Podmioty prowadzące księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości (uor) oraz podmioty, które samodzielnie wybrały sposób ewidencjonowania w postaci pełnych ksiąg, są zobowiązane do sporządzenia sprawozdania finansowego. Są to między innymi spółki handlowe – zarówno osobowe (np. spółka jawna, spółka komandytowa, spółka partnerska), jak i kapitałowe (spółka z o.o. oraz spółka akcyjna, w tym również w organizacji), a także inne osoby prawne. W przypadku osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, prowadzenie ksiąg rachunkowych i tym samym sporządzenie sprawozdania finansowego jest obowiązkowe, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro. Wyrażony w euro limit przelicza się na walutę polską według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy. Dla roku 2017 jest to kwota 8 595 200 zł, dla roku 2018: 8 627 400 zł.
W zależności od statusu podmiotu ustawa o rachunkowości (art. 69 uor) nakłada obowiązek sporządzenia określonych elementów sprawozdania >patrz tabela.
Najpierw zatwierdzenie
Roczne sprawozdanie finansowe jednostki musi zostać zatwierdzone w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Przed zatwierdzeniem roczne sprawozdanie finansowe, wobec którego ustawa nakłada obowiązek badania, musi zostać zaopiniowane przez biegłego rewidenta. Gdy sprawozdanie finansowe jest już zatwierdzone, jednostka musi przedłożyć określone jego elementy do urzędu skarbowego i Krajowego Rejestru Sądowego.
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego wynika z ustawy o CIT oraz z ustawy o PIT. Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują je do właściwego urzędu skarbowego (wszystkie wymagane dla danej jednostki elementy) w terminie złożenia zeznania rocznego, czyli do 30 kwietnia następnego roku. Podatnicy CIT zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują do urzędu skarbowego wszystkie wymagane dla danej jednostki elementy sprawozdania w terminie 10 dni od daty jego zatwierdzenia. Spółki przekazują także odpis uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Gdy roczne sprawozdania finansowe są objęte obowiązkowym badaniem przez biegłych rewidentów, podatnicy są również zobligowani do złożenia opinii i raportu biegłego rewidenta. W przypadku podmiotów, które dobrowolnie poddały badaniu swoje sprawozdanie finansowe, ten dokument nie jest wymagany.
Obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego dotyczy jednostek zgłoszonych do tego rejestru. Przedłożenie dokumentów wymagane jest w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.