Koronawirus: obowiązki sprawozdawcze sp. z o.o. w czasach pandemii

Na mocy rozporządzenia Ministra Zdrowia z 21 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii w związku z zakażeniami wirusem COVID-19 na terenie Polski wprowadzono szereg ograniczeń niosących za sobą różne konsekwencje dla funkcjonowania spółek.

Sprawozdania finansowe

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są zobowiązane do sporządzenia sprawozdań finansowych w terminie 3 miesięcy od dnia zakończenia roku bilansowego, a następnie do zwołania zgromadzenia wspólników w celu ich zatwierdzenia w terminie trzech kolejnych miesięcy. W przypadku spółek, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdań upłynął 31 marca 2020 r., a na zatwierdzenie ich przez zgromadzenie wspólników 30 czerwca 2020 r.

W związku z aktualną sytuacją spowodowaną epidemią, 16 marca 2020 r. Polska Izba Biegłych Rewidentów przedstawiła zbiór zasad dotyczących badania sprawozdań finansowych za 2019 rok. Zaprezentowane wytyczne dotyczą m.in. zasad bezpiecznej współpracy z klientem, informacji o sporządzaniu sprawozdania z badania w kontekście zdarzeń po dacie bilansu, a także oceny zdolności jednostki do kontynuowania działalności. Ponadto, 31 marca 2020 r. weszło w życie rozporządzenie Ministerstwa Finansów w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji wprowadzające zmiany w zakresie terminów na wypełnienie obowiązków sprawozdawczych. Na mocy rozporządzenia termin na sporządzenie, zatwierdzenie oraz złożenie sprawozdań finansowych przez spółki z ograniczoną odpowiedzialnością uległ wydłużeniu o trzy miesiące (w przypadku jednostek podległych Komisji Nadzoru Finansowego termin ten wynosi 2 miesiące). Dotyczy to jednak spółek, których rok obrotowy rozpoczął się po 29 września 2019 r., a przed 30 kwietnia 2020 r., których termin wykonania nie upłynął przed 31 marca 2020 r.

Czytaj także: Więcej czasu na sprawozdania finansowe za 2019 r.

Zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są zobowiązane do wskazania i zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych („Rejestr"). Zgodnie z przepisami, w przypadku spółek wpisanych do KRS przed 13 października 2019 r. pierwszego zgłoszenia należy dokonać najpóźniej do 13 kwietnia 2020 r., natomiast w odniesieniu do nowoutworzonych spółek wpisanych do KRS po 13 października 2019 r. – informacje do Rejestru należy zgłaszać w terminie 7 dni od wpisu do KRS. Nowelizacja specustawy w sprawie COVID-19 wprowadza odroczenie obowiązku sprawozdawczego związanego ze zgłaszaniem beneficjentów i przesunięcie terminu na 13 lipca 2020 r.

Ujawnianie zmian w sądzie rejestrowym

W związku z opóźnieniem wejścia w życie przepisów wprowadzających elektronizację postępowania rejestrowego w Krajowym Rejestrze Sądowym, obowiązek składania wniosków rejestrowych do sądu w formie elektronicznej wejdzie w życie dopiero od 1 marca 2021 r. Obecnie procedura składania wniosków pozostaje niezmieniona. Wnioski w przedmiocie rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy wpisem zmian danych w zarejestrowanych już spółkach można składać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego s24. Składanie sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów w celu dokonania odpowiedniej wzmianki w rejestrze również odbywa się drogą elektroniczną.

UWAGA!

W przypadku składania wniosków w formie papierowej należy jednak upewnić się i potwierdzić procedurę składania wniosków w sądzie rejestrowym, w którym planujemy złożyć wniosek, tj. czy wnioski mogą być składane w biurze podawczym, czy wyłącznie w drodze wysyłki pocztowej.

Zwoływanie zgromadzeń wspólników

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z najpowszechniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej. Jednym z podstawowych wymogów ustawowych nałożonych na spółkę jest konieczność zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników w siedzibie spółki lub innym miejscu wskazanym w umowie spółki na terenie Polski, w terminie 6 miesięcy po upływie roku obrotowego.

Szerząca się epidemia oraz ograniczenia w przemieszczaniu się wprowadzone przez liczne państwa powodują znaczne trudności i ograniczenia dla tych spółek, których wspólnicy lub choćby jeden ze wspólników przebywają na stałe za granicą i nie mogą przybyć do Polski. W takim przypadku jednym z rozwiązań jest możliwość udzielenia przez wspólnika pełnomocnictwa do uczestnictwa i głosowania w jego imieniu na zgromadzeniu wspólników.

Od 3 września 2019 r. umowa spółki mogła dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności:

- transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym,

- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, oraz

- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Umowa spółki musiała wyraźnie wskazywać na możliwość przeprowadzenia zgromadzenia przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość oraz szczegółowo określić aplikacje czy oprogramowanie, które zostanie wykorzystane. Zastosowanie powyższej procedury nie zwalnia spółki z obowiązku sporządzenia protokołu ze zgromadzenia.

Ponadto, bardzo często pojawia się konieczność zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników w trybie pilnym w celu podjęcia uchwał związanych m.in. ze zmianami w organach spółki, wysokością kapitału zakładowego czy z działalnością operacyjną spółki. W takim przypadku rozwiązaniem przewidzianym w kodeksie spółek handlowych jest podjęcie uchwał w trybie pisemnym.

UWAGA!

Zgodnie z przepisami wspólnicy mogą podjąć uchwały bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrazili pisemną zgodę lub wyrazili zgodę na postanowienie, które ma być powzięte.

Uchwała może zostać wówczas podjęta korespondencyjnie na jednym dokumencie bądź poprzez złożenie oświadczenia przez każdego ze wspólników na odrębnych dokumentach. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie uchwały mogą zostać podjęte w tym trybie. Powyższa procedura nie dotyczy uchwał podejmowanych przez zwyczajne zgromadzenie wspólników oraz uchwał, co do których przepisy lub umowa spółki wymagają zwołania zgromadzenia wspólników.

Nowelizacja ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw z 31 marca 2020 r. (zwanej specustawą w sprawie COVID-19) dopuszcza również możliwość odbycia zgromadzenia wspólników przy wykorzystaniu środków porozumiewania na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Oznacza to, że wspólnicy będą uprawnieni z mocy prawa do podejmowania przy zastosowaniu środków komunikacji elektronicznej bez żadnych regulacji umownych. Zgodnie z planowanymi zmianami rada nadzorcza, a w razie jej braku – wspólnicy spółki będą zobowiązani przyjąć w drodze pisemnej uchwały regulamin który szczegółowo określi zasady uczestnictwa w zgromadzeniu zwołanym w tym trybie. Przepisy jednak nie precyzują zasad podpisywania uchwał oraz tego czy istnieje możliwość złożenia podpisu elektronicznego.

Działalność zarządu i rady nadzorczej

W przypadku ustanowienia w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością rady nadzorczej, jej członkowie co do zasady podejmują uchwały na posiedzeniach. Umowa spółki może jednak dopuścić możliwość podjęcia uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Należy pamiętać, że uchwała rady nadzorczej podjęta w powyższym trybie była ważna tylko wówczas, gdy umowa spółki wyraźnie dopuszczała ten tryb, a wszyscy członkowie rady nadzorczej zostali powiadomieni o treści projektu uchwały.

Dodatkowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami, członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć jednak spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej.

Odmiennie niż w przypadku rady nadzorczej, przepisy kodeksu spółek handlowych nie regulowały kwestii podejmowania uchwał pisemnie lub na odległość przez członków zarządu. Doktryna i orzecznictwo w tym przypadku są dość kontrowersyjne. Podczas gdy niektórzy opowiadali się za niedopuszczalnością zastosowania powyższego trybu do zarządu spółki, znaczna część doktryny, mimo braku wyraźnych przepisów, dopuszczała możliwość podejmowania uchwał przez zarząd w trybie pisemnym lub przy użyciu środków porozumiewania się na odległość, tylko gdy w umowie spółki lub w regulaminie zarządu znajduje się stosowna regulacja. Można zatem przyjąć, że w przypadku odpowiednich regulacji umownych zarząd był uprawniony do podjęcia uchwał w drodze pisemnej bądź wykorzystując środki komunikacji elektronicznej.