woli przez podmiot do tego uprawniony).

Czytaj także: Wynagrodzenie dla prokurenta spółki - co z zaliczkami na PIT

Warunki ustanowienia prokurenta

Przedsiębiorca, który chce udzielić prokury musi pamiętać, że:

- powinna być pod rygorem nieważności udzielona na piśmie;

- prokurentem może być jedynie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, np. pracownik, zleceniobiorca, wspólnik/akcjonariusz spółki kapitałowej, akcjonariusz spółki komandytowo-akcyjnej, komandytariusz;

- może być udzielona kilku osobom łącznie (tzw. prokura łączna) lub oddzielnie (tzw. prokura samoistna, samodzielna);

- może obejmować umocowanie również lub wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej;

- może być ograniczona do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa (tzw. prokura oddziałowa);

- w jej ramach prokurent nie może dokonywać czynności, takich jak: zbycie przedsiębiorstwa, oddanie go do czasowego korzystania, zbycie i obciążenie nieruchomości; do czynności wymagane jest bowiem zgodnie z art. 1093 k.c. pełnomocnictwo do poszczególnej czynności (tzw. pełnomocnictwo szczególne);

- nie może być przeniesiona, ale prokurent może ustanowić pełnomocnika do poszczególnej czynności lub pewnego rodzaju czynności;

- może zostać w każdym czasie odwołana;

- wygasa (co jest równoznaczne z wygaśnięciem uprawnienia do dokonywania czynności w imieniu mocodawcy-przedsiębiorcy):

– wskutek wykreślenia przedsiębiorcy z systemu CEIDG lub z rejestru KRS, a także ogłoszenia upadłości, otwarcia likwidacji oraz przekształcenia przedsiębiorcy,

– wraz ze śmiercią prokurenta,

– wskutek ustanowienia kuratora podlegającego nadzorowi sądu, który go ustanowił dla osoby prawnej, która nie może być reprezentowana lub prowadzić swoich spraw ze względu na brak organu albo brak w składzie organu uprawnionego do jej reprezentowania (w okresie kurateli, prokura nie może być ustanowiona);

– jej dzielenie i wygaśnięcie powinno zostać zgłoszone przez przedsiębiorcę do systemu CEIDG lub rejestru KRS; pamiętać przy tym należy, że zgłoszenie o udzieleniu prokury powinno określać jej rodzaj oraz – w przypadku prokury łącznej – także sposób jej wykonywania.

Wymóg podjęcia uchwały

W spółkach osobowych (jawnej, partnerskiej, komandytowej i komandytowo-akcyjnej), ustanowienie prokury wymaga zgody wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki, zaś jej odwołanie przysługuje każdemu wspólnikowi uprawnionemu do prowadzenia spraw spółki (art. 41 § 1 i § 2, art. 89, art. 103 § 2 oraz art. 126 § 1 pkt 1 Kodeksu spółego handlowych; dalej: k.s.h.). Umowy spółek osobowych może przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony prawa reprezentowania spółki lub, że jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem (tzw. reprezentacja mieszana). Ponadto, otwarcie likwidacji spółki osobowej powoduje wygaśnięcie prokury, a w okresie jej likwidacji nie może być ustanowiona prokura.

W przypadku spółki partnerskiej, której umowa przewiduje powierzenie zarządowi prowadzenia spraw i jej reprezentowania oraz spółek kapitałowych (tj. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej), powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu, zaś odwołanie prokury przysługuje każdemu członkowi zarządu (art. 97, art. 208 §6 i §7 oraz art. 371 §4 i §5 ksh). Jeżeli zarząd spółek kapitałowych jest wieloosobowy, sposób ich reprezentowania określa umowa lub statut spółki. Jeżeli umowa (statut) spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie 2 członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Oświadczenia składane spółce kapitałowej oraz doręczenia jej pism mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.

Podobnie, jak w przypadku spółki osobowej, otwarcie likwidacji spółki kapitałowej powoduje wygaśnięcie prokury i niemożność ustanowienia prokury.

Prokurent powołany w spółce kapitałowej – w myśl art. 214 §1 i art. 387 §1 k.s.h. – nie może być jednocześnie członkiem rady nadzorczej (lub – w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialności – członkiem komisji rewizyjnej). Niecelowe jest powoływanie na prokurenta członka zarządu spółki kapitałowej, jako że z mocy ustawy jest on już uprawniony (podobnie jak wspólnik spółki jawnej, partner w spółce partnerskiej oraz komplementariusz w spółkach: komandytowej i komandytowo-akcyjnej) do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania w zakresie wszystkich czynności sądowych i pozasądowych (art. 29 §1 i §2, art. 39 §1, art. 96 §1, art. 117, art. 137 §1, art. 140 §1, art. 201 §1 w zw. z art. 204 §1, art. 368 §1 w zw. z art. 372 §1 k.s.h.).

Należy też uwzględnić, że w spółkach: jawnej, komandytowej oraz z ograniczoną odpowiedzialnością, których umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, prokura może zostać ustanowiona przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. W takim przypadku, wniosek o wpis do rejestru KRS składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Przedmiotowa uchwała powinna zostać opatrzona kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi lub podpisami zaufanymi (uchwała taka jest równoważna z uchwałą w formie pisemnej) (art. 41 §3 i §4, art. 103 §2, art. 208 §9 i §10 k.s.h.).

Wypłata wynagrodzenia prokurentowi

Pamiętać należy, że podstawą wypłaty prokurentowi wynagrodzenia z tytułu pełnionej przez niego funkcji może być zawarta z nim umowa o pracę, umowa cywilnoprawna (np. umowa zlecenie, umowa o świadczenie usług) lub też akt powołania w oparciu o jednomyślną uchwałę wszystkich członków zarządu (w przypadku powoływania prokurentów w spółkach kapitałowych).

Od wynagrodzenia wypłacanego prokurentowi na podstawie umowy, przedsiębiorca jako płatnik, powinien:

- pobrać i odprowadzić do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, sporządzić na druku PIT-4R

- przesłać w odpowiednim terminie do właściwego urzędu skarbowego deklarację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych,

- sporządzić na formularzu PIT-11 i przesłać w odpowiednim terminie prokurentowi i właściwemu urzędowi skarbowemu informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych (kwoty wykazane w informacji PIT-11, prokurent powinien uwzględnić w rocznym zeznaniu podatkowym), a także pobrać i odprowadzić do ZUS składki ubezpieczeniowe.

Natomiast w przypadku wynagrodzenia wypłacanego prokurentowi wyłącznie na podstawie aktu powołania, przedsiębiorca nie występuje w roli płatnika zaliczek PIT oraz składek ZUS, a tym samym będzie na nim ciążył jedynie obowiązek sporządzenia na formularzu PIT-8C i przekazania w odpowiednim terminie prokurentowi i właściwemu urzędowi skarbowemu informacji o wysokości uzyskanych przez tego prokurenta przychodów, który kwotę tych przychodów powinien wykazać i rozliczyć w rocznym zeznaniu podatkowym.