fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Etapy zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki

Adobe Stock
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przekazać do Krajowego Rejestru Sądowego.

Począwszy od 1 października 2018 r., zgodnie z nowymi zapisami ustawy (art. 45 1f i 1g ustawy o rachunkowości – dalej uor), sprawozdanie finansowe ma być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

W przypadku jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdanie sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (w formacie elektronicznych plików XML).

Podpisanie sprawozdania

W jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie finansowe za 2018 r. powinno było zostać sporządzone w terminie do 31 marca 2019 r., a pod sprawozdaniem powinny były znaleźć się podpisy wszystkich osób zobowiązanych do jego podpisania, a więc osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki, natomiast jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu.

W przypadku gdy sprawozdanie finansowe sporządza jednostka, określona w art. 64 uor, podlega ono obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta. Do badania powinno zostać udostępnione kompletne sprawozdanie finansowe, spełniające wymogi ustawy o rachunkowości, co oznacza, że musi być sporządzone z zachowaniem wymaganej struktury, formy i terminu oraz podpisane przez wszystkie zobowiązane osoby określone przywołaną ustawą.

Niezależnie, ile wersji sprawozdania finansowego sporządziła jednostka, zatwierdzeniu podlega zawsze jego ostateczna wersja. Ostateczna wersja podlega złożeniu do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i tylko ona może być wykorzystywana w obrocie gospodarczym (np. na potrzeby banku).

Pierwsza wersja sprawozdania finansowego przygotowana w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego stanowi potwierdzenie, że sprawozdanie zostało sporządzone w wymaganym przez ustawę terminie. Dlatego, dla celów dowodowych, istotne jest przechowywanie jej – wraz z ostateczną, zatwierdzoną wersją sprawozdania – w określonym ustawowo terminie co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie (art. 74 ust. 1 uor).

Zatwierdzenie

Po przygotowaniu sprawozdania, ewentualnym badaniu przez biegłego i sporządzeniu nowej wersji, kolejnym etapem jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający. W myśl art. 53 uor roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Jak wynika z art. 68 ustawy o rachunkowości, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne oraz spółdzielnie są obowiązane do udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom:

- rocznego sprawozdania finansowego,

- sprawozdania z działalności jednostki oraz

- sprawozdania z badania – jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania,

najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni. Spółka akcyjna udostępnia ponadto akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego.

W przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2018 r. przypada na 30 czerwca 2019 r. (bez znaczenia pozostaje fakt, że jest to niedziela), a termin udostępnienia sprawozdania i wymienionych dokumentów członkom organu zatwierdzającego przypada 15 czerwca 2019 r.

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje formy udostępnienia sprawozdania finansowego. Należy jednak pamiętać, że organ zatwierdzający powinien otrzymać kompletne sprawozdanie finansowe, spełniające wymogi ustawy o rachunkowości (sporządzone z zachowaniem wymaganej struktury, formy i terminu oraz podpisane przez wszystkie zobowiązane osoby). W związku z obowiązkiem sporządzenia sprawozdania w formie elektronicznej udostępnienie go organowi zatwierdzającemu powinno nastąpić w formie elektronicznej w sposób umożliwiający odczytanie sprawozdania. W praktyce, w przypadku sprawozdania przygotowywanego w postaci ustrukturyzowanego pliku XML, jego udostępnienie w formie umożliwiającej zrozumiały odczyt może przysporzyć wielu trudności.

Pomocnym narzędziem służącym zarówno do sporządzenia, jak i do udostępnienia organowi zatwierdzającemu sprawozdania, może być elektroniczny system finansowo-księgowy. Do odczytu sprawozdania, przekazanego, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej w postaci podpisanego pliku XML, może również posłużyć udostępniona przez Ministerstwo Finansów aplikacja dedykowana do sporządzania i odczytu sprawozdań w tej postaci.

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego oznacza, że organ zarządzający jednostki, po jego rozpatrzeniu uznał, że odzwierciedla ono rzetelnie i jasno sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy jednostki. Zatwierdzenie sprawozdania, dla zapewnienia jego ważności, wymaga formy pisemnej. W zależności od formy prawnej jednostki może mieć ono postać oświadczenia woli, uchwały organu zatwierdzającego bądź decyzji organu założycielskiego.

Przekazanie do KRS lub KAS

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, prowadzący księgi rachunkowe, mający obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego, przekazują go za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci odpowiadającej strukturze logicznej udostępnionej przez ministra finansów na podstawie art. 45 ust. 1g uor. Przekazanie sprawozdania finansowego szefowi KAS następuje przed upływem terminu, określającego złożenie zeznania podatkowego, czyli do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przekazują sprawozdanie finansowe wraz z innymi wymaganymi dokumentami do KRS w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania.

Termin przekazania sprawozdania do KRS dla sprawozdań zatwierdzonych 30 czerwca 2019 r. upływa 15 lipca 2019 r.

Przekazując sprawozdanie do KRS, należy złożyć również następujące dokumenty:

- roczne sprawozdanie finansowe w formie ustrukturyzowanego pliku XML,

- sprawozdanie z badania (jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu) w formie elektronicznej (PDF podpisany elektronicznie),

- odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego w formie skanu podpisanego dokumentu,

- odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty w formie skanu podpisanego dokumentu,

- sprawozdanie z działalności (jeśli jednostka na podstawie ustawy o rachunkowości była zobowiązana je sporządzić) w formie elektronicznej (PDF podpisany elektronicznie).

Złożenie wymienionych dokumentów następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, udostępnionego do tego celu przez ministra sprawiedliwości (zgodnie z art. 19e ust. 1 ustawy o KRS). Zamieszczone w repozytorium dokumentów finansowych sprawozdanie finansowe lub sprawozdanie z badania są przesyłane za pośrednictwem wymienionego systemu do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (zgodnie z art. 20 ust. 1g ustawy o KRS).

Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, przekazują sprawozdania do urzędu skarbowego (US) w ciągu 10 dni od zatwierdzenia.

Termin przekazania do US sprawozdań zatwierdzonych 30 czerwca 2019 r. upływa 10 lipca 2019 r.

Podatnicy CIT, z wyłączeniem podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, mający obowiązek sporządzenia, sprawozdania finansowego przekazują je do urzędu skarbowego wraz ze sprawozdaniem z badania (jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania), w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Spółki dołączają dodatkowo odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.

Przekazanie sprawozdania wraz z innymi wymaganymi dokumentami może nastąpić poprzez wysłanie za pośrednictwem poczty elektronicznej adresowanej na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego np. w formie plików PDF bądź doręczenie do urzędu skarbowego na informatycznym nośniku danych.

Sprawozdania finansowe, podlegające obligatoryjnemu badaniu przez biegłego, sporządzane przez jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, ogłasza się w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia. Obowiązek ten wynika z art. 70 uor.

Ministerstwo Sprawiedliwości na stronie internetowej: www.bip.ms.gov.pl w zakładce Działalność/Monitor Sądowy i Gospodarczy zamieściło dodatkowe informacje, dotyczące formy i sposobu złożenia sprawozdania do ogłoszenia w  MSiG.

Do ogłoszenia powinno zostać przekazane sprawozdanie finansowe sporządzone z zachowaniem wymaganej struktury, formy i terminu, podpisane przez wszystkie zobowiązane osoby określone przepisami uor oraz inne wymagane dokumenty. Sprawozdanie finansowe do ogłoszenia powinno być przekazane w punkcie przyjmowania ogłoszeń do MSiG w wyznaczonych sądach albo indywidualnie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (http://pdi.ms.gov.pl).

Daniel Depa, zastępca dyrektora ds. produkcji i rozwoju enova365

Data sporządzenia sprawozdania

Zgodnie ze stanowiskiem, wyrażonym przez Ministerstwo Finansów w postaci odpowiedzi na pytania dotyczące daty sporządzenia sprawozdania i złożenia pod nim podpisów (pytania 51 i 51a), data sporządzenia sprawozdania finansowego to data, na którą następuje oświadczenie wiedzy wraz z potwierdzeniem występowania określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy przez sporządzających sprawozdanie finansowe oraz kierownika jednostki. Oznacza to, że aby sprawozdanie finansowe zostało sporządzone kompletnie w rozumieniu przepisów uor, tj. nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, powinno zostać podpisane również w tym okresie przez kierownika jednostki.

Korekta sprawozdania

Jeżeli po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem, wystąpi konieczność korekty (np. w wyniku korekt zaleconych przez biegłego rewidenta po przeprowadzonym badaniu), to „nowa wersja" takiego sprawozdania powinna być podpisana przez wszystkie zobowiązane osoby wraz z podaniem nowej daty jego sporządzenia.

Datą sporządzenia kolejnej wersji sprawozdania będzie data, z jaką osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, podpisze nową wersję sprawozdania. Bez znaczenia dla prawidłowości omawianego rozwiązania pozostaje fakt, że podpisanie „nowego" sprawozdania nastąpi z datą późniejszą niż 31 marca 2019 r. -

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA