Od dłuższego czasu możemy obserwować wzmożoną aktywność firm świadczących usługi outsourcingowe. Na rynku powstaje coraz więcej nowych firm tego rodzaju, a już istniejące ze zwiększoną siłą promują się, próbując zdobyć większy udział w rynku. Te zachowania są odpowiedzią na potrzeby polskich przedsiębiorców, którzy coraz częściej decydują się na przekazanie pewnych czynności/zadań na zewnątrz firmy, tj. do podmiotów wyspecjalizowanych w świadczeniu tych konkretnych usług. Jakie usługi może outsourcować polski przedsiębiorca? Praktycznie wszystkie, poczynając od sprzątania, transportu, marketingu, poprzez szkolenia, logistykę, a kończąc na usługach prawnych, księgowych czy kadrowo-płacowych. Warto również wspomnieć dlaczego firmy decydują się na outsourcing. Odpowiedź jest bardzo prosta – dzięki współpracy z firmami outsourcingowymi przedsiębiorcy mogą skupić się na wykonywaniu swojej podstawowej działalności operacyjnej. Dodatkowo, outsourcing zwiększa wydajność oraz zwykle korzystnie wpływa na rentowność firmy.
Bez względu na branżę
Niezależnie od tego jakiego rodzaju są to usługi podczas doboru odpowiedniego partnera biznesowego należy zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii.
1. Analiza potrzeb
Po pierwsze i najważniejsze, należy zrobić wewnętrzną analizę i zastanowić się nad tym czego tak naprawdę potrzebujemy i czy outsourcing jest na pewno rozwiązaniem dla firmy. Otóż nie zawsze tak jest. Czasami po wstępnej analizie możemy dojść do wniosku, że w tej chwili wystarczy wdrożyć kilka zmian wewnątrz organizacji, które dadzą oczekiwane efekty. Dlatego przed rozpoczęciem poszukiwań na zewnątrz warto przeprowadzić szczegółową wewnętrzną analizę, tak aby później nie okazało się, iż to co dostajemy od firmy outsourcingowej nie jest tym czego tak naprawdę oczekiwaliśmy. Podczas przeprowadzania takiej analizy nie należy skupiać się tylko na oczekiwanych zadaniach i efektach, ale również na kosztach, jakie firma ponosi przy wykonywaniu określonych czynności. Przy szacowaniu kosztów poza standardowymi wydatkami bezpośrednio związanymi z konkretnym departamentem czy określonymi czynnościami należy pamiętać o wydatkach dodatkowych, o których często zapominamy, jak np. koszty powierzchni biura związane z osobami wykonującymi dane czynności, koszty rekrutacji nowych pracowników czy koszty wdrożenia nowego pracownika w obowiązki.
2. Research rynku
Po przeprowadzeniu analizy warto zrobić research na rynku i zapoznać się z firmami, których oferta wzbudziła nasze zainteresowanie. Warto pamiętać o opiniach innych, zwrócić się do znajomych i po prostu zapytać czy korzystają z firmy outsourcingowej, a jeżeli tak to z jakiej i czy są zadowoleni oraz co mogą nam podpowiedzieć w kwestii doboru takiej firmy. Czerpanie wiedzy od osób, które wybór firmy outsourcingowej mają już za sobą, ułatwi pracę. Dlaczego? Dlatego, że takie osoby przeszły już przez cały proces doboru outsourcera, czasami mają już za sobą również zmianę takiej firmy, a co więcej – wiedzą na co zwrócić szczególną uwagę i w jaki sposób ułożyć sobie ścieżkę komunikacji pomiędzy naszą firmą a firmą outsourcingową. Warto korzystać z wiedzy i doświadczeń innych, bo dzięki temu możemy zaoszczędzić nie tylko czas i nerwy, ale również pieniądze.
3. Stosunek jakości do ceny
Przy wyborze firmy outsourcingowej ważny jest dobór outsourcera, który będzie dopasowany do specyfiki działalności i wymagań, jakie firma już sobie określiła. Trzeba pamiętać, aby nie celować zbyt wysoko, gdyż zarówno koszty, jak i zakres usług może być zdecydowanie nieadekwatny do tego czego w tej chwili potrzebujemy. Oczywiście, to samo obowiązuje w drugą stronę – nie zawsze niskie koszty idą w parze z wysoką jakością świadczonych usług. Dlatego warto sprawdzać opinie, zdecydowanie poprosić o referencje lub o kontakt do aktualnych klientów, aby uzyskać informację z pierwszej ręki. Jeżeli firma świadczy usługi na wysokim poziomie, to nie powinno być z tym najmniejszego problemu. Dodatkowo, można sprawdzić firmę w rejestrach dłużników, aby mieć pewność, że planujemy rozpocząć współpracę z outsourcerem bez problemów płatniczych.
