Rachunkowość instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk (PAN) i instytutów badawczych (zwanych dalej instytutami naukowo-badawczymi) ma specyficzny charakter. Instytuty naukowo-badawcze w naszym kraju realizują zadania szczególnie ważne, także dla państwa, podejmując wyzwania w istotnych dziedzinach, takich jak np.: nauki techniczne, medyczne, przyrodnicze czy rolnicze.
Skomplikowane przedmioty działalności jednostek naukowo-badawczych stanowią często wyzwanie dla pracowników działów finansowych, a szczególnie dyrektorów finansowych i głównych księgowych. Wiedza o nich jest bowiem podstawą do realizowania obowiązków z zakresu rachunkowości, w tym ewidencji operacji gospodarczych i prezentowania danych w sprawozdaniach finansowych.
Podejmując tutaj próbę analizy zagadnień związanych z rachunkowością instytutów naukowo-badawczych, skupiono się na kilku wybranych zagadnieniach: zakresie podmiotowym, definicji kierownika jednostki, wzorach sprawozdań finansowych, ich podpisywaniu, zatwierdzaniu i ogłaszaniu.
Podstawy funkcjonowania
Byt prawny jednostek naukowo-badawczych regulują dwie ustawy: z 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (DzU z 2016 r., poz. 371 ze zm.) i o Polskiej Akademii Nauk (DzU z 2017 r., poz. 1869). Znajomość przepisów zawartych w przywołanych ustawach stanowi podstawę prawidłowego prowadzenia rachunkowości w instytutach naukowo-badawczych. Z wymienionych aktów prawnych wynika, że jednostki te mają osobowość prawną. Instytuty badawcze nabywają osobowość prawną w chwili wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Instytuty naukowe, będące podstawowymi jednostkami naukowymi Polskiej Akademii Nauk, nabywają osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru instytutów PAN. Zarówno instytuty badawcze, jak i instytuty naukowe PAN, z uwagi na posiadanie osobowości prawnej, są zobligowane do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości (tekst jedn. Dz U z 2018 r., poz. 395; dalej uor). Jednym z obowiązków jest posiadanie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, ustalanej w formie pisemnej i aktualizowanej przez kierownika jednostki.
Dyrektor kierownikiem jednostki
Instytutem badawczym lub instytutem naukowym PAN kieruje dyrektor instytutu, który jako kierownik jednostki w rozumieniu uor ustala i aktualizuje zasady rachunkowości instytutu. Jako kierownik ponosi odpowiedzialność za wykonywanie określonych ustawą obowiązków związanych z rachunkowością, w tym z tytułu nadzoru, również, gdy część z nich – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostanie powierzonych innej osobie, za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Jeśli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, to odpowiedzialność ponoszą wszyscy jego członkowie.