Ewidencja księgowa może przebiegać następująco:
1. Naliczenie odsetek od lokaty na koniec roku obrotowego: 50 000 zł x 5 proc./12 = 208 zł.
Wn „Lokata terminowa" 208 zł
Ma „Przychody finansowe" 208 zł
Kredyt w rachunku bieżącym
Należy pamiętać, że szczególnego ujęcia w księgach wymaga kredyt w rachunku bieżącym, którego wykorzystanie powoduje powstanie ujemnego salda na koncie tego rachunku bieżącego. Uruchomienie takiego kredytu nie powoduje wpływu dodatkowych środków finansowych do jednostki, a jedynie możliwość generowania debetu w rachunku bankowym, do wysokości limitu określonego w umowie pomiędzy jednostką a bankiem. Oznacza to, że konto księgowe dla tego rachunku bankowego będzie wykazywać saldo Ma (kredytowe), jeśli dany podmiot gospodarczy będzie korzystał z kredytu. Każda spłata zobowiązania powoduje z kolei zmniejszenie salda Ma. Saldo kredytowe konta takiego rachunku bankowego na dzień bilansowy wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B. III. 3 a, jeżeli jednostka sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 1 do uor:
B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania
III. Zobowiązania krótkoterminowe
3. Zobowiązania wobec pozostałych jednostek
a) kredyty i pożyczki
Gotówkę trzeba spisać
W art. 26 uor wymaga, aby na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadzić inwentaryzację aktywów pieniężnych – co do zasady drogą spisu z natury, z wyłączeniem środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, które inwentaryzuje się drogą uzyskania potwierdzenia salda >patrz tabela poniżej.
Inwentaryzacja środków pieniężnych metodą spisu z natury polega na ustaleniu rzeczywistego stanu przez ich policzenie i porównanie ze stanem księgowym, a następnie ustaleniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu różnic między stanem księgowym (wynikającym z raportu kasowego) a stanem rzeczywistym. W praktyce polega ona na fizycznym policzeniu banknotów i monet oraz weksli, czeków itp. zgromadzonych w kasie jednostki. Spis z natury gotówki oraz innych walorów (czeki, weksle) znajdujących się w kasie przeprowadza zespół spisowy, powołany w jednostce, w obecności osoby, której powierzono odpowiedzialność za kasę (czyli kasjera). Taka osoba odpowiada materialnie za stan gotówki oraz prawidłowe funkcjonowanie kasy a także inne powierzone mienie (czeki, weksle). W związku z tym nie może być członkiem zespołu spisowego przeprowadzającego inwentaryzację środków pieniężnych. W przypadku wystąpienia różnic pomiędzy rzeczywistym stanem gotówki a stanem księgowym, osoba materialnie odpowiedzialna (kasjer) jest zobowiązana do ich wyjaśnienia. Przeprowadzenie inwentaryzacji kasy należy potwierdzić protokołem. Podmioty gospodarcze, które dokonują wielu operacji kasowych i wykazują znaczny obrót gotówki, zwykle przeprowadzają inwentaryzację kasy częściej niż na koniec roku obrotowego. Działanie takie to zwykle element wewnętrznych procedur kontrolnych, które mają na celu sprawdzenie, czy stan środków pieniężnych w kasie jest prawidłowy oraz czy osoba materialnie odpowiedzialna wywiązuje się ze swoich obowiązków we właściwy sposób.
Przykład
Na ostatni dzień roku obrotowego ABC Sp. z o.o. przeprowadziła spis z natury gotówki w kasie. Stan księgowy kasy wynosił 1100 zł. Inwentaryzacja wykazała niedobór w kwocie 150 zł, przy czym po wyjaśnieniu różnic inwentaryzacyjnych 50 zł uznano za niedobory niezawinione, a kwotą 100 zł obciążono pracownika materialnie odpowiedzialnego za powierzone mienie.
Ewidencja księgowa może przebiegać następująco:
1. Ujęcie księgowe różnic inwentaryzacyjnych
Wn „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek" 150 zł
Ma „Kasa" 150 zł
2. Rozliczenie niezawinionych niedoborów
Wn „Pozostałe koszty operacyjne" 50 zł
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek" 50 zł
3. Obciążenie pracownika materialnie odpowiedzialnego kwotą niedoborów zawinionych
Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 100 zł
Ma „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek" 100 zł
Z kolei inwentaryzacja drogą uzyskania potwierdzenia salda wymaga, aby jednostka uzyskała od banku, w którym prowadzony jest rachunek bankowy, a następnie porównała z saldem w księgach rachunkowych, dokument potwierdzający stan zgromadzonych środków pieniężnych. Ewentualne różnice należy wyjaśnić i odpowiednio zaprezentować. Praktyka pokazuje, że często instytucje finansowe przygotowują i wysyłają na koniec roku kalendarzowego (tj. na 31 grudnia) potwierdzenia sald do swoich klientów we własnym zakresie, bez wezwania. Wystąpienie do banku o potwierdzenie salda może okazać się niezbędne, jeśli rok obrotowy danego podmiotu gospodarczego nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
Ograniczenia w kosztach
Na koniec warto wspomnieć, że do pewnego ograniczenia transakcji gotówkowych w obrocie gospodarczym przyczyniła się nowelizacja ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Jej przepisy w brzmieniu do 1 stycznia 2017 roku nakazują, aby dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następowało za pośrednictwem rachunku bankowego w każdym przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł. Transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień transakcji. Prawo podatkowe również nakłada pewne ograniczenia na transakcje gotówkowe. Zgodnie z art. 22p ustawy o PIT oraz art. 15d ustawy o CIT nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji o wartości powyżej 15 000 zł została dokonana bez pośrednictwa rachunku bankowego przedsiębiorcy.
podstawa prawna: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 395 ze zm.)
podstawa prawna: ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 200 ze zm.)
podstawa prawna: ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 2168 ze zm.)
podstawa prawna: ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 2343 ze zm.)
