Czy paragon fiskalny może zastąpić fakturę uproszczoną

Faktura uproszczona to faktura dokumentująca sprzedaż (tak jak „normalna" faktura). Jednak dokument ten ma ograniczoną liczbę obligatoryjnych danych (informacji), jakie należy na nim zamieścić (w porównaniu ze standardową fakturą).

Co do zasady fakturę uproszczoną (z ograniczoną liczbą danych) sprzedawca może wystawić, gdy kwota należności ogółem z tytułu sprzedaży nie przekracza 450 zł albo 100 euro (jeżeli jest określona w euro). W takiej sytuacji sprzedawca ma wybór:

- może wystawić „normalną" fakturę,

- może wystawić tzw. fakturę uproszczoną.

Faktura uproszczona została wprowadzona jako uprawnienie (a nie obowiązek) dla sprzedawców, którzy dokonują sprzedaży za drobne kwoty. Mogą oni skorzystać z tego uprawnienia, ale nie muszą. Nie ma przeciwwskazań, aby w tych przypadkach wystawiali faktury ze wszystkimi obligatoryjnymi danymi.

Nie zawsze wolno

Sprzedawca towaru/usługi nie może wystawić faktury uproszczonej w przypadku:

1. sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (w tym przypadku nie umieszcza się bowiem po stronie nabywcy numeru identyfikacji na potrzeby VAT – taki numer nie istnieje). Podstawowym uproszczeniem przy wystawianiu tego typu faktur jest brak obowiązku wskazywania nazwy i adresu nabywcy towaru/usługi. Jednocześnie istnieje obowiązek wskazania numeru, za pomocą którego nabywca towaru/usługi jest zidentyfikowany na potrzeby VAT. Jeśli zatem nabywcą towaru/usługi jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, to taka faktura nie zawierałaby żadnej z danych pozwalających na identyfikację nabywcy (w przypadku innych podmiotów taką obowiązkową informacją identyfikującą jest numer VAT),

2. sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,

3. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (gdzie wystawia się fakturę z zasady z zero stawką podatku), dla której osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru,

4. tzw. eksportu usług (gdzie wystawia się fakturę VAT NP – bez stawki i kwoty podatku), dla którego osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca usługi,

5. dostawy towarów, dla której państwem opodatkowania jest inny niż Polska kraj (gdzie wystawia się fakturę VAT NP – bez stawki i kwoty podatku); tutaj również osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru.

Jakie elementy są niezbędne...

Faktura uproszczona musi zawierać:

1. datę wystawienia;

2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3. imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy) oraz jego adres;

4. numer NIP podatnika (sprzedawcy);

5. numer NIP nabywcy towarów/usług;

6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zaliczki (jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury);

7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

9. kwotę należności ogółem.

...a jakie nie są obowiązkowe

Jednocześnie faktura uproszczona może nie zawierać:

1. imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towaru/usługi;

2. adresu nabywcy towaru/usługi;

3. miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług;

4. ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);

5. wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto);

6. stawki podatku;

7. sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

8. kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Danych określonych w pkt 5–8 faktura uproszczona może przy tym nie zawierać, pod warunkiem, że są w niej informacje pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku (czyli takie informacje, które pozwolą na ustalenie stawki i kwoty VAT dla sprzedawanego towaru/usługi oraz – jeżeli jest kilka towarów/usług na fakturze – pozwolą przyporządkować stawkę i kwotę podatku do konkretnego towaru/usługi). W przeciwnym razie dane określone w pkt 5–8 są obowiązkowe.

Lista z rozporządzenia

Katalog danych, które powinny zostać umieszczone na fakturze uproszczonej, mieści się w zakresie danych, jakie powinny się znaleźć na paragonie fiskalnym.

Paragon fiskalny zawiera bowiem co najmniej (§ 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących):

1. imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;

2. numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP);

3. numer kolejny wydruku;

4. datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;

5. oznaczenie „PARAGON FISKALNY";

6. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;

7. cenę jednostkową towaru lub usługi;

8. ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;

9. wartość rabatów lub narzutów, jeżeli występują;

10. wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów;

11. wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;

12. łączną kwotę podatku;

13. łączną kwotę sprzedaży brutto;

14. oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;

15. kolejny numer paragonu fiskalnego;

16. numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;

17. numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) – na żądanie nabywcy;

18. logo fiskalne i numer unikatowy kasy.

Tylko na żądanie

Jednym z elementów, które podatnicy powinni zamieścić na paragonie fiskalnym, jest – na żądanie nabywcy – jego numer NIP. Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów regulacja ta ma na celu umożliwienie podatnikom wystawiania za pomocą kasy rejestrującej paragonu fiskalnego pełniącego jednocześnie funkcję faktury uproszczonej. Paragon fiskalny może więc zastąpić fakturę uproszczoną.

Możliwe dalsze wykorzystywanie

Większość znajdujących się obecnie w użyciu kas rejestrujących nie ma przy tym możliwości zamieszczania na paragonach numeru NIP nabywcy. Jednocześnie, zgodnie z przepisami przejściowymi rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, kasy tego typu mogą być nadal wykorzystywane. Podatnicy, którzy użytkują kasy nabyte w okresie ważności decyzji i postanowień ministra finansów oraz postanowień prezesa Głównego Urzędu Miar, mogą bowiem użytkować je cały czas, jeżeli kasy te zapewniają prawidłowe rozliczenia podatku od towarów i usług (§ 35 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Dodatkowo podatnicy użytkujący kasy, które nie mają możliwości technicznych pozwalających na spełnienie wymagań dotyczących m.in. wskazanych powyżej elementów paragonu fiskalnego, stosują przepisy o jego danych odpowiednio, czyli w miarę możliwości (§ 36 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). W konsekwencji podatnicy wykorzystujący kasy, które nie pozwalają na zamieszczanie na paragonach fiskalnych numeru NIP nabywcy, nie muszą go podawać (nawet gdy nabywca tego zażąda). Wykorzystywanie kas tego rodzaju jest możliwe aż do momentu ich zużycia. Używanie kasy, która nie pozwala na umieszczenie na paragonie fiskalnym numeru NIP nabywcy, powoduje jednak, że emitowane przez nią paragony nie mogą pełnić funkcji faktury uproszczonej.

Gdy są spełnione warunki

Podsumowując, paragon fiskalny może zastąpić fakturę uproszczoną, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

1. należność ogółem z tytułu przeprowadzonej transakcji nie przekracza kwoty 450 zł (100 euro),

2. transakcja nie stanowiła sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz na terytorium kraju, a także dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium innego niż Polska państwa, dla których osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usług,

3. na paragonie znajdują się wszelkie dane, jakie powinna zawierać faktura uproszczona, w tym numer NIP nabywcy.

Autorka jest dyrektorem Departamentu Podatków w ECDDP sp. z o.o.

podstawa prawna: art. 106e ust. 5 pkt 3 i ust. 6 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)

podstawa prawna: § 8 i § 35 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2014 r. w sprawie kas rejestrujących (DzU z 2013 r. poz. 363)

Kasy Fiskalne Księgowania

Pozostało 95% artykułu

2 / 3

artykułów

Czytaj dalej. Subskrybuj