Biegły upomni się o potwierdzenie salda

Obowiązek posiadania rachunku bankowego przez przedsiębiorców wynika z kilku ustaw. Przede wszystkim należy wymienić tutaj ustawę z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1829) oraz ordynację podatkową (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 201). Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej (art. 22), posiadanie rachunku bankowego jest obowiązkowe, gdy płatności związane z wykonywaną działalnością gospodarczą spełniają łącznie poniższe warunki:

- dokonywane są pomiędzy przedsiębiorcami;

- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł (uwaga: do końca 2016 r. było to 15 000 euro), przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień transakcji.

Przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną – wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Za przedsiębiorców uznaje się także wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej.

Regulacje z ordynacji

Ponadto, ordynacja podatkowa nakłada na niektóre podmioty obowiązek dokonywania płatności podatkowych poprzez rachunek bankowy. Generalną zasadą jest, że zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje w formie polecenia przelewu (art. 61 o.p.). Wyjątek stanowią jednak np. mikroprzedsiębiorcy w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, którzy mogą realizować płatności podatkowe gotówką >patrz ramka. O każdej zmianie dotyczącej rachunku bankowego przedsiębiorstwa należy poinformować odpowiednie organy w terminie do 14 dni. W przeciwnym przypadku może zostać nałożona kara grzywny do 3 tys. zł.

Nie wszystkie są takie same

Zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 1988) banki mogą prowadzić następujące rachunki bankowe (por. art. 49 prawa bankowego):

1) rachunki rozliczeniowe, w tym bieżące i pomocnicze;

2) rachunki lokat terminowych;

3) rachunki oszczędnościowe, rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, w tym rachunki rodzinne, oraz rachunki terminowych lokat oszczędnościowych;

4) rachunki powiernicze, z tym, że:

- rachunki rozliczeniowe oraz rachunki lokat terminowych mogą być prowadzone wyłącznie dla osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, jeżeli posiadają zdolność prawną, osób fizycznych prowadzących działalność zarobkową na własny rachunek, w tym dla osób będących przedsiębiorcami;

- rachunki oszczędnościowe, rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe (tzw. ROR) oraz rachunki terminowych lokat oszczędnościowych mogą być prowadzone wyłącznie dla osób fizycznych, szkolnych kas oszczędnościowych, pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych.

Podlegają inwentaryzacji

Podmioty prowadzące księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości (uor) mają obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, drogą otrzymania od banków potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (art. 26 uor). Generalną zasadą jest, że stroną inicjującą uzgodnienie sald jest bank. Potwierdzenie stanu środków powinno być sporządzone na ostatni dzień każdego roku obrotowego. W jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dniem tym będzie 31 grudnia.

Jeżeli bank nie przesłał potwierdzenia salda, jednostka powinna wystąpić do banku z prośbą o przesłanie takiej informacji, co jest obowiązkiem banku. Podmioty, których roczne sprawozdania finansowe podlegają badaniu przez biegłego rewidenta, będą zawsze poproszone przez audytora o wysłanie pism do banków wg wzorów audytora z prośbą o potwierdzenie sald rachunków bankowych.

Na podstawie wyciągów

Jeżeli jednak nie otrzymamy na czas potwierdzenia salda z banku, możemy posiłkować się procedurą alternatywną potwierdzenia salda. Ponieważ podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, możemy uzgodnić saldo końcowe rachunku bankowego za pomocą wyciągów bankowych. Obecnie banki rezygnują z wysyłania swoim klientom wyciągów bankowych w formie papierowej, udostępniając je w formie elektronicznej z możliwością wydruku. Prawo bankowe uznaje dokumenty elektroniczne za równe z ich papierowymi odpowiednikami i oświadczenia woli związane z dokonywaniem czynności bankowych mogą być składane w postaci elektronicznej.

Porównanie to za mało

Procedura uzgodnienia salda rachunku bankowego nie może jednak ograniczać się do porównania salda środków pieniężnych z ksiąg rachunkowych z saldem końcowym ostatniego wyciągu bankowego. Saldo końcowe wyciągu bankowego z ostatniego dnia roku należy jeszcze uzgodnić z saldem początkowym wyciągu bankowego z pierwszego dnia roku kolejnego. Jest to o tyle ważne, że w międzyczasie mogło dojść do transakcji, które nie znalazły swojego odzwierciedlenia na ostatnim wyciągu bankowym w roku. Do tego typu transakcji można zaliczyć przede wszystkim:

- tzw. pieniądze w drodze,

Przykład

W praktyce środki pieniężne w drodze pojawiają się w następujących przypadkach:

– wpłaty z kasy na rachunek bankowy i z rachunku bankowego do kasy,

– przelewy między rachunkami bankowymi oraz

– gdy pieniądze są wpłacane przez inkasentów za pośrednictwem poczty lub banku.

- blokady i operacje nierozliczone,

Przykład

Blokady mogą powstawać wskutek operacji, na które bank udzielił autoryzacji, ale ich jeszcze nie zaksięgował. Należą do nich płatności dokonane kartami, które jeszcze nie zostały ostatecznie rozliczone. Ponadto bank może zakładać blokady na wniosek uprawnionego organu (np. zajęcia egzekucyjne).

- naliczenie opłat za prowadzenie rachunku bankowego,

- naliczenie odsetek od salda dodatniego lub ujemnego,