Sprawozdanie finansowe spółki podlega obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta. Rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, więc sprawozdanie musimy sporządzić do końca marca. A co z terminem złożenia elektronicznego podpisu pod sprawozdaniem po 31 marca? Wiadomo, że biegły może kazać wprowadzić zmiany w badanym sprawozdaniu, a nie zbada go do 31 marca. Co dalej? Jak należy postąpić? – pyta czytelnik.
Zarysowany w pytaniu stan faktyczny może tak naprawdę dotyczyć dwóch sytuacji. Po pierwsze, czytelnik może mieć wątpliwości jak postąpić, gdy dochowanie ustawowego terminu sporządzenia sprawozdania finansowego może okazać się niemożliwe, chociażby z uwagi na konieczność wprowadzenia zmian proponowanych przez biegłego rewidenta na etapie sporządzania sprawozdania. Po drugie, z pytania może też wynikać, że czytelnik zastanawia się nad sposobem/możliwością podpisania kolejnej wersji sprawozdania finansowego, w której uwzględniono sugerowane przez audytora zmiany. Spróbujemy odnieść się do obu sytuacji.
Ustawowe obowiązki
Zgodnie z art. 4a ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w uor. Natomiast stosownie do art. 52 ust. 1 uor, kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
Sporządzenie to kilka czynności
Zakładając, że w danej jednostce mamy do czynienia z rokiem obrotowym pokrywającym się z rokiem kalendarzowym, sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno nastąpić najpóźniej do 31 marca roku następującego. Przez sporządzenie należy rozumieć stworzenie dokumentu w postaci elektronicznej oraz opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (art. 45 ust. 1f uor). Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (art. 45 ust. 1g uor), co przyjmuje formę pliku XML. Stosując powyższe wymagania należy również pamiętać o tym, że sprawozdanie finansowe podpisuje w jeden z powyższych sposobów - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu (art. 52 ust. 2 uor). Dopiero zatem z chwilą spełnienia powyższych warunków ustawowych będziemy mieli do czynienia ze sporządzonym sprawozdaniem finansowym, które - w stosunku do jednostek określonych w art. 64 uor - podlegaa badaniu zgodnie z wymogami przeprowadzania badań określonymi w odrębnych przepisach (por. art. 53 ust. 1a uor.).
Druga wersja
Gdyby jednak z różnych powodów zachodziła konieczność zmiany sporządzonego już sprawozdania finansowego, należy rozważyć zasadność zastosowania jednej z norm wyrażonych w art. 54 uor, dotyczących sposobu ujmowania zdarzeń ustalonych dopiero po dacie bilansu i błędów. Wówczas należy sporządzić sprawozdanie z późniejszą datą. Konieczność taka nie nastąpi jednak w przypadku, gdy zdarzenia uzasadniające zmianę nie są związane ze zmianą stanu istniejącego na dzień bilansowy. W tym ostatnim przypadku zamieszcza się jedynie odpowiednie wyjaśnienia w informacji dodatkowej, a data sporządzenia sprawozdania finansowego pozostaje bez zmian.
