Kiedy księgowy może odmówić podpisania sprawozdania

Brak zgody księgowego na parafowanie bilansu najczęściej wynika z przejęcia obowiązków po dniu bilansowym. Nie uczestniczył wprowadzeniu ksiąg w trakcie zamykanego okresu, więc nie miał wpływu na zawarte w nich informacje.

Publikacja: 29.03.2017 07:00

Kiedy księgowy może odmówić podpisania sprawozdania

Foto: 123 RF

Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego dotyczy każdej jednostki wymienionej w art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Sprawozdanie sporządza się w określonych w uor przypadkach:

- na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2 uor, np. na koniec roku obrotowego,

- na moment wpisu do rejestru na dzień połączenia jednostki,

- na dzień postawienia jednostki w stan likwidacji/upadłości, lub inny dzień bilansowy wynikający z przepisów (art. 45 ust. 1 uor).

Sporządzenie sprawozdania, zgodnie z art. 52 ust. 2 uor wymaga złożenia podpisu pod sprawozdaniem, który potwierdza przyjęcie odpowiedzialności za rzetelność i prawidłowość zawartych w nim informacji.

Kogo obowiązuje

Osobami, na których spoczywa obowiązek złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym są:

- kierownik jednostki, a kiedy kieruje nią organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu,

Rzeczpospolita

- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg spółki.

Kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W zależności od formy prawnej jednostki funkcję tę mogą jednak pełnić inne osoby >patrz tabela.

Za obowiązki w zakresie rachunkowości jednostki odpowiada kierownik jednostki. Może on powierzyć prowadzenie ksiąg w ramach umowy o pracę osobie fizycznej lub podmiotowi zewnętrznemu świadczącemu tego typu usługi. W pierwszym przypadku powinno to mieć formę podpisanego oświadczenia o przejęciu obowiązków, w drugim – kwestie te powinny regulować odpowiednie zapisy w umowie z biurem rachunkowym. W przypadku podmiotów zewnętrznych świadczących takie usługi w praktyce sprawozdanie podpisuje z imienia i nazwiska osoba reprezentująca biuro.

Uwaga! Przekazanie obowiązków w zakresie rachunkowości głównemu księgowemu lub podmiotowi zewnętrznemu nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za rachunkowość podmiotu. W takiej sytuacji odpowiada on z tytułu nadzoru. Nie można scedować odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji

Jeśli osoba, która przyjęła na siebie odpowiedzialność za rachunkowość jednostki, jest dodatkowo członkiem zarządu, to składa podpis tylko raz. Występuje wtedy jako członek zarządu odpowiedzialny za rachunkowość jednostki.

Jeżeli osoba składająca podpis pod sprawozdaniem nie przyjęła (w formie pisemnej) odpowiedzialności za rachunkowość jednostki, to odpowiada tylko za wykonanie obowiązków wynikających z postanowień kodeksu pracy, a zatem nie ponosi odpowiedzialności wynikającej z zapisów w uor.

Na każdej części i z tą samą datą

Podpisy są składane na każdej części składowej sprawozdania, a więc na:

- bilansie,

- rachunku zysków i strat,

- dodatkowych informacjach,

- zestawieniu zmian w kapitałach oraz

- rachunku przepływów pieniężnych.

Data podpisania części składowych sprawozdania powinna być ta sama. Zdarzają się bowiem sytuacje, że po dniu bilansowym, przed zatwierdzeniem sprawozdania, nastąpiły istotne zdarzenia, które rzutują na zakres prezentowanych informacji i powinny być uwzględnione w sprawozdaniu. Wtedy poprawione sprawozdanie powinno być opatrzone podpisami i nową datą ich złożenia.

Trzeba dobrze uzasadnić

Osoby zobowiązane do złożenia podpisu pod sprawozdaniem, w tym osoba odpowiedzialna za rachunkowość jednostki, np. księgowy, mogą odmówić złożenia podpisu na podstawie art. 52 ust. 2 uor.

Odmowa taka wymaga jednak pisemnego uzasadnienia decyzji i powinna być dołączona do sprawozdania.

Co w sytuacji, kiedy „księgowym" jest biuro rachunkowe? W takim przypadku odmowa powinna mieć uzasadnienie w zapisach zawartych umowie o świadczenie usług.

Jeśli do sprawozdania jest dołączone uzasadnienie odmowy złożenia pod nim podpisu, użytkownicy sprawozdań, np. sąd rejestrowy czy bank, nie powinni kwestionować niepodpisanego sprawozdania.

Ważne jest jak została umotywowana decyzja odmowy złożenia podpisu. Wydaje się to istotne w sytuacji, kiedy bank czy inna instytucja finansowa udzielająca kilkuletniej pożyczki, weryfikuje podstawowe wskaźniki finansowe na podstawie sprawozdań finansowych. W tej sytuacji użyte argumenty w odmowie mogą mieć wpływ na sposób dalszej współpracy banku czy innej instytucji z jednostką.

Ważne są użyte argumenty

Jedną z najczęściej wskazywanych przyczyn odmowy może być to, że księgowy przejął obowiązki po dniu bilansowym, a tym samym nie uczestniczył w prowadzeniu rachunkowości jednostki w trakcie zamykanego roku i nie miał wpływu na zawarte w księgach informacje, które składają się na sprawozdanie.

Należy zauważyć, że w przypadku prowadzenia ksiąg przez instytucje zewnętrzne, odpowiednie (jak wspomniano wcześniej) zapisy w umowach regulują kwestie wyłączenia odpowiedzialności w tym zakresie przez biuro rachunkowe.

Uwaga! Warto wspomnieć o odpowiedzialności, która wynika z art. 77 uor. Przepis ten obejmuje m.in uchybienia dotyczące nierzetelności prowadzenia ksiąg. W tym przypadku sankcje nie dotyczą księgowego, który załączył pisemną odmowę złożenia podpisu wraz z uzasadnieniem. ?

Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego dotyczy każdej jednostki wymienionej w art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Sprawozdanie sporządza się w określonych w uor przypadkach:

- na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2 uor, np. na koniec roku obrotowego,

Pozostało 94% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Spadki i darowizny
Poświadczenie nabycia spadku u notariusza: koszty i zalety
Podatki
Składka zdrowotna na ryczałcie bez ograniczeń. Rząd zdradza szczegóły
Ustrój i kompetencje
Kiedy można wyłączyć grunty z produkcji rolnej
Sądy i trybunały
Sejm rozpoczął prace nad reformą TK. Dwie partie chcą odrzucenia projektów