Firma Royals przejęła grupę Glimmer Gym Group, która działa w Rodii, zachowując w tym kraju nazwę „Glimmer".
Frederik King, dyrektor operacyjny, wezwał cię do swojego biura:
Dziękuję za pomoc w ostatnich trzech miesiącach. Przejęcie firmy Glimmer zakończyło się sukcesem, ale, jak już wcześniej ustaliliśmy, sprzęt w jej siłowniach jest dosyć przestarzały, nawet niebezpieczny. Myślę, że musimy go jak najszybciej wymienić.
Moim zdaniem warto skorzystać z oferty TopKit, od której zwykle kupujemy nasze przyrządy, ale Marco w zeszłym tygodniu rozmawiał z potencjalnym dostawcą w Rodii, firmą Fit-u-Like. Ma o wiele lepsze ceny niż oferta TopKit.
Nie mam czasu, żeby się teraz tym zająć. Chciałbym, abyś, biorąc pod uwagę wady i zalety każdego z tych dostawców, zorientował się, który z nich jest lepszy i mnie o tym poinformował. Proszę również, abyś przedstawił mi w skrócie sposób, w jaki możemy zapewnić spełnienie naszych wymagań dotyczących wysokiej jakości sprzętu i montażu, jeżeli zdecydujemy się na Fit-u-Like. Jeżeli zostawisz raport na moim biurku, przejrzę go wieczorem.
Oferta firmy Fit-u-Like:
„Szanowni Państwo,
bardzo się cieszę, że udało nam się porozmawiać na temat montażu naszego doskonałego sprzętu w siłowniach Glimmer. Chcielibyśmy przedstawić ofertę na 25 przyrządów, tak jak ustaliliśmy, do pierwszej siłowni Glimmer. Jestem pewien, że zgodzą się Państwo co do tego, że nasza oferta jest nie do pobicia. Myślę, że nasze ceny są niższe o co najmniej 50 proc. niż ceny TopKit. Mam nadzieję, że zdecydują się Państwo złożyć zamówienie na wyposażenie najpierw tej siłowni, a potem kolejnych.
OFERTA
Dostawa 25 przyrządów do ćwiczeń wytrzymałościowych (w tym bieżnie, orbitreki, ergometry wioślarskie, steppery, przyrządy do ćwiczeń siłowych):
67 200 dolarów
WARUNKI
1. Czasami dostarczone przez nas przyrządy będą używane, ale ich stan będzie taki sam, jak stan przyrządów nowych.
2. Firma Fit-u-Like nie ponosi odpowiedzialności za wypadki i obrażenia, do których doszło podczas wykonywania ćwiczeń z wykorzystaniem naszego sprzętu po jego zamontowaniu i opłaceniu.
3. Wszystkie płatności muszą być dokonywane z góry.
Greg Marenko"
Maciej Sej ACMA, CGMA SAP Chief Application Manager, Ricoh Europe
Zadanie składa się z dwóch punktów: porównania mocnych i słabych stron każdego z dostawców sprzętu oraz nakreślenia planu, dzięki któremu dostawy sprzętu od Fit-u-Like będą spełniać ustalone przez nas wysokie kryteria jakościowe.
Wady i zalety
Top Kit
Zalety:
- Royals współpracuje z dostawcą od lat, w związku z tym jakość jego usług jest znana, a tym samym ryzyko potencjalnych problemów ograniczone.
- Royals korzysta z systemu zniżek z racji długiej współpracy i wolumenu obrotów, tym samym płaci cenę niższą niż katalogowa. Fit-u-Like promuje się jako dostawca sprzętu, który jest co najmniej 50 proc. tańszy, jednak następuje tu porównanie do cen katalogowych Top Kit, więc rzeczywista różnica jest dużo mniejsza.
Wady:
- Rodia to odległy kraj, do którego sprzęt będzie musiał być dostarczony drogą morską lub lotniczą. Jakie będą dodatkowe koszty organizacji całego łańcucha logistycznego (zabezpieczenie wysyłki, fracht, dostawa na miejsce).
- Nie wiemy, czy Top Kit ma doświadczenie w zarządzaniem łańcuchem logistycznym w innych krajach, czy ma sprawdzonych przewoźników oraz partnerów na miejscu, którzy będą mogli dokonać właściwej instalacji sprzętu i jaki będzie koszt takiej dodatkowej usługi.
Fit-u-Like
Zalety:
- Wydaje się być tańszym dostawcą, nawet jeżeli różnica w cenie jest mniejsza niż 50 proc.
- Nie występują koszty logistyczne związane z transportem sprzętu do Rodii.
Wady:
- Jakość sprzętu może być wątpliwa, na co wskazują noty 1 i 2 sekcji „Warunki", będące niejako zabezpieczeniem przed roszczeniami ze strony Royals. Nota 1 wskazuje, że niektóre maszyny będą używane, co w przypadku fitness clubu w klasie premium może być wątpliwą zachętą. Nota 2 zdejmuje całą odpowiedzialność dostawcy za niewłaściwe działanie maszyn od momentu instalacji.
- Płatność z góry za cały dostarczony sprzęt powoduje znaczny wzrost ryzyka dla Royals, bo nie jesteśmy w stanie stwierdzić czy instalacja nastąpi zgodnie z naszymi standardami, szczególnie, że nie znamy tego dostawcy. Ponadto, płacąc z góry osłabiamy naszą pozycję negocjacyjną w przypadku potencjalnych reklamacji.
Zapewnienie standardów
Ewentualna współpraca z Fit-u-Like będzie wymagać stworzenia szczegółowego planu, określającego obowiązki stron oraz etapy prac wraz z terminami realizacji. Należy opracować SLA, czyli warunki realizacji usługi, które będą szczegółowo określać:
- jakość urządzeń – w tym wypadku powinniśmy wymagać by urządzenia były nowe,
- przebieg testów urządzeń oraz ich odbiór,
- okres „hypercare", w którym wszystkie zgłoszone problemy będą rozwiązywane na koszt instalatora np. w 24h,
- płatność za zakupiony sprzęt – sprzęt powinien być przetestowany, a odbiór przez Royals potwierdzony pisemnie,
- okres i warunki gwarancji na części i użytkowanie sprzętu,
- plan konserwacji i przeglądów.
Ponadto, zanim Royals przystąpi do rozmów z Fit-u-Like, powinien sprawdzić opinie od innych użytkowników jego sprzętu. Fit-u-Like z kolei powinien być w stanie przedstawić odpowiednie referencje, certyfikaty dotyczące swoich produktów i usług.
Kluczowym elementem będą negocjacje z Fit-u-Like dotyczące systemu zapłaty oraz zrzeczenia się odpowiedzialności. Płatność z góry 100 proc. ceny nie powinna być brana pod uwagę – pewna kwota (20–30 proc.) powinna być zatrzymana do momentu zakończenia okresu intensywnego wsparcia technicznego (hypercare). Pozostałe etapy płatności powinny być rezultatem bezpośrednich negocjacji. Royals nie powinien się również zgodzić na całkowite zwolnienie Fit-u-Like z odpowiedzialności za ewentualne wypadki wynikłe z wadliwej instalacji sprzętu. Taki zapis mógłby się okazać dla Royals bardzo kosztowny w przypadku jakichkolwiek roszczeń (utrata zdrowia, narażenie na niebezpieczeństwo) zgłaszanych przez klientów fitness clubu.