Kalendarz księgowego wyznaczają terminy z przepisów

Czas to pieniądz, dlatego warto go inwestować w przemyślany sposób – w czynności, które przyniosą najwięcej pożytku. Dzięki temu można wykonywać swoje zadania szybciej, nie popełniając błędów. To w zawodzie księgowego jest szczególnie ważne, bo – jak mówi Teresa Cebrowska, wiceprezes Stowarzyszenia Księgowych w Polsce – minęły już czasy, kiedy był on tylko rejestratorem zdarzeń gospodarczych. Teraz jest sternikiem, dzięki niemu firma omija wiele mielizn i żegluje bezpiecznie.

Ustalanie i eliminacja

Jeśli jest coś do zrobienia, to właśnie to robię – takie podejście do pracy jest bardzo częste i, niestety, bardzo nieproduktywne. W rezultacie wcześniejsze zadania albo są załatwiane niestarannie, połowicznie, albo są odkładane na bok. Tymczasem wśród nich może być sprawa, która nie powinna czekać ze względu na możliwe konsekwencje, albo zagubić się jakaś naprawdę ważna informacja. Niech czas pracuje dla nas, a my go kontrolujmy jak pracownika. Aby mieć tę kontrolę, należy:

- ustalać priorytety,

- eliminować działania zbędne lub niewłaściwe,

- planować swój czas.

A kiedy przychodzi decydować, co zrobić ze sprawami, które niesie dzień, warto odpowiedzieć sobie na trzy ważne pytania. Czy dana sprawa w ogóle warta jest działania? Jeśli nie, to niech od razu wyląduje w koszu – tym obok biurka lub tym na ekranie komputera. Jeśli tak, to rozważmy, czy sami mamy to robić. Jeżeli uznamy, że nie, to najlepszym rozwiązaniem jest natychmiastowe przekazanie sprawy właściwej komórce lub pracownikowi. Gdy mamy zająć się nią sami, oceńmy, czy musi to być załatwione natychmiast. Jeśli nie mamy wątpliwości, że tak – działajmy. Jeśli czas nie nagli, zaplanujmy ją, wpisując do zadań do wykonania na późniejsze godziny, kolejny dzień lub tydzień.

Schemat dnia

Kto nie planuje, ten nie pracuje, tylko jest zajęty – jak w starej anegdocie o robotniku z pustą taczką miotającym się po placu budowy. Zapytany, dlaczego ma pustą taczkę, wyjaśnia: jest tyle roboty, że nie mam czasu załadować. Tymczasem chwila na planowanie jest niezbędna. Dzięki temu porządkujemy czynności i racjonalizujemy je, co sprawia, że wykonanie zadania trwa krócej. Nawet jeśli wliczyć w to czas poświęcony na samo stworzenie harmonogramu.

Aby planować pracę na poszczególne dni, trzeba wie dzieć, czym dysponujemy. Dlatego najpierw warto sporządzić schemat dnia. Trzeba ustalić, ile czasu zajmują poszczególne czynności. Podchodząc do problemu naprawdę rzetelnie, należałoby w tych ustaleniach uwzględnić także czynności pozornie nieistotne – od uruchomienia komputera przez spotkania, rozmowy telefoniczne, załatwianie korespondencji po przejście na wyższe piętro do innego działu, rozmowy na korytarzu czy zrobienie herbaty. Na podstawie wyników takiego zestawienia można się zorientować, ile czasu zajmuje efektywna praca, spotkania, a wreszcie ile czasu ktoś nam zabiera lub marnujemy go sami.

Będzie też znana chronologia dnia, czyli to, na jakie pory przypadają poszczególne czynności i kiedy koncentrują się zakłócenia – wizyty, telefony, pytania pracowników. A to ważne, bo nasz dzienny cykl energetyczny jest zmienny. Pora największej wydajności to godziny przedpołudniowe (ze szczytem o 9–11), potem trwa poobiedni spadek formy (ok. godz. 15 niemal do zera) i przejściowy wzrost wczesnym wieczorem, mniej więcej do godz. 20. Warto dostosować do tego plan dnia: najważniejsze i najbardziej skomplikowane sprawy zapisać na przedpołudnie (zręcznie unikając szczytu zakłóceń z godzin 10–12), fazę mniejszej produktywności wykorzystać na czynności rutynowe i kontakty ze współpracownikami, późne popołudnie zaś na sprawy średniej wagi.

Co jest do załatwienia i ile to zajmie

Harmonogram na dany dzień sporządza się nie tego samego dnia rano, ale poprzedniego, pod koniec pracy. W przeciwnym razie jego przygotowanie zajmie część najbardziej produktywnych godzin i zabierze czas przeznaczony na wykonanie innych, kluczowych zadań. Ponadto odkładanie planowania na rano oznacza ryzyko, że bieżące sprawy w ogóle uniemożliwią planowanie. Harmonogram powinien być realistyczny, czyli uwzględniać tylko te zadania, które musimy i możemy wykonać w danym dniu >patrz tabela.

Określając, ile czasu zajmie wykonanie poszczególnych prac, należy planować realnie, a nie życzeniowo. To pozwoli uniknąć frustracji. Warto ustalić sobie nieprzekraczalny limit na każdą ze spraw, bo to dyscyplinuje.

I nie można zapominać o przerwach. Tylko bowiem przez pierwsze 10 minut godziny pracujemy z pełną koncentracją, ok. 30. minuty następuje spadek do 60 proc. I choć przez następny kwadrans znów koncentracja się poprawia (do 70 proc.), to od 45. minuty jest już tylko gorzej. Dlatego należy umieścić w planie kilka chwil na regenerację.

Trzeba też pamiętać, że do zagospodarowania nie mamy całych ośmiu godzin, bo mnóstwo zdarzeń ma wpływ na nasz dzień pracy. Dlatego najlepiej planować w schemacie 60/40, czyli zrobić harmonogram dla 60 proc. czasu i zostawić dwa bloki po 20 proc. jako margines na działania spontaniczne oraz na sprawy niespodziewane, a także wspomniane już zakłócenia i tzw. złodziei czasu, czyli przeciągające się spotkania lub narady, kłopoty z komunikacją w firmie bądź awarie. Potrafimy też sami sobie kraść czas, jeśli nigdy nie odmawiamy innym, jeśli nie ustalamy priorytetów, a także gdy nie zlecamy spraw do załatwienia (czyli nie delegujemy ich), przez co pracujemy za innych.

Priorytetowe ABC

Kiedy zadania nie mieszczą się w terminarzu, należy spróbować ograniczyć ich liczbę. Przede wszystkim trzeba ustalić priorytety, czyli to, które sprawy są najważniejsze (A), które drugorzędne (B), a które można odłożyć (C). To nie znaczy, że będziemy się zajmować wyłącznie tymi najważniejszymi zagadnieniami – po prostu określimy właściwą kolejność pracy.

W praktyce czas przeznaczany na konkretne sprawy nie zawsze odpowiada ich znaczeniu. Waga zadań A wynosi 65 proc., ale poświęca się im 15 proc. czasu. W przypadku zadań zaliczonych do grupy C jest odwrotnie – mają tylko 15 proc. znaczenia, a zajmują 65 proc. czasu. Tylko waga i czas poświęcony zadaniom z grupy B są równe – po 20 proc.

Sprawy A są najważniejsze na danym stanowisku i trzeba je załatwiać samemu. Najlepiej, gdy plan dnia przewiduje jedno–dwa zadania z tej grupy (łącznie około trzech godzin). Sprawy B są średniej wagi, a ich wykonanie – wszystkich lub niektórych – można zlecać innym. W planie należy zapisać dwa–trzy takie punkty (około godziny). Spraw C, rutynowych, o najmniejszym znaczeniu, można przewidzieć tyle, ile zmieści się w ciągu pozostałej godziny.

Do wagi zadania należy dodać kwestię pilności. To, co ważne i pilne, wykonujemy natychmiast; ważne, ale niezbyt pilne – odkładamy na inny termin lub zlecamy; pilne, ale niezbyt ważne – zlecamy. Sprawy ani ważne, ani pilne muszą czekać.

Zlecanie ma być skuteczne

Jak wskazuje Barbara Misterska-Dragan, wiceprezes Krajowej Izby Biegłych Rewidentów, dzisiejszy księgowy to lider, który musi umieć wykorzystać zasób firmy, jakim są pracownicy. Prowadzi do tego m.in. zlecanie zadań. Aby było ono skuteczne, zlecający powinien odpowiedzieć sobie na pięć pytań: co, kto i dlaczego ten, jak i kiedy. Oznacza to, że księgowy najpierw ustala, co jest do zrobienia, po czym wybiera osobę do wykonania pracy zgodnie z jej kompetencjami (czy ma to być specjalista od płac, VAT itd.) oraz możliwościami i motywacją. Ponadto ma określić zakres i szczegóły zadania oraz ustalić termin realizacji. Te elementy musi przekazać danej osobie w taki sposób, aby zrozumiała zadanie i pożądany sposób jego wykonania oraz przyjęła do wiadomości termin. Bez wyznaczenia terminu realizacji zlecanie właściwie nie istnieje.

A na koniec dnia trzeba jeszcze raz sięgnąć do terminarza i sprawdzić z nim wykonanie planu. To, czego nie udało się załatwić, trzeba będzie uwzględnić w następnym harmonogramie.

Zdaniem eksperta

Jolanta Reczulska, księgowa, posiada certyfikat uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zmiany w prawie i niejednoznaczne regulacje nie ułatwiają planowania

Najwięcej czasu zajmuje dekretowanie dokumentów, zwłaszcza kosztowych, i wprowadzanie danych do systemu finansowo -księgowego. Poza tym pracochłonne i czasochłonne jest szukanie interpretacji przepisów, które będą dawały uzasadnienie kwalifikacji zdarzeń gospodarczych w razie kontroli urzędu skarbowego lub ZUS. Od zawsze księgowi mają za mało czasu na śledzenie bieżących zmian w prawie. Do codziennych zadań pracowników księgowości należy też pilnowanie terminów płatności. Musimy również przewidzieć czas na sporządzanie sprawozdań dla GUS, dokumentów dla organów prowadzących ewentualne kontrole, a w razie ubiegania się firmy o kredyt – także zgromadzenie dokumentów dla banku.