Rachunkowość: instytuty badawcze i naukowe PAN podlegają przepisom bilansowym

Instytuty badawcze i naukowe PAN, z uwagi na osobowość prawną, są zobligowane do stosowania ustawy o rachunkowości. Muszą więc posiadać m.in. dokumentację zasad (polityki) rachunkowości, aktualizowaną przez kierownika jednostki.

Publikacja: 07.03.2018 05:50

Rachunkowość: instytuty badawcze i naukowe PAN podlegają przepisom bilansowym

Foto: AdobeStock

Rachunkowość instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk (PAN) i instytutów badawczych (zwanych dalej instytutami naukowo-badawczymi) ma specyficzny charakter. Instytuty naukowo-badawcze w naszym kraju realizują zadania szczególnie ważne, także dla państwa, podejmując wyzwania w istotnych dziedzinach, takich jak np.: nauki techniczne, medyczne, przyrodnicze czy rolnicze.

Skomplikowane przedmioty działalności jednostek naukowo-badawczych stanowią często wyzwanie dla pracowników działów finansowych, a szczególnie dyrektorów finansowych i głównych księgowych. Wiedza o nich jest bowiem podstawą do realizowania obowiązków z zakresu rachunkowości, w tym ewidencji operacji gospodarczych i prezentowania danych w sprawozdaniach finansowych.

Podejmując tutaj próbę analizy zagadnień związanych z rachunkowością instytutów naukowo-badawczych, skupiono się na kilku wybranych zagadnieniach: zakresie podmiotowym, definicji kierownika jednostki, wzorach sprawozdań finansowych, ich podpisywaniu, zatwierdzaniu i ogłaszaniu.

Podstawy funkcjonowania

Byt prawny jednostek naukowo-badawczych regulują dwie ustawy: z 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (DzU z 2016 r., poz. 371 ze zm.) i o Polskiej Akademii Nauk (DzU z 2017 r., poz. 1869). Znajomość przepisów zawartych w przywołanych ustawach stanowi podstawę prawidłowego prowadzenia rachunkowości w instytutach naukowo-badawczych. Z wymienionych aktów prawnych wynika, że jednostki te mają osobowość prawną. Instytuty badawcze nabywają osobowość prawną w chwili wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Instytuty naukowe, będące podstawowymi jednostkami naukowymi Polskiej Akademii Nauk, nabywają osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru instytutów PAN. Zarówno instytuty badawcze, jak i instytuty naukowe PAN, z uwagi na posiadanie osobowości prawnej, są zobligowane do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości (tekst jedn. Dz U z 2018 r., poz. 395; dalej uor). Jednym z obowiązków jest posiadanie dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, ustalanej w formie pisemnej i aktualizowanej przez kierownika jednostki.

Dyrektor kierownikiem jednostki

Instytutem badawczym lub instytutem naukowym PAN kieruje dyrektor instytutu, który jako kierownik jednostki w rozumieniu uor ustala i aktualizuje zasady rachunkowości instytutu. Jako kierownik ponosi odpowiedzialność za wykonywanie określonych ustawą obowiązków związanych z rachunkowością, w tym z tytułu nadzoru, również, gdy część z nich – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostanie powierzonych innej osobie, za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Jeśli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, to odpowiedzialność ponoszą wszyscy jego członkowie.

Mogą skorzystać z uproszczeń

Zgodnie z obowiązującymi przepisami instytuty badawcze mogą sporządzać sprawozdania finansowe według trzech z sześciu wzorów podanych w uor. Mogą to być sprawozdania finansowe sporządzone według załącznika nr 1 i 4 oraz załącznika nr 5 do uor. Załączniki nr 4 i 5 dotyczą odpowiednio mikro i małych jednostek. Prezentacja w formie uproszczonej (jako mikro lub małej jednostki) danych sprawozdawczych instytutów badawczych za rok obrotowy możliwa jest po spełnieniu określonych warunków (limitów zatrudnienia, sumy bilansowej, przychodów). Dodatkowo, warunkiem koniecznym do uznania instytutu badawczego za jednostkę małą lub mikro jest podjęcie odpowiedniej decyzji przez organ zatwierdzający, czyli właściwego ministra nadzorującego.

Moim zdaniem, należy podkreślić, iż prowadzone analizy mogą w przyszłości potwierdzić małe zainteresowanie instytutów badawczych uproszczonymi formami sprawozdań finansowych, wprowadzonymi do ustawy o rachunkowości w związku z  Dyrektywą Parlamentu i Rady 2013/34/UE.

Bez przywilejów

Instytuty naukowe PAN natomiast, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, mogą sporządzać sprawozdania finansowe tylko według danych zawartych w załączniku nr 1 do uor i nie mają możliwości skorzystania z form uproszczonych, jako podmioty mikro i małe, gdyż są jednostkami sektora finansów publicznych. Zatem, w instytutach naukowych PAN ustawodawca przewidział ujawnianie dotyczących ich danych w najszerszym zakresie.

Kto podpisuje i zatwierdza

Osobami, podpisującymi sprawozdania finansowe instytutów badawczych i instytutów naukowych PAN, są dyrektorzy tych jednostek oraz osoby, którym powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Natomiast, jeśli chodzi o instytuty badawcze, zatwierdza je organ, jakim jest właściwy minister, a w instytutach naukowych PAN – Prezes Polskiej Akademii Nauk. Sprawozdania finansowe powinny zostać zatwierdzone nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego.

KRS lub rejestr prowadzony przez PAN

Ogłaszanie sprawozdań finansowych instytutów badawczych następuje poprzez zgłoszenie do Krajowego Rejestru Sądowego. Dyrektor instytutu badawczego, jako kierownik jednostki, składa we właściwym rejestrze sądowym:

- roczne sprawozdanie finansowe,

- sprawozdanie z badania (jeżeli podlegało ono badaniu),

- odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Natomiast dyrektorzy instytutów naukowych PAN składają sprawozdania finansowe do rejestru instytutów prowadzonego przez PAN. Dodatkowo, jeśli podlegały one obligatoryjnemu badaniu, dyrektorzy mają obowiązek złożenia wprowadzenia do sprawozdania finansowego, bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych za rok obrotowy, do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, wraz ze sprawozdaniem z badania oraz odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.

Terminy zgłoszenia omawianych sprawozdań wynikają z ustawy o rachunkowości i wynoszą 15 dni od ich zatwierdzenia. Jeżeli sprawozdanie finansowe w instytucie badawczym nie zostało zatwierdzone w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego, składa się we właściwym rejestrze sądowym niezatwierdzone sprawozdanie finansowe w ciągu 15 dni po upływie obowiązującego terminu zatwierdzenia, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu, wraz ze stosowanymi dokumentami.

Urząd też musi dostać dokumenty

Instytuty naukowo-badawcze, jako podatnicy, mają dodatkowe obowiązki dotyczące ujawniania sprawozdań finansowych, wynikające z prawa podatkowego. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, sprawozdania finansowe instytutów naukowo-badawczych przekazywane są w terminie 10 dni od daty ich zatwierdzenia do właściwego urzędu skarbowego. Oznacza to, że niezatwierdzonych sprawozdań finansowych instytuty badawcze i instytuty naukowe PAN do urzędów skarbowych nie składają.

Przedstawione w artykule zagadnienia stanowią jedynie wycinek specyficznej i złożonej tematyki rachunkowości instytutów badawczych i instytutów naukowych PAN. Przedmiotem odrębnej analizy należałoby uczynić zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych (z uwzględnieniem wymogów podatkowych, szczególnie dla potrzeb rozliczenia podatku dochodowego od osób prawnych), ewidencje wybranych operacji gospodarczych o charakterze wynikowym i bilansowym (koszty prac badawczych i koszty prac rozwojowych, dotacje, środki unijne), jak również ujawnianie danych w sprawozdaniach finansowych.

Prowadzona analiza funkcjonowania omawianych podmiotów wskazuje, że niezbędne jest propagowanie wiedzy dotyczącej rachunkowości instytutów naukowo-badawczych. Mam nadzieję, że artykuł ten będzie krokiem do szerszej dyskusji nad poruszoną problematyką, stanowiącą często poważny problem dla księgowych omawianych jednostek. ?

Ewa Sender, biegły rewident, główna księgowa w Zarządzie Głównym Stowarzyszenia Księgowych w Polsce

Specyfika działalności nie ułatwia pracy księgowym

Prace naukowe stanowią determinantę innowacyjności pojedynczych podmiotów gospodarczych, regionów oraz całych gospodarek. Definicja badań naukowych i prac rozwojowych zawarta w ustawie o zasadach finansowania nauki (DzU z 2018 r. poz. 87) wskazuje – uogólniając – iż prowadzone są one w celu zdobywania nowej wiedzy o podstawach zjawisk oraz zastosowania jej w praktyce do tworzenia i projektowania nowych, zmienionych lub ulepszonych produktów, procesów i usług. Takie sformułowanie, w znakomity sposób, wskazuje ich znaczenie zarówno dla pojedynczych obywateli (zainteresowanych zwiększoną jakością nabywanych dóbr, które zaspokajać muszą coraz bardziej wyrafinowane potrzeby), jak i w ujęciu makroekonomicznym. Jakie są natomiast pożytki państwa z finansowania nauki oraz ze stwarzania odpowiednich warunków dla rozwoju nauki i przedsięwzięć innowacyjnych? Odpowiadając na to pytanie, można przytoczyć anegdotkę: Michael Faraday, zapytany przez brytyjskiego polityka o znaczenie jego prac nad elektrycznością, odparł z przekąsem „pewnego dnia można będzie ją opodatkować". Poważnie jednak – nikt nie ma wątpliwości, co do tego, że podstawę rozwoju gospodarczego każdego państwa stanowi postęp naukowy, a rolą państwa jest jego wspieranie w różnych formach.

Działalność instytutów badawczych oraz Polskiej Akademii Nauk ma nietypowy charakter, gdyż stoi ona na styku działalności naukowej i gospodarczej. Zarówno działalność podstawowa (np. wykonywanie badań, opracowywanie opinii i ekspertyz, działalność normalizacyjna, certyfikacyjna, prowadzenie studiów podyplomowych i doktoranckich), jak i inna działalność (w tym gospodarcza) instytutu powinny być wyodrębnione pod względem finansowym i rachunkowym. Podlegając ustawie o rachunkowości, każdy instytut badawczy powinien posiadać własną politykę (zasady) rachunkowości. Aby w tych specyficznych jednostkach zapewnić rzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych, należy w niej ująć wiele uregulowań szczegółowych. Jednak ukształtowanie zasad rachunkowości, a także ich stosowanie nie jest zadaniem łatwym. Różnorodność ewidencjonowanych zdarzeń gospodarczych, przy jednoczesnym wymogu wzmożonej kontroli wydatkowanych kosztów, dokonywanych inwestycji itp., czynią organizację rachunkowości w takich podmiotach niezwykle trudnym zagadnieniem. Temat ten nie doczekał się do tej pory kompleksowego opracowania, wyjaśniającego problemy trapiące księgowych. Artykuł dr Wandy Wojas stanowi wprowadzenie do bardziej skomplikowanych zagadnień, związanych z rachunkowością instytutów naukowo- -badawczych. ?

CV

dr Wanda Wojas adiunkt Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, WNHiS, Instytut Socjologii, Katedra Finansów, biegły rewident, członek Komisji Konsultacyjnej i wykładowca Stowarzyszenia Księgowych w Polsce Oddział Okręgowy w Warszawie.

Rachunkowość instytutów naukowych Polskiej Akademii Nauk (PAN) i instytutów badawczych (zwanych dalej instytutami naukowo-badawczymi) ma specyficzny charakter. Instytuty naukowo-badawcze w naszym kraju realizują zadania szczególnie ważne, także dla państwa, podejmując wyzwania w istotnych dziedzinach, takich jak np.: nauki techniczne, medyczne, przyrodnicze czy rolnicze.

Skomplikowane przedmioty działalności jednostek naukowo-badawczych stanowią często wyzwanie dla pracowników działów finansowych, a szczególnie dyrektorów finansowych i głównych księgowych. Wiedza o nich jest bowiem podstawą do realizowania obowiązków z zakresu rachunkowości, w tym ewidencji operacji gospodarczych i prezentowania danych w sprawozdaniach finansowych.

Pozostało 93% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona