fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Koronawirus: zmiany dotyczące firm i księgowości

AdobeStock
Zmiany, których obecnie doświadczają firmy, kreują zupełnie nową rzeczywistość, wymagają odmiennego podejścia do sposobu zarządzania organizacją i stawiają przed księgowymi kolejne wyzwania.

Obecna sytuacja gospodarcza przypomina łapanie fali przez windsurferów – złapana w odpowiednim momencie i we właściwy sposób pozwoli na osiągnięcie zamierzonych celów, w przeciwnym razie – może wywrócić, a nawet zatopić.

Powodzenie nieuniknionych zmian w dużej mierze zależy od tego, jak dobrze została przeprowadzona analiza i jak dobrze poukładano na nowo procesy, które do tej pory działały bez zarzutu. Konsekwencje pandemii wiążą się z wieloma niespotykanymi w większości firm zjawiskami, których nikt nie przewidział, a zatem nie przygotował się do nich.

Przykładem jest np. masowe przejście na pracę zdalną, elektroniczne udostępnianie dokumentów, co spowodowało konieczność szybkiego wdrożenia nowego podejścia do zarządzania procesami w firmie i wprowadzenia skorygowanych wskaźników oceny efektywności. Jeśli sytuacja będzie się przedłużała, a ludzie jej nie zaakceptują i nie odnajdą się w niej poprzez właściwe działanie, organizacja bardzo szybko może znaleźć się w sytuacji krytycznej.

Postępujący paraliż gospodarczy wywołuje często pośpieszne, a co za tym idzie nieprzemyślane i błędne decyzje. Najważniejsze jest zachowanie spokoju oraz zaplanowanie „przestawienia" firmy na nową rzeczywistość. Wszelkie działania powinny być poprzedzone sensowną i wnikliwą analizą, zwłaszcza finansową, a komunikacja prowadzona w sposób jak najbardziej jasny dla wszystkich zainteresowanych. Takie podejście i odpowiednie przygotowanie pozwoli być może na złapanie odpowiedniej fali i bezpieczne funkcjonowanie w nowej rzeczywistości.

Ogólna sytuacja firmy

Przedsiębiorstwa muszą mieć nie tylko przygotowany odpowiedni plan działania na wypadek sytuacji kryzysowej, ale też cały czas na nowo go definiować – dobitnie pokazała to sytuacja w jakiej obecnie się znajdujemy. Brak wyobraźni, umiejętności szybkiego reagowania i odpowiedniego przygotowania najczęściej wywołują panikę, która może być zgubna dla każdego, nawet dobrze działającego przedsiębiorstwa.

Firmy, których zarządy potrafią spojrzeć na biznes z dystansem i z szerszej perspektywy, są zdecydowanie lepiej przygotowane do działań kryzysowych. Przykład chińskich przedsiębiorstw pokazuje, że te, które szybko się zreorganizowały, wystartowały w lepszym punkcie w fazie odmrażania gospodarki. Najlepiej poradziły sobie te, które w początkowej fazie pandemii powołały grupy szybkiego reagowania.

Grupa taka przyda się też w innych trudnych sytuacjach lub w kolejnej fazie – czego nie można wykluczyć – koronawirusa. Kluczowy jest zatem dobór zespołu, w którym powinny znajdować się osoby o wysokich kompetencjach, zajmujące odpowiednie stanowiska, mające możliwość szybkiego uzyskiwania potrzebnych danych i decyzyjne. W składzie grupy koniecznie musi być osoba zajmująca się finansami, najlepiej główna księgowa, która zwykle ma największą wiedzę o najważniejszych procesach w firmie. Zespół szybkiego reagowania, prócz bieżącej działalności firmy, zajmuje się takimi obszarami jak: komunikacja, finanse, zasoby ludzkie, bezpieczeństwo IT.

Scenariusz działania na wypadek kolejnego kryzysu powinien być przygotowany zawczasu, a reakcja bardzo szybka. Powołany zespół będzie bardzo przydatny nie tylko w działaniach przedsiębiorstwa, ale także w sytuacji potrzeby zorganizowania się np. całej branży, jak miało to miejsce w wystąpieniach Stowarzyszenia Księgowych w Polsce o odroczenie terminów składania m.in. wszelkich deklaracji i zeznań podatkowych, obowiązkowych informacji, sporządzania i podpisywania sprawozdań finansowych, a także przesunięcie terminu wdrożenia nowej wersji JPK dla celów VAT czyli JPK_VAT7M i JPK_VAT7K przez małych i średnich przedsiębiorców. Jest to również szczególnie widoczne w przypadku usług turystycznych czy fitness, gdzie tylko zdecydowane działania w większej grupie mogą przynieść pożądany efekt.

Firmy, które odpowiednio szybko przeszły na zarządzanie kryzysowe i stworzyły odpowiednio przygotowane zespoły, są obecnie w dużo lepszej sytuacji niż konkurencja.

Komunikacja

Nowa rzeczywistość pokazała, jak wiele firm miało olbrzymie problemy z komunikacją nie tylko z otoczeniem zewnętrznym, ale również wewnątrz organizacji. Najlepiej radziły sobie przedsiębiorstwa, które:

- odpowiednio szybko zadbały o ludzi (pracowników, partnerów biznesowych), jak i sytuację w jakiej się znaleźli; miało to wyraz zarówno w postaci e-maili i telefonów, spontanicznie przesyłanych wyrazów pamięci i innych form okazywania troski;

- przygotowały i prowadziły działania wspierające całą branżę;

- prowadziły odpowiednio przygotowaną komunikację w mediach społecznościowych;

- dzięki efektywnym działaniom marketingu przekierowywały sprzedaż z jednego kanału dystrybucji, np. ze szkoleń stacjonarnych na szkolenia on-line, ze sklepu stacjonarnego na stronę e-commerce w internecie,

- odpowiednio wyważyły ilość komunikatów przekazywanych otoczeniu, tak by ich nadmiarem nie wywołać wrażenia, że nie panują nad sytuacją, przy czym reakcja na zmiany była bardzo szybka;

- bazowały wyłącznie na sprawdzonych informacjach i unikały tzw. fake newsów – informacja o tym, że w danym biurowcu znajduje się chora osoba, potrafiła spowodować falę zwolnień L-4 dostarczanych przez pracowników wielu sąsiadujących firm.

Choć odpowiednia komunikacja stanowi zagadnienie często marginalizowane, to jest kluczowa dla przetrwania organizacji. Właściwe i spokojne podejście informacyjne pozwala wyjść z kryzysu nawet w razie problemów i mocnego zderzenia z rzeczywistością.

Finanse

Sytuacja finansowa, w jakiej znalazły się obecnie firmy, w wielu przypadkach jest wręcz krytyczna. Z badań przeprowadzonych przez Polski Instytut Ekonomiczny w dniach 15–17 kwietnia 2020 r. wynika, że 47 proc. polskich przedsiębiorstw posiada środki finansowe na przetrwanie maksymalnie jednego kwartału, 11 proc. nie posiada żadnego zabezpieczenia finansowego, a jedynie 39 proc. firm jest w stanie kryzysowym funkcjonować dłużej niż trzy miesiące (http://pie.net.pl/trudna-sytuacja-finansowa-przedsiebiorstw-nie-wzmaga-planow-zwolnien-i-obnizek-plac/).

Do tego dochodzą kolejne trudności: w co 4 firmie związane z regulowaniem zobowiązań, w co trzeciej – z wyegzekwowaniem należności. Poza tym wyniki badań Krajowego Rejestru Długów pokazują, że 44 proc. firm ma kłopot z terminową opłatą faktur ze względu na nieściągnięte należności, a 42 proc. przyznaje, że straciło zaufanie do wiarygodności finansowej swoich kontrahentów w obliczu pandemii koronawirusa (https://krd.pl/Centrum-prasowe/Raporty/2020/Wplyw-koronawirusa-na-plynnosc-finansowa-firm).

Wnioski z tych badań jasno pokazują, że firmy, które realnie myślą o przetrwaniu kolejnej fali epidemii, muszą mieć przygotowane środki pozwalające funkcjonować powyżej trzech miesięcy. Oczywiście środki te muszą być zabezpieczone w formie gotówki lub innych łatwo dostępnych instrumentów finansowych. Należy pamiętać, że finansowanie bankowe może pomóc, o ile będzie zorganizowane przed wystąpieniem problemów oraz przyznane na odpowiednio długi okres, aby sensownie zabezpieczyć działalność firmy w czasie kryzysu.

W przygotowaniach do kolejnej fali epidemii lub innych niespodziewanych kłopotów kluczowe jest przede wszystkim zorganizowanie księgowości, pozwalające co najmniej raz w miesiącu dokładnie przeanalizować sytuację firmy zarówno od strony przychodów, jak i kosztów. Fundamentalna jest też analiza przepływów pieniężnych ze szczególnym uwzględnieniem ściągania należności.

Sprawnie działający system może pomóc w przygotowaniach, pokazując przede wszystkim jak duża jest „luka finansowa" i jakiej wielkości środki finansowe należy pozyskać, aby przetrwać kolejny okres zawieszenia gospodarki. Sporządzenie planu działania w odpowiedzi na „lukę gotówkową" stanowi jedną z najważniejszych kwestii, jaką należy się zająć w okresie pomiędzy kolejnymi falami trudności. Być może konieczne okaże się rozważenie sprzedaży firmy bądź też połączenie sił z konkurencją. Większe podmioty, mające zapewnione bardziej pokaźne środki finansowe, są w stanie dużo łatwiej przetrzymać kolejne problemy, np. związane z ponowną pandemią, której nie można w najbliższym czasie wykluczyć.

Uwaga! Firmy, które względnie dobrze przetrwały pierwszy okres „nowej rzeczywistości":

- miały zapas gotówki, wystarczający na przetrwanie co najmniej 3–6 miesięcy; należy ostrożnie podchodzić do możliwości pozyskania kredytów bankowych w dobie kryzysu;

- dokładnie przeanalizowały i skorzystały z działań pomocowych, które były dla nich odpowiednie.

Co ciekawe, nawet w firmach takich jak biura rachunkowe, analiza wyników oraz przygotowywanie firmy na różne scenariusze związane z przestojami nie zawsze odbywa się na należytym poziomie. Choć tu dużo zależy też od klientów i od tego, czy systematycznie regulują wobec nich swoje zobowiązania. Na marginesie warto dodać, że przygotowywanie wniosków o pomoc dla przedsiębiorców było dla biur rachunkowych ogromnie pracochłonne, a wykonywały te zadania dość często bez pobierania dodatkowych opłat, biorąc pod uwagę dotychczasowe relacje z klientami. Z pewnością nie było to łatwe zadanie, ponieważ pracują w nich przede wszystkim kobiety, którym zdecydowanie trudniej niż mężczyznom pogodzić obowiązki domowe z zawodowymi.

Zasoby ludzkie

Sytuacja związana z pandemią wymusiła na firmach ogromne zmiany dotyczące zarządzania kluczowym obszarem firmy, jakim jest HR. Szczególnie dało się to zauważyć w działach księgowych, w których praktycznie z dnia na dzień „nowa rzeczywistość" bardzo mocno wpłynęła na tryb pracy. Osoby zajmujące się księgowością musiały na nowo się zorganizować, ponieważ jest to nie tylko praca zdalna w zakresie jeszcze do niedawna wręcz niewyobrażalnym, ale też powodująca zupełnie nowe sytuacje, jak zdalne zarządzanie.

Pojawiła się konieczność komunikacji „na odległość" poprzez wideokonferencje i związane z tym problemy dotyczące efektywności oraz przemęczenia pracowników. Działy w firmie, które do tej pory pracowały ramię w ramię z klientem, takie jak księgowe z biur rachunkowych czy audytorzy, zostali zmuszeni do realizowania większości spraw zdalnie. To efekt konieczności wprowadzenia nowych zasad, dotyczących pracy w biurze, takich jak zapewnienie „dystansu społecznego", noszenie maseczek, udostępnianie płynów do odkażania i ustawianie biurek w odpowiedniej od siebie odległości – co nie zawsze było możliwe, choćby ze względu na warunki lokalowe.

Przetrwanie firm zależy od szybkości reakcji zarządów. Wywołanie paniki niewłaściwym postępowaniem może, tak jak w branży IT, wymusić znaczy wzrost fluktuacji personelu. Przedsiębiorstwa, które zmierzyły się z nową rzeczywistością i najlepiej sobie poradziły, szybko zareagowały w następujących obszarach:

- zweryfikowały zakres obowiązków pracowników i w razie potrzeby wyznaczyły nowe zadania lub też zupełnie przekwalifikowały zatrudnionych, np. firmy turystyczne przekierowały część pracowników do pracy nad ofertą na początek roku 2021 z uwzględnieniem terenów mniej dotkniętych pandemią;

- wzięły pod uwagę sytuację rodzinną pracowników i, o ile było to możliwe, oferowały pracę zdalną;

- postarały się o wsparcie psychologiczne dla osób odizolowanych w domu i wymagających tego wsparcia;

- zadbały o zdrowie zatrudnionych:

- postawiły na jasną komunikację z pracownikami.

Zasoby ludzkie to kluczowy element każdej firmy, zwłaszcza usługowej. Brak odpowiedniej reakcji na zaistniałą sytuację może skutkować istotnym pogorszeniem stanu firmy.

Informatyka

Pandemia wpłynęła na niesamowicie szybki rozwój zasobów IT w firmach. Pracownicy bardzo chętnie, jeśli było to tylko możliwe, przeszli na pracę zdalną. Według badań przeprowadzonych przez Grafton Recruitment i CBRE aż 64 proc. pracowników po powrocie do biura chce częściej korzystać z możliwości pracy zdalnej, przy czym dla większości jest to co najmniej jeden lub dwa dni w tygodniu. (https://www.rp.pl/Komercyjne/304289938-Nie-wszyscy-chca-wracac-do-biur.html).

Firmy, które w szybkim czasie dostosowały się do nowych zasad, szybko były w stanie w miarę normalnie funkcjonować. W tym momencie kluczowa będzie dokładna analiza i wyciągnięcie wniosków, na ile pracownicy byli gotowi do pracy zdalnej i na ile wszystko odbyło się w sposób bezpieczny. Zdecydowanie prościej jest przebudować procesy i poczynić niezbędne inwestycje w obecnej sytuacji. Kluczowe będzie przejrzenie systemów pod kątem cyberbezpieczeństwa zarówno od strony systemów, jak i procesów.

Przedsiębiorstwa, jak nigdy, narażone są zarówno na ataki ze strony hakerów, jak i błędy osób dopiero rozpoczynających pracę. Nie ma przy tym znaczenia czy firm jest duża, czy mała. Każda z nich może być tak samo narażona na utratę kluczowych danych. Ważne jest wyrobienie sobie cyfrowych nawyków, służących zapewnieniu bezpieczeństwa.

Zdaniem autora

Sebastian Goschorski, Wiceprezes zarządu Oddziału Okręgowego Stowarzyszenia Księgowych w Szczecinie; Business Development Partner, Head of China Desk, RSM Poland

Wiele firm w tej chwili znajduje się w dramatycznej sytuacji – bez pieniędzy i z bardzo słabym przygotowaniem do dalszego działania. Chyba nikt nie był przygotowany ani na samą pandemię ani na tak duże załamanie gospodarcze. Jeśli firmy nie zaczną szybko reagować, szanse na ich przetrwanie będą minimalne. Według badań Goldman Sachs, prawie 60 proc. małych biznesów w USA będzie zupełnie bez pieniędzy po niespełna trzech miesiącach (https://www.goldmansachs.com/smallbusinesssurvey/).

W Polsce, niestety, nie wygląda to lepiej. Według badań Polskiego Instytutu Ekonomicznego z kwietnia 2020 roku, tylko 39 proc. przedsiębiorstw ma pieniądze na dłużej niż trzy miesiące. Pieniądze zaoferowane przez państwo pozwolą niektórym przetrwać, ale w dłuższym okresie mogą przyczynić się do powstania swoistego rodzaju firm „zombie", które nie będą się rozwijać, a wyłącznie czekać na kolejne środki finansowe.

Przedsiębiorstwa, które odpowiednio szybko dostosowały się do nowych warunków i świata po koronawirusie, mogą nie tylko przetrwać, ale również przygotować się na potencjalny nawrót wirusa. Kompleksowa analiza sytuacji i przemyślenie kluczowych obszarów pozwoli na adaptację do nowych warunków.

Sukcesu to nie gwarantuje, ale pozwala realnie ocenić sytuację i podjąć decyzję co do dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Według przewidywań światowe PKB może być nawet o 10 proc. niższe niż w zeszłym roku, zatem na rynku będzie zdecydowanie mniej miejsca i mniej możliwości. Wygrają ci, którzy najszybciej i najtrafniej zareagują na nową rzeczywistość. Z pewnością przedsiębiorcy mogą liczyć na ogromną pomoc księgowych. W końcu ta grupa zawodowa jest przyzwyczajona do zmian i doskonale sobie z nimi radzi.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA