fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Dokumentacja a minimalna stawka godzinowa

www.sxc.hu
Do obowiązków biura rachunkowego, jako jednostki świadczącej usługi księgowe, należy nie tylko prowadzenie ksiąg klientów, ale także ich obsługa w zakresie rozliczeń wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia oraz niezbędnych ewidencji.

Od 1 stycznia 2017 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące wypłacania wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie oraz umowy o świadczenie usług według minimalnej stawki godzinowej. Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, w brzmieniu obowiązującym do końca 2016 r., określała zasady jego ustalania w stawce miesięcznej i dotyczyła wyłącznie pracowników w rozumieniu art. 10 § 2 k.p., tj. osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Zmiany stawki minimalnej zostały wprowadzone ustawą z 22 lipca 2016 r. o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 1265) i w nowej treści wprowadzono pojęcie „minimalna stawka godzinowa" dla osób przyjmujących zlecenie lub świadczących usługi. Minimalna stawka za godzinę wykonywania zlecenia/świadczenia usług od 1 stycznia 2017 r. wynosi 13 zł brutto dla zleceniobiorcy świadczącego usługi i nieprowadzącego działalności gospodarczej, natomiast w przypadku wystawiania faktur VAT powinna to być kwota netto powiększona o VAT.

Nowe przepisy dotyczą umowy zlecenia (art. 734 k.c.) oraz o umowy o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami i do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 k.c.). Wysokość wynagrodzenia powinna być ustalona w umowie w taki sposób, aby jego kwota za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie była niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej, która będzie corocznie waloryzowana.

Uwaga! Minimalna stawka godzinowa ma zastosowanie zarówno do umów zleceń zawieranych od 1 stycznia 2017 r., jak i tych trwających w tej dacie. W związku z tym, jeżeli umowa zlecenia opiewała na stawkę godzinową niższą niż 13 zł, należało umowę odpowiednio zmienić w zakresie stawki.

1. Rodzaje umów cywilnoprawnych objętych nową regulacją

Przepisom o minimalnej stawce godzinowej podlegają:

- umowy o świadczenie usług,

- umowy zlecenia,

- umowy o świadczenie usług, zawierane z osobami świadczącymi usługi w ramach działalności gospodarczej (jeśli nie zatrudniają własnych pracowników i zleceniobiorców), tzw. „samozatrudnionymi".

2. Wyłączenie

Przepisy o minimalnej stawce godzinowej nie mają zastosowania do:

- wszystkich umów, w których o miejscu i czasie wykonywania zlecenia lub świadczenia usługi decyduje zleceniobiorca lub świadczący usługi i przysługujące wynagrodzenie określono prowizyjnie, czyli wyłącznie w zależności od rezultatów wykonania zlecenia lub świadczenia usługi, wynagrodzenie prowizyjne uzależnione jest od liczby, wartości zawartych umów, sprzedaży, obrotu, pozyskanych zleceń, wykonanych usług lub uzyskanych należności,

- umów agencyjnych,

- umów o dzieło,

- umów dotyczących usług opiekuńczych i bytowych realizowanych przez prowadzenie rodzinnego domu pomocy, zgodnie z ustawą o pomocy społecznej,

- umów o pełnienie funkcji rodziny zastępczej zawodowej, o utworzeniu rodziny zastępczej zawodowej lub rodzinnego domu dziecka, o prowadzenie rodzinnego domu dziecka, o pełnienie funkcji rodziny pomocowej, o pełnienie funkcji dyrektora placówki opiekuńczo-wychowawczej typu rodzinnego, o pełnienie funkcji wychowawcy wyznaczonego do pomocy w kierowaniu placówką opiekuńczo-wychowawczą typu rodzinnego, w przypadku gdy w tej placówce nie ma zatrudnionego dyrektora – jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż jedna doba;

- umów dotyczących usług polegających na sprawowaniu opieki nad grupą osób lub osobami podczas wypoczynków lub wycieczek – jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż jedna doba,

- umów dotyczących usług opieki domowej nad osobą niepełnosprawną, przewlekle chorą lub w podeszłym wieku, gdy w związku z ich wykonywaniem osoba świadcząca usługi zamieszkuje wspólnie z podopiecznym w jego mieszkaniu lub domu, a ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone jednej osobie lub wspólnie zamieszkującej rodzinie nieprzerwanie przez okres dłuższy niż jedna doba.

Stawka minimalna nie obejmuje umów:

- które są zawierane między sobą przez osoby fizyczne, niemające statusu przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej, np. osoba fizyczna podpisuje umowę z nianią, która również jest osobą fizyczną,

- które będą zawierane z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, mającą zarejestrowaną działalność gospodarczą w innym niż Polska państwie członkowskim UE, np. umowa osoby fizycznej z osobą prowadzącą działalnością w Słowacji,

- które są zawarte z osobą mającą działalność zarejestrowaną w Polsce albo poza strefą UE, zatrudniającą własnych pracowników bądź zawierającą umowy zlecenia i/lub o świadczenie usług z własnymi zleceniobiorcami.

Dla umów, które zawarto z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą zatrudniającymi pracowników lub własnych zleceniobiorców, oraz do zawierania takich umów w przyszłości należałoby uzyskać od zleceniobiorcy stosowne oświadczenie, z którego wynikałby fakt zatrudniania pracowników/zleceniobiorców >patrz wzór 1.

3. Dla kogo minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie

Minimalna stawka godzinowa dotyczy:

- osób fizycznych, które nie wykonują działalności gospodarczej,

- osób fizycznych, które wykonują działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce albo w innym kraju nienależącym do Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego i niezatrudniających pracowników lub zleceniobiorców.

4. Ochrona wynagrodzenia

Zleceniobiorca lub osoba świadcząca usługę nie może zrzec się prawa do minimalnego wynagrodzenia (stawki godzinowej), ani przenieść go na inną osobę.

Wypłata wynagrodzenia jest możliwa tylko w formie pieniężnej.

Wynagrodzenie musi być wypłacane co najmniej raz w miesiącu. W przypadku umów zawartych na okres dłuższy niż jeden miesiąc (np. na trzy miesiące lub pół roku), w których wynagrodzenie jest określone za wykonanie całego zlecenia, w każdym miesiącu musi być wypłacone wynagrodzenie wg minimalnej stawki godzinowej na podstawie przedstawionych do wypłaty godzin wykonywania zlecenia.

5. Określanie wysokości wynagrodzenia

Wysokość wynagrodzenia zleceniobiorcy powinna być ustalona w umowie zlecenia/o świadczenie usług w taki sposób, aby za każdą godzinę wykonania zlecenia nie było ono niższe niż wysokość minimalnej stawki godzinowej. Zleceniobiorca będzie miał roszczenie o wypłatę tej stawki, nawet jeżeli w umowie określono kwotę wynagrodzenia na niższym poziomie.

Gdy zlecenie zostanie przyjęte do wykonania wspólnie przez kilka osób, stawka minimalna odnosi się do każdej z nich.

Gdy w umowie zlecenie została określona kwota miesięczna i wynikająca z niej stawka godzinowa jest niższa od minimalnej, zleceniobiorca powinien otrzymać wynagrodzenie wynikające z pomnożenia minimalnej stawki godzinowej przez liczbę godzin wykonywania zlecenia w danym miesiącu. W tym przypadku konieczna jest wypłata wyrównania.

Przykład

Strony umowy zlecenia ustaliły w umowie wynagrodzenie w kwocie miesięcznej 1200 zł brutto. Zleceniobiorca w marcu 2017 r. wykonywał przedmiot umowy zlecenia przez 100 godzin. Stawka godzinowa po podzieleniu wynagrodzenia miesięcznego przez liczbę godzin wykonywania zlecenia wyniosła 12 zł za godzinę. W związku z obowiązującą od 1 stycznia 2017 r. minimalną stawką godzinową należy wypłacić zleceniobiorcy wyrównanie w wysokości 100 zł.

Przykład

Zapis w umowie dotyczący wynagrodzenia:

1. Z tytułu wykonywania czynności wymienionych w § ... niniejszej umowy Zleceniobiorca będzie otrzymywać wynagrodzenie w wysokości: 13 zł brutto (słownie: trzynaście zł brutto) za każdą godzinę realizacji zlecenia.

2. Potwierdzenie wykonania czynności, o których mowa w § ... niniejszej umowy, stanowi rejestr godzin wykonywania zlecenia oraz rachunek będący podstawą do wypłaty wynagrodzenia należnego Zleceniobiorcy. Rejestr jest sporządzany w trakcie miesiąca przez strony umowy i stanowi podstawę do potwierdzenia liczby godzin wykonywania zlecenia i wypłaty wynagrodzenia. Wzór rejestru został określony w załączniku nr 1 do niniejszej umowy.

6. Rozliczenie i ewidencjonowanie godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usługi

Od 1 stycznia 2017 r. obowiązuje wymóg ewidencjonowania godzin wykonywanych czynności w ramach umów zlecenia i o świadczenie usług, tak aby można było wykazać, że wypłata wynagrodzenia nie jest niższa niż 13 zł za każdą godzinę ich realizacji.

Zasady potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia/świadczenia usług powinny być umieszczone w umowie zawartej przez strony. Gdy jednak takich postanowień zabraknie, zleceniobiorca/usługobiorca będzie musiał przedłożyć w formie pisemnej – elektronicznej lub papierowej – w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia, informację o liczbie godzin wykonywania zlecenia/świadczenia usług.

Ustawa nie wskazuje, w jakiej formie ma być prowadzona ewidencja godzinowa, pozostawiając w tym zakresie swobodę stronom umowy. Tym samym rejestr godzin może być prowadzony:

- dla każdego dnia oddzielnie poprzez wykazanie liczby godzin >patrz wzór 2. lub

- łącznie dla danego tygodnia, miesiąca itp. >patrz wzór 3.

Rejestr godzin powinien pozwolić na weryfikację czy otrzymane wynagrodzenie po podzieleniu przez liczbę przepracowanych godzin daje co najmniej minimalną stawkę godzinową. Zleceniodawca powinien zadbać, aby sposób potwierdzania wykonywania zlecenia strony ustaliły w umowie. W przeciwnym razie zleceniobiorca będzie musiał przedstawić stosowną informację w terminie poprzedzającym moment wypłaty wynagrodzenia.

Jeżeli kilka osób przyjmie zlecenie lub zobowiąże się świadczyć usługi wspólnie, każdej z tych osób przysługuje wynagrodzenie ustalone z zapewnieniem minimalnej stawki godzinowej, i każda z tych osób będzie potwierdzała liczbę godzin, jaką poświęciła na wykonanie swojej części zlecenia.

Przykład

W umowie ustalono: Zleceniobiorca – w terminie do ...... dnia roboczego miesiąca zobowiązany jest przedkładać Zleceniodawcy do weryfikacji, wraz z rachunkiem, rejestr godzin wykonywania usług w danym miesiącu kalendarzowym, wskazujący liczbę godzin, w których wykonywane były usługi danego dnia.

7. Przechowywanie dokumentacji

Umowy, rachunki oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, zleceniodawca musi przechowywać przez okres trzech lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

8. Sankcje i kontrola PIP

Wypełnianie przez zleceniodawców uregulowań, wynikających z ustawy, w zakresie wynagradzania wykonawców będzie podlegało kontroli. W przypadku wypłaty zlecenia za każdą godzinę w wysokości niższej niż obowiązująca wysokość minimalnej stawki godzinowej, zleceniodawca będzie podlegał karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zyskała nowe uprawnienia kontrolne i będzie nadzorowała przestrzeganie przepisów dotyczących minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Autorka jest wykładowcą, ekspertem prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń, kierownikiem działu kadr i płac w dużej międzynarodowej organizacji.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA

WIDEO KOMENTARZ

REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA