Biegli rewidenci: dobra komunikacja z firmą usprawnia audyt

Rozmowa | Przepływ informacji na każdym etapie badania pozwala uniknąć opóźnień w tym procesie. O roli współpracy firmy z biegłym mówi Monika Kaczorek, biegły rewident, członek Krajowej Rady Biegłych Rewidentów, w rozmowie z Pawłem Rochowiczem.

Publikacja: 09.03.2016 06:00

Biegli rewidenci: dobra komunikacja z firmą usprawnia audyt

Foto: 123RF

Rz: Jak należy zaplanować audyt w firmie?

Monika Kaczorek: Na początek przypomnijmy, że audyt służy sprawdzeniu, czy sprawozdanie finansowe w rzetelny sposób odzwierciedla obraz finansów i majątku firmy. Po podpisaniu umowy o badanie sprawozdania finansowego audytor przygotowuje strategię oraz plan badania, uwzględniając w nich między innymi analizę ryzyka oraz harmonogram swojej pracy. Sporządzając taki plan, trzeba mieć na uwadze, że badanie jest analizą nie tylko sprawozdania finansowego, ale przede wszystkim odzwierciedlonej w nim sytuacji jednostki lub grupy kapitałowej. Należy zatem uwzględnić różne rodzaje ryzyka, które się wiążą z działalnością firmy: łańcuch dostawców, rozproszenie bądź koncentracja portfela klientów, warunki kredytu kupieckiego udzielanego klientom. Bierze się również pod uwagę to, w jaki sposób jednostka zapewnia sobie finansowanie działalności, czy inwestuje w różnego rodzaju papiery wartościowe, czy stosuje zabezpieczenia przeprowadzanych transakcji i inne. Wiele z kwestii zidentyfikowanych na tym etapie może się wyjaśnić bądź ich ocena może być zmodyfikowana na późniejszych etapach. Dlatego może się okazać, że przyjęty pierwotnie harmonogram oraz wstępna analiza ryzyka powinny się zmienić. Niemniej jednak audytor proponuje pewien plan przygotowany na podstawie jego wiedzy, doświadczeń, rozmów z zarządem czy analizy poprzednich sprawozdań finansowych. Potem przystępuje do badania wstępnego, przeprowadzanego jeszcze przed zamknięciem roku obrotowego – właśnie po to, by zidentyfikować istotne operacje i zdarzenia, które będzie można przeanalizować przed zamknięciem roku. Pozwoli to dobrze zaplanować pracę i uniknąć spiętrzenia zadań audytowych tuż przed oddaniem końcowego raportu. Może to dotyczyć np. cyklu sprzedaży i terminów wystawiania oraz ujmowania faktur lub analizy cyklu produkcji i zasad ujmowania zapasów. Dobrze jest też zorientować się, czy pod koniec roku obrotowego nie są planowane jakieś istotne operacje gospodarcze w badanej jednostce. Jeśli badanie dotyczy firmy, która posiada zapasy (np. surowce do produkcji, towary), to kolejnym etapem badania jest inwentaryzacja tych zapasów. Tu zadaniem biegłego rewidenta jest sprawdzenie, czy procedura inwentaryzacji i obliczenia są prawidłowe.

Wiemy już, jaki jest cel badania wstępnego. Jaki jest kolejny etap procesu badania?

Wreszcie przychodzi etap badania końcowego, w którym chodzi o to, aby sprawdzić, czy pozycje wykazane w sprawozdaniu finansowym są prawidłowe i właściwie udokumentowane. Tutaj sprawdzane są przede wszystkim operacje mające miejsce pod koniec roku, a więc po badaniu wstępnym, lub takie obszary, które nie były analizowane podczas badania wstępnego, jak na przykład potwierdzenia sald bankowych czy też rezerwy na koszty. Na tym etapie audytor proponuje ostateczne korekty do pozycji sprawozdania finansowego, o ile takowe są konieczne. Od tego, czy badana firma je zaakceptuje, zależy treść ostatecznej opinii audytora. Warto przy tym obalić pewien mit. Audytor nie wydaje ostatecznej opinii w stosunku do pierwszego sprawozdania, które dostaje do badania. Ocenia ostateczny raport powstały po tym, gdy już zaproponował korekty. Jeśli badana firma nie uwzględni tych propozycji, to biegły rewident może wydać opinię z zastrzeżeniami.

To, jak rozumiem, jest przejaw doradczej, a nie tylko kontrolerskiej roli audytora?

Zdecydowanie tak. Audytor może zaproponować firmie np. podniesienie efektywności w niektórych obszarach jej działania. Posiada on bowiem wiedzę, jak pewne kwestie mogą być rozwiązane, np. jakie uproszczenia można zastosować przy wycenie instrumentów finansowych bez uszczerbku dla prawidłowości ich ujęcia, jak zoptymalizować proces tworzenia rezerw i odpisów, jakie konsekwencje dla jednostki może mieć zmiana określonych przepisów. Zbiera on bowiem obserwacje dotyczące best practices z całego rynku. Jednak aby rola ta była pełniona z korzyścią, bardzo istotna jest komunikacja między audytorem a zarządem. Dobrze jest więc ustalić najistotniejsze zagadnienia dotyczące sposobu komunikacji już na etapie wyboru audytora. Dobry audytor wie, jak zoptymalizować przebieg procesu badania i dostarczyć klientowi wartości dodanej.

Czy da się jednoznacznie ustalić, ile czasu zabierze audyt?

Nie ma na to uniwersalnej metody. Zależy to od różnych czynników, przede wszystkim wielkości badanej jednostki i tego, jak kompleksową działalność prowadzi. Inaczej bada się spółkę produkcyjną, inaczej bank, a jeszcze inaczej firmę telekomunikacyjną. Poza tym praca audytora to nie tylko badanie w siedzibie jednostki, ale też jego w biurze – zwłaszcza na etapie przygotowania strategii badania lub formułowania ostatecznych wniosków oraz końcowego raportu. Ważne jest, aby na początku współpracy zarówno jednostka, jak i audytor sformułowali swoje oczekiwania i ustalili wspólny harmonogram. Dobrą praktyką jest również współpraca z audytorem przez cały rok, aby na bieżąco konsultować planowane operacje gospodarcze i wspólnie zastanawiać się nad ich konsekwencjami. Pozwala to uniknąć przykrych niespodzianek na koniec roku, gdy operacje zostały już przeprowadzone.

Czy taka współpraca w trakcie audytu i poza jego okresem powinna być jakoś szczególnie zaplanowana?

Współpraca z zarządem lub radą nadzorczą jest najważniejszym elementem sukcesu przeprowadzanego badania. Jeżeli przepływ informacji następuje na każdym etapie badania, to można uniknąć opóźnień. Może się na przykład zdarzyć, że badana jednostka nie jest w stanie, z różnych losowych przyczyn, przygotować na czas swojego sprawozdania, aby je przedstawić audytorowi. Jeśli audytor wie wcześniej, że dostanie sprawozdanie z kilkudniowym opóźnieniem, to może tak zaplanować swoją pracę, aby ten poślizg nie wpłynął na całość procesu badania. Bardzo istotne jest, aby badana jednostka wykazywała otwartość. Nie powinna zamiatać swoich problemów pod dywan, ale uprzedzić audytora o kłopotach w biznesie, jeśli takowe występują. Dlatego, zwłaszcza gdy firma ma nowego audytora, warto ustalić w miarę częste spotkania i inne formy porozumiewania się. Trzeba zadbać o spotkanie po badaniu wstępnym, aby przedyskutować ustalenia biegłego rewidenta. Pozwoli to zastanowić się nad proponowanymi rozwiązaniami i skróci czas przygotowania ostatecznego sprawozdania finansowego.

Audyt jest w jakimś stopniu ingerencją w pracę firmy. Audytorzy muszą nie tylko badać dokumenty, ale też rozmawiać z pracownikami, zajrzeć do magazynu czy na halę produkcyjną. To może budzić nieufność ze strony pracowników. Jak sobie z tym poradzić?

Najlepiej, aby firma jak najwcześniej wiedziała, czego będzie potrzebował audytor. Powinien on przygotować listę niezbędnych dokumentów, które będą potrzebne przy badaniu. Wówczas pracownicy badanej firmy będą wiedzieli, że konkretne dokumenty mają być gotowe dla audytora na określony dzień. To naturalne, że audytorzy powinni na własne oczy zobaczyć badaną firmę, ale część pracy, np. z dokumentami, mogą wykonać w swoim biurze, nie angażując osób, pomieszczeń i czasu klienta. Rzecz jasna, wnioski z badania trzeba wspólnie omówić. Dlatego – powtarzam – ważne jest zapewnienie stałej, bieżącej komunikacji. Najlepiej oddelegować w firmie osobę do kontaktów z audytorem. To ona mogłaby organizować te wizyty w magazynie czy na hali produkcyjnej, o których pan wspomniał.

Czy to powinien być ktoś z zarządu?

Najlepiej, aby była to osoba znająca całą firmę, niekoniecznie ze składu organów zarządzających. W praktyce audytor często może tylko pomarzyć o takim luksusie, bo firmy wyznaczają do takich kontaktów np. asystentkę jednego z działów. Jeśli uda się znaleźć taką kompetentną osobę – może to przyspieszyć badanie i ułatwić je audytorowi.

W 2016 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy o badaniu sprawozdań finansowych, odzwierciedlające nowe europejskie reguły. W jakim stopniu wpłyną one na współpracę biegłych rewidentów z badanymi jednostkami?

Audytor będzie zwracał większą uwagę na analizę ryzyka. Oznacza to, że pewnie spędzi więcej czasu, zbierając informacje o badanej jednostce przed samym badaniem. Dla tzw. jednostek zainteresowania publicznego audytor będzie musiał przygotowywać dodatkowe sprawozdania dla komitetu audytu. Będzie musiał opisać w nim zagadnienia, które do tej pory mógł pominąć w pisemnej komunikacji z klientem, w tym metodologię badania. Nowym wymogiem dla sprawozdań z badania spółek giełdowych będzie również wyszczególnienie w opinii z badania najistotniejszych obszarów ryzyka, jakie audytor zidentyfikował dla danej jednostki czy też grupy kapitałowej. Nie chodzi tu nawet o ryzyko związane z daną jednostką, lecz również o ryzyko sektorowe, które biegły wziął pod uwagę w trakcie badania. Przykładowo, w raporcie dotyczącym spółek paliwowych może się znaleźć informacja o ryzyku zmian cen ropy naftowej wpływającym na osiągane przychody, ale również na wartość aktywów służących wydobyciu. Natomiast audytor badający producenta napojów może zawrzeć wzmiankę o ryzyku trendu pogodowego, psującym koniunkturę na te napoje. To wszystko dodatkowo wpłynie na konieczność bieżącego porozumiewania się audytora z firmą.

Rz: Jak należy zaplanować audyt w firmie?

Monika Kaczorek: Na początek przypomnijmy, że audyt służy sprawdzeniu, czy sprawozdanie finansowe w rzetelny sposób odzwierciedla obraz finansów i majątku firmy. Po podpisaniu umowy o badanie sprawozdania finansowego audytor przygotowuje strategię oraz plan badania, uwzględniając w nich między innymi analizę ryzyka oraz harmonogram swojej pracy. Sporządzając taki plan, trzeba mieć na uwadze, że badanie jest analizą nie tylko sprawozdania finansowego, ale przede wszystkim odzwierciedlonej w nim sytuacji jednostki lub grupy kapitałowej. Należy zatem uwzględnić różne rodzaje ryzyka, które się wiążą z działalnością firmy: łańcuch dostawców, rozproszenie bądź koncentracja portfela klientów, warunki kredytu kupieckiego udzielanego klientom. Bierze się również pod uwagę to, w jaki sposób jednostka zapewnia sobie finansowanie działalności, czy inwestuje w różnego rodzaju papiery wartościowe, czy stosuje zabezpieczenia przeprowadzanych transakcji i inne. Wiele z kwestii zidentyfikowanych na tym etapie może się wyjaśnić bądź ich ocena może być zmodyfikowana na późniejszych etapach. Dlatego może się okazać, że przyjęty pierwotnie harmonogram oraz wstępna analiza ryzyka powinny się zmienić. Niemniej jednak audytor proponuje pewien plan przygotowany na podstawie jego wiedzy, doświadczeń, rozmów z zarządem czy analizy poprzednich sprawozdań finansowych. Potem przystępuje do badania wstępnego, przeprowadzanego jeszcze przed zamknięciem roku obrotowego – właśnie po to, by zidentyfikować istotne operacje i zdarzenia, które będzie można przeanalizować przed zamknięciem roku. Pozwoli to dobrze zaplanować pracę i uniknąć spiętrzenia zadań audytowych tuż przed oddaniem końcowego raportu. Może to dotyczyć np. cyklu sprzedaży i terminów wystawiania oraz ujmowania faktur lub analizy cyklu produkcji i zasad ujmowania zapasów. Dobrze jest też zorientować się, czy pod koniec roku obrotowego nie są planowane jakieś istotne operacje gospodarcze w badanej jednostce. Jeśli badanie dotyczy firmy, która posiada zapasy (np. surowce do produkcji, towary), to kolejnym etapem badania jest inwentaryzacja tych zapasów. Tu zadaniem biegłego rewidenta jest sprawdzenie, czy procedura inwentaryzacji i obliczenia są prawidłowe.

2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Prawo karne
Przeszukanie u posła Mejzy. Policja znalazła nieujawniony gabinet
Prawo dla Ciebie
Nowe prawo dla dronów: znikają loty "rekreacyjne i sportowe"
Edukacja i wychowanie
Afera w Collegium Humanum. Wykładowca: w Polsce nie ma drugiej takiej „drukarni”
Edukacja i wychowanie
Rozporządzenie o likwidacji zadań domowych niezgodne z Konstytucją?
Praca, Emerytury i renty
Są nowe tablice GUS o długości trwania życia. Emerytury będą niższe