fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Sprawozdania finansowe: obcokrajowiec bez PESEL może podpisać dokument

123RF
Składanie sprawozdań finansowych do repozytorium KRS po 1 października 2018 r. to nowy wymóg prawny. Problemy z jego realizacją zdarzały się u członków zarządów spółek, szczególnie obywateli innych krajów. Jak wygląda praktyka funkcjonowania e-sprawozdań?

Nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: ustawa o KRS) oraz zmiana ustawy o rachunkowości, których przepisy dotyczące sprawozdań finansowych w formie elektronicznej weszły w życie 15 marca 2018 r., były sporym zaskoczeniem. Członkowie zarządów, biura księgowe, prawnicy byli zdumieni rewolucyjnym charakterem zmian oraz szybkością ich wprowadzenia. Jak dzisiaj, z perspektywy roku funkcjonowania przepisów, postrzegamy te zmiany? Jakie spowodowały konsekwencje? Z jakimi kłopotami musieli bądź ciągle muszą zmagać się przedsiębiorcy, w szczególności obcokrajowcy? Czy wszyscy członkowie zarządów polskich spółek powinni posiadać numery PESEL? Zagadnienia te postaramy się przybliżyć w artykule.

Tylko wersje elektroniczne

Papierowe sprawozdania finansowe przeszły do lamusa. Od 1 października 2018 r. obowiązuje wyłącznie ich forma elektroniczna. Zmienił się też sposób podpisywania i składania dokumentów finansowych do sądu rejestrowego. Wprowadzone zmiany miały ułatwić i zautomatyzować przekazywanie sprawozdań finansowych do KRS, a tymczasem są kłopotem dla wielu spółek.

Krok pierwszy – to przygotowanie i podpisanie sprawozdania finansowego. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 45 ustawy o rachunkowości, sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w postaci elektronicznej (strukturze logicznej xml), podpisując dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Sprawozdanie powinno zostać sporządzone w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego. Wyjątek stanowi obecnie sprawozdanie finansowe lub skonsolidowane sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości (MSR), dla których struktura logiczna nie została jeszcze udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej. Dokument ten podpisuje, podając datę podpisu, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a następnie wszyscy członkowie zarządu.

Profil zaufany ePUAP

Profil zaufany to zestaw danych, które pozwalają na jednoznaczną identyfikację danej osoby w usługach podmiotów publicznych w internecie. Zgodnie z założeniami, profil zaufany jest tak zabezpieczony, aby nikt — poza jego właścicielem — nie mógł go użyć. Podpisując dokumenty profilem zaufanym, jesteśmy zobowiązani podać login, hasło oraz kod autoryzacyjny, który otrzymamy SMS-em. Kod autoryzacyjny jest wysyłany na nowo do każdej operacji.

Założenie profilu zaufanego dla obywatela polskiego nie jest skomplikowane. Jedną z możliwości jest utworzenie konta na platformie ePUAP, co automatycznie generuje wniosek o założenie profilu zaufanego, a następnie potwierdza tożsamość w jednej ze wskazanych placówek. Jeszcze prostszym sposobem, bez wychodzenia z domu, jest założenie profilu przez bankowość elektroniczną. Wystarczy posiadać w banku – który oferuje taką usługę – konto prywatne i za pomocą kilku kliknięć założyć sobie profil zaufany.

Sprawa komplikuje się w przypadku obcokrajowców. Założenie profilu zaufanego wymaga bowiem posiadania numeru PESEL. Osoba nieposiadająca numeru PESEL nie będzie więc mogła skorzystać z tej formy podpisania dokumentów finansowych.

Kwalifikowany podpis

Obcokrajowcom z reguły rekomenduje się korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Jest to szczególna forma podpisu, przy której korzystamy z certyfikatu kwalifikowanego, wystawionego przez kwalifikowany urząd certyfikacji, a także z klucza prywatnego, przechowywanego na karcie kryptograficznej. Kwalifikowany certyfikat musi spełniać wymagania określone w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE i ustawy z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 162).

Coraz częściej pojawiają się pytania, czy sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może być podpisane za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydanego w innym kraju UE.

Według Ministerstwa Finansów: „Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych".

Teoretycznie zatem, złożenie dokumentów podpisanych za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego wydanego w innym kraju UE jest możliwe.

Dalszy ciąg procedury

Po podpisaniu sprawozdania finansowego kolejnym krokiem będzie przygotowanie pozostałych dokumentów.

Oprócz sprawozdania finansowego, należy przygotować również dodatkowe dokumenty finansowe, których złożenia wymaga ustawa o rachunkowości. W modelu najczęściej stosowanym są to:

- sprawozdanie z działalności w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

- odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

- sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego, jeżeli podlegało ono badaniu.

Sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez wszystkich członków zarządu. W przypadku tego sprawozdania ustawa nie określa szczególnych wymogów odnośnie do struktury danych. W praktyce najczęściej spotyka się format PDF.

Uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i  rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty są sporządzane w formie papierowej. Przed zgłoszeniem do KRS należy sporządzić skan w formacie PDF, który musi zostać podpisany kwalifikowanym podpi- sem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez osobę dokonującą zgłoszenia.

Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego powinno zostać sporządzone w formie elektronicznej i podpisane przez biegłego rewidenta kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Zgłoszenie do rejestru

Kolejnym etapem jest złożenie sprawozdania finansowego do repozytorium dokumentów finansowych (RDF). Zgłoszenie dokumentów finansowych do RDF jest bezpłatne.

Dokumenty do RDF mogą składać:

- osoba fizyczna, której PESEL jest ujawniony w rejestrze KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu,

- prokurent,

- syndyk,

- zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym,

- likwidator,

- od 1 kwietnia 2019 r. adwokaci, radcowie prawni lub prawnicy zagraniczni, których dane Naczelna Rada Adwokacka lub Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i ministrowi sprawiedliwości.

Osoba składająca dokumenty musi posiadać konto na platformie eKRS. Konto można utworzyć, wchodząc do kafla S24 na stronie głównej portalu eKRS. W tym celu należy podać adres e-mail i hasło, a następnie dokonać autoryzacji konta poprzez podpisanie go podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Wszystkie dokumenty weryfikowane są przez system teleinformatyczny. Szczególną uwagę należy zwracać na daty sporządzenia dokumentów, w szczególności xml, pamiętając, że każda interwencja, zmiana, modyfikacja dokumentu zmienia datę jego sporządzenia.

Zgłoszenie podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP. Jak wynika z pouczenia Ministerstwa Sprawiedliwości, podpisywanie zgłoszenia podpisem kwalifikowanym jest dopuszczalne tylko dla użytkowników posługujących się podpisem kwalifikowanym z identyfikatorem subskrybenta zawierającego dane PESEL.

Zdarza się, że system zawiesza się i złożenie dokumentów rozciąga się w czasie. Niemniej jednak, jeżeli już uporamy się z podpisaniem wniosku i wyślemy zgłoszenie do RDF, dokumenty finansowe są widoczne w KRS w ciągu kilku minut.

Zdaniem autorki

Maria Schittulli, radca prawny, wspólnik zarządzający SCHITTULLI I WSPÓLNICY KANCELARIA PRAWNA SP.K. (SCHITTULLI LAWYERS)

Pomoże adwokat lub radca prawny

Jeszcze do niedawna posiadanie numeru PESEL było koniecznością, aby móc dopełnić formalności związanych ze składaniem dokumentów finansowych do RDF. Nowelizacja art. 19e ustawy o KRS, która weszła w życie 1 kwietnia 2019 r., przyznająca adwokatom, radcom prawnym lub prawnikom zagranicznym uprawnienie do składania dokumentów do RDF, rozwiązała problem nieposiadania numerów PESEL przez członków zarządów lub inne osoby uprawnione do reprezentacji.

Członek zarządu, chcący dopełnić tej formalności samodzielnie, musi posiadać numer PESEL i ujawnić go w rejestrze KRS. Bez numeru PESEL może dopełnić tej formalności jedynie za pośrednictwem swojego pełnomocnika prawnego.

Oceniając podsumowane w artykule zmiany z perspektywy czasu uważam je za trafne. Oczywiście, ciągle sprawiają kłopoty i jeszcze nieco czasu minie, zanim przyzwyczają się do nich przedsiębiorcy, zwłaszcza spółki z kapitałem zagranicznym, jednak kierunek cyfryzacji był konieczny z wielu względów.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA