Jak ewidencjonować zwrot towaru

Jeżeli przedsiębiorca się rozmyśli i odda sprzedawcy zakupiony wcześniej towar handlowy, to musi pomniejszyć koszty uzyskania przychodów. Otrzymaną fakturę korygującą powinien ująć w kolumnie 10 podatkowej księgi.

Aktualizacja: 09.06.2016 10:09 Publikacja: 09.06.2016 05:45

Jak ewidencjonować zwrot towaru

Foto: 123RF

Podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Kupił towar handlowy i wziął fakturę. Po dwóch tygodniach zwrócił towar, bo się rozmyślił (sklep przyjmuje zwroty). Podatnik dostał fakturę korygującą. Czy powinien uwzględnić w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oba dokumenty, czy w ogóle nie ewidencjonować ani faktury, ani korekty? Oba dokumenty dostał w tym samym okresie rozliczeniowym (w tym samym miesiącu).

– pyta czytelnik.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów regulują przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Są nimi również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej (zob. § 3 ust. 1 pkt 1 lit. a) rozporządzenia). Rozumiem, że wydatek poniesiony na nabycie towaru handlowego spełniał w momencie zakupu definicję kosztu uzyskania przychodów.

Warunki do spełnienia

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT.

Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Podatnik powinien ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów fakturę dokumentującą zakup tego towaru handlowego. Niewpisanie do podatkowej księgi przychodów i rozchodów kosztu zakupów towarów handlowych może spowodować uznanie podatkowej księgi za nierzetelną >patrz ramka.

Na podstawie dowodów księgowych

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury (zob. § 12 ust. 3 pkt. 1 rozporządzenia). Podatnik powinien zatem ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów fakturę potwierdzającą zakup przedmiotowego towaru handlowego.

Faktura ta powinna zostać wpisana w kolumnie 10 podatkowej księgi, która jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.

Podatnik powinien pamiętać, aby otrzymanie towaru handlowego potwierdzić na fakturze zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła (rozumiem, że towar został dostarczony do zakładu podatnika razem z fakturą).

Otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych (materiały) oraz towarów handlowych musi być bowiem potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup – zgodnie z przepisami rozporządzenia – dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, to należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i zrobić zapis w księdze na podstawie opisu. Opis musi być przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury. Jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę na ten materiał lub towar handlowy w tym samym miesiącu, to opis dołącza do otrzymanej faktury, a zapis w księdze ujmuje na podstawie otrzymanej faktury. Podatnik może nie sporządzać opisu, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, pod warunkiem że specyfikacja spełnia wymogi określone dla opisu (zob. § 16 rozporządzenia).

Niezwłocznie po otrzymaniu

Co do zasady, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 17 ust. 1 rozporządzenia). Podatnik powinien zatem zaksięgować przedmiotową fakturę potwierdzającą nabycie towaru handlowego niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, lub sprzedaży, pamiętając zarazem, że kosztu uzyskania przychodu powstaje w dacie jego poniesienie, tj. w dacie wystawienia faktury.

U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, koszty uzyskania przychodów (dotyczące m.in. zakupu towarów handlowych) są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się tu dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu będącego podstawą do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (zob. art. 22 ust. 4 in principio i ust. 6b ustawy o PIT).

Ze znakiem minus lub na czerwono

Z kolei, zwrot towaru i otrzymanie od dostawcy faktury korygującej dokumentującej ten zwrot obliguje podatnika do korekty kosztu uzyskania przychodów. W tym celu powinien on ująć w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów otrzymaną od sprzedawcy przedmiotowego towaru handlowego fakturę korygującą.

Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być wprowadzane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym (§ 12 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia).

Autor jest doradcą podatkowym

Księga musi być prowadzona rzetelnie i niewadliwie

Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Zgodnie z § 11 rozporządzenia, za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Uważa się ją natomiast za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny.

Zapisy w księdze należy wprowadzać w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów (§ 12 ust. 1 rozporządzenia).

Przykład

Podatnik prowadzi butik z odzieżą. Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzi metodą kasową. Podatnik numeruje wpisy w księdze w podziale na poszczególne miesiące – wpisy numeruje od początku miesiąca, a pierwszy wpis w każdym miesiącu jest oznaczony liczbą porządkową 1. 10 maja 2016 r. podatnik nabył w Firmie X sukienkę celem jej dalszej odsprzedaży. Sukienka stanowiła dla podatnika towar handlowy. Zakup sukienki został udokumentowany fakturą z 10 maja 2016 r. nr 145/05/2016 na kwotę netto 300 zł, plus 69 zł VAT (VAT podlega odliczeniu, nie jest zatem kosztem podatkowym). Towar wraz z fakturą podatnik odebrał w dniu zakupu, tj. 10 maja 2016 r. Firma X honoruje zwroty towarów w terminie 30 dni (bez względu na przyczynę) i 25 maja 2016 r. podatnik zdecydował się na zwrot nabytej uprzednio sukienki. Na udokumentowanie zwrotu firma X wystawiła 25 maja 2016 r. fakturę korygującą nr 14/05/2016/KOREKTA.

Podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Kupił towar handlowy i wziął fakturę. Po dwóch tygodniach zwrócił towar, bo się rozmyślił (sklep przyjmuje zwroty). Podatnik dostał fakturę korygującą. Czy powinien uwzględnić w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oba dokumenty, czy w ogóle nie ewidencjonować ani faktury, ani korekty? Oba dokumenty dostał w tym samym okresie rozliczeniowym (w tym samym miesiącu).

– pyta czytelnik.

Pozostało 94% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów