Przedmiotowe laptopy zostały przez czytelnika zaliczone do środków trwałych, a zatem wydatki poniesione na ich zakup nie mogą być zaliczone wprost do kosztów uzyskania przychodów, lecz tylko poprzez odpisy amortyzacyjne.
Dla czytelnika oznacza to, że w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie ujmuje otrzymanej od kontrahenta faktury z 8 kwietnia 2017 r. nr 856/2017 na kwotę netto 24 000 zł ani wystawionego 12 kwietnia 2017 r. dla celów VAT odpowiednika faktury wewnętrznej nr 3/04/ 2017/DW). W księdze w kolumnie 13 ujmie tylko do- konywane odpisy amortyzacyjne.
Trzeba ustalić wartość początkową
Za wartość początkową środków trwałych w razie odpłatnego nabycia uważa się cenę ich nabycia (zob. art. 22g ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT). Za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w zczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy (art. 22g ust. 3 ustawy o PIT).
Kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. kwota podatku należnego z tytułu dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT podatnikiem jest ich nabywca (zob. art. 86 ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT). Z przedstawionego stanu fatycznego wynika, że powstały z przekształcenia podatku należnego od nabycia przedmiotowych laptopów objętych mechanizmem odwróconego obciążenia (ujęty na wystawionym przez czytelnika odpowiedniku faktury wewnętrznej) podatek naliczony ma zostać przez czytelnika w całości odliczony w deklaracji VAT-7 za kwiecień 2017 r. Zatem stosownie do art. 22g ust. 3 ustawy o PIT, nie jest uwzględniany w wartości początkowej laptopów. Cena jednostkowa netto jednego laptopa wynosi 4 000 zł (zakładając, że nie będą poniesione żadne dodatkowe koszty związane z instalacją/uruchomieniem), więc wartość początkowa każdego z sześciu laptopów (sześciu środków trwałych) wyniesie 4000 zł.
Uwaga! Wartość początkowa każdego z sześciu nabytych laptopów przekracza 3 500 zł, a zatem czytelnik nie może skorzystać z możliwości jaką daje art. 22d ust. 1 ustawy o PIT i zaliczyć poniesionych na ich nabycie wydatków bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania, tj. w kwietniu 2017 r.).
Metodą liniową
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że czytelnik oddał przedmiotowe laptopy do użytku i wprowadził do ewidencji środków trwałych 12 kwietnia 2017 r., wybierając liniową metodę amortyzacji i ustawową 30-proc. roczną stawkę amortyzacji tych laptopów ?patrz ramka wyżej. Dla zespołów komputerowych (491 KŚT) roczna stawka amortyzacyjna wynosi bowiem 30 proc. i dotyczy to także laptopów. Czytelnik zastosował zatem prawidłową stawką amortyzacyjną.
Uwaga! Wybraną liniową metodę amortyzacji tych laptopów czytelnik, stosownie do art. 22h ust. 3 ustawy o PIT, musi stosować do pełnego zamortyzowania danego środka trwałego.
Przedmiotowe laptopy zostały oddane do używania 12 kwietnia 2017 r., zatem pierwszego odpisu amortyzacyjnego od przedmiotowych laptopów czytelnik będzie mógł dokonać za maj 2017 r.
Rozumiem, że czytelnik dokonuje miesięcznych odpisów amortyzacyjnych. Miesięczny odpis amortyzacyjny od jednego laptopa wyniesie zatem 100 zł
(4000 zł x 30 proc. : 12 m-cy).
Trzeba prowadzić dodatkową ewidencję
Stosownie do art. 22n ust. 2 ustawy o PIT, podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zawierającej co najmniej:
1) liczbę porządkową;
2) datę nabycia;
3) datę przyjęcia do używania;
4) określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
5) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
6) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
7) wartość początkową;
8) stawkę amortyzacyjną;
9) kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;
10) zaktualizowaną wartość początkową;
11) zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;
12) wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
13) datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.
Uwaga! Dokumentem stwierdzającym nabycie tych środków trwałych jest wystawiona przez firmę X faktura z 8 kwietnia 2017 r. nr 856/ 2017. Nie jest nim natomiast odpowiednik faktury wewnętrznej nr 3/04/2017/DW wystawiony przez czytelnika 12 kwietnia 2017 r.
Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych m.in. przez osoby fizyczne prowadzące podatkową księgę przychodów potwierdzają także przepisy rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (zob. § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia).
Zapisy dotyczące środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wpisuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania (zob. art. 22n ust. 4 zdanie pierwsze ustawy o PIT).
Uwaga! W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 22n ust. 6 ustawy o PIT).
W jaki sposób księgować...
Odpisy amortyzacyjne można wpisywać w podatkowej księdze przychodów i rozchodów bezpośrednio na podstawie prowadzonej ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W takim przypadku ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych powinna jednak wykazywać także miesięczny odpis amortyzacyjny. Wtedy nie trzeba sporządzać żadnego dodatkowego dokumentu.
W praktyce podatnicy często ujmują odpisy amortyzacyjne w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie sporządzonego przez siebie dokumentu księgowego, o którym mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.
...i na jakiej podstawie
Stosownie do § 12 pkt 2 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in. inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Odpisy amortyzacyjne nie powinny być natomiast ujmowane w księdze na podstawie dowodów wewnętrznych, o których mowa w § 14 rozporządzenia, gdyż w zamkniętym katalogu wydatków dokumentowanych dowodem wewnętrznym nie mieszczą się odpisy amortyzacyjne.
Na potrzeby schematu księgowania zakładam, że czytelnik 31 maja 2017 r. wystawi dowody księgowe, o których mowa w § 12 pkt 2 rozporządzenia o numerach od DW1/05/2017 do DW6/05/2017 każdy na miesięczną kwotę odpisu amortyzacyjnego za maj 2017 r. w wysokości 100 zł.
Numerami wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów od „98/05/2017" do „103/05/2017" należy oznaczyć dowód będący podstawą zapisu, tj. odpowiednio dokumenty o numerach od DW1/05/2017 do DW6/05/2017. Założyłem, że czytelnik numeruje wpisy w księdze w podziale na poszczególne miesiące – wpisy numeruje się od początku miesiąca, a pierwszy wpis w każdym miesiącu zostanie oznaczony liczbą porządkową 01.
Autor jest doradcą podatkowym
Kiedy transakcja jest jednolita gospodarczo
Za jednolitą gospodarczo transakcję uznaje się transakcję obejmującą:
- umowę, w ramach której występuje jedna lub więcej dostaw towarów wymienionych w poz. 28a-28c załącznika nr 11 do ustawy o VAT, nawet jeżeli są one dokonane na podstawie odrębnych zamówień lub wystawianych jest więcej faktur dokumentujących poszczególne dostawy (zob. art. 17 ust. 1d ustawy o VAT),
- więcej niż jedną umowę (...) jeżeli okoliczności towarzyszące tej transakcji lub warunki, na jakich została ona zrealizowana, odbiegały od okoliczności lub warunków zwykle występujących w obrocie towarami wymienionymi w poz. 28a-28c załącznika nr 11 do ustawy o VAT (zob. art. 17 ust. 1e ustawy o VAT).
Amortyzacja według stawek z wykazu
Metoda liniowa amortyzacji środków trwałych, stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, polega na tym, że co do zasady odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych dokonuje się przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie stawek amortyzacyjnych i według zasad, o których mowa w art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT.
W myśl art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT, odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, z zastrzeżeniem art. 22k ustawy o PIT, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji (wykazu), do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór. Suma odpisów amortyzacyjnych obejmuje również odpisy, których zgodnie z art. 23 ust. 1 nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
