fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Jak księgować odpisy na fundusz socjalny

123RF
Fundusze tworzone na podstawie odrębnych regulacji prawnych, niezaliczone do kapitałów (funduszy) własnych, wykazuje się w pasywach bilansu, w grupie zobowiązań.

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, mają ustawowy obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wcześniej – przed 2017 rokiem – limit zatrudnienia w tym przypadku był niższy i wynosił 20 pracowników.

Gdy zatrudnienie w firmie wynosi co najmniej 20 osób, ale nie przekracza 50, pracodawcy mogą utworzyć fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. W jednostkach budżetowych zfśs tworzy się zawsze, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

Jak liczyć

Aby właściwie ustalić wysokości odpisu na zfśs w 2018 r. należy wziąć pod uwagę poziom zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego oraz przeciętne, miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2012  r. ogłoszone przez prezesa GUS. Wynosi ono 3161,77 zł.

Kwota odpisu podstawowego na zfśs na pracownika zatrudnionego w warunkach normalnych wynosi 1185,66 zł (37,5 proc. z kwoty 3161,77 zł). Jednocześnie kwota odpisu podstawowego stanowi górny limit wysokości świadczenia urlopowego.

Terminy wpłat

Przedsiębiorcy, którzy tworzą zfśs, mają obowiązek prawidłowego wyliczenia i przekazania środków na specjalnie wydzielony na ten cel rachunek bankowy. Wpłat można dokonać jednorazowo lub w dwóch ratach, których termin upływa:

- 31 maja 2018 r. (min. 75 proc. odpisu) oraz

- 30 września 2018 r. (pozostała kwota).

Jeśli przedsiębiorstwo powstało w 2018 roku (lub powstanie) i ma obowiązek utworzenia funduszu, odpisów będzie dokonywać od następnego roku (zatem od 2019 roku).

Warto dodać, że na koniec roku firmy muszą skorygować wartość przekazanych środków w stosunku do rzeczywistego, przeciętnego stanu zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty. Jeżeli pojawi się niedopłata, wówczas trzeba ją uzupełnić o odpowiednią wpłatę. Gdy u przedsiębiorcy wystąpi nadpłata, może on o jej wysokość pomniejszyć saldo rachunku zfśs.

Przykład

Przedsiębiorstwo zatrudnia 60 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Wszyscy zatrudnieni pracują w warunkach normalnych. Zgodnie z przepisami firma tworzy zfśs. Odpis w 2018 roku wyniesie:

60 osób x 1185,66 zł = 71 139,60 zł Miesięcznie będzie to kwota: 5928,30 zł (71 139,60 zł / 12).

Cel wykorzystania środków

Utworzenie w firmie funduszu powoduje, że zgromadzone w nim środki muszą być odpowiednio wydatkowane. Ustawa o zfśs precyzuje, że pieniądze z zakładowego funduszu mogą być przeznaczone wyłącznie na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Zasady przyznawania świadczeń finansowanych z funduszu są określone w ustawie o zfśs. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu powinno być każdorazowo uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Dla przykładu, świąteczne prezenty finansowane z zfśs powinny być zróżnicowane co do wartości i przyznane według kryteriów socjalnych i materialnych. Dokładne warunki przyznawania dopłat z funduszu – w tym m.in. procedurę przyznania, warunki do spełnienia przez pracownika, konieczne dokumenty do przedstawienia – powinny zostać określone w regulaminie zfśs. Środki funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na następny rok. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz nieobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania lub pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników, bez względu czy są objęci układem zbiorowym pracy, mogą nie tworzyć ZFŚS. Powyższe wymaga jednak przekazania takiej informacji pracownikom w pierwszym miesiącu roku kalendarzowego, zawarcie odpowiedniego postanowienia w układzie zbiorowym pracy lub zawarcie postanowienia w regulaminie wynagradzania.

W dokumentacji księgowej

Tworzenie funduszu, dopłaty oraz wydatkowanie środków na nim zgromadzonych należy uwzględnić w księgach rachunkowych jednostki. Ustawa o rachunkowości (uor) przewiduje, że zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz inne fundusze tworzone na podstawie odrębnych regulacji prawnych, niezaliczone do kapitałów (funduszy) własnych, wykazuje się w pasywach bilansu, w grupie zobowiązań, jako fundusze specjalne.

Odpis na zfśs dotyczy całego roku. Artykuł 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości reguluje, aby takie wydatki rozliczać w czasie, poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Z takiego ujęcia w księgach można zrezygnować, jeśli w ocenie jednostki kwota odpisu nie jest wartością istotną (w praktyce zwykle jest to jednak znaczna kwota). Możliwość stosowania uproszczeń wynika z art. 4 ust. 4 uor – jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

Ewidencja księgowa operacji związanych z zfśs może przebiegać w następujący sposób:

1. Roczny odpis na zfśs

Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia"

Ma „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych"

2. Zarachowanie odpisu do rozliczenia w czasie

Wn „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów"

Ma „Rozliczenie kosztów"

3. Przekazanie kwoty odpisu na wyodrębniony rachunek bankowy

Wn „Rachunek zfśs"

Ma „Rachunek bieżący"

4. Zaliczenie części odpisu w koszty danego okresu

Wn „Rozliczenie kosztów"

Ma „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów"

5. Przyznanie świadczeń ze środków zfśs

Wn „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych"

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami"

Ważne definicje

Działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Osoby uprawnione do korzystania z funduszu – do grupy tej zalicza się pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

Zakładowe obiekty socjalne to ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA