Rachunkowość to system ewidencji gospodarczej, w ramach którego jednostki gospodarcze muszą kierować się określonymi regułami – zasadami rachunkowości. Należy do nich między innymi zasada istotności. Opisana została w art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor). Zgodnie z tym przepisem jednostka, określając zasady (politykę) rachunkowości, powinna zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki (z zachowaniem zasady ostrożności). Zasada istotności daje możliwość stosowania przez jednostkę gospodarczą pewnych uproszczeń. Jednym z nich jest np. możliwość nierozliczania w czasie nieistotnych kosztów, dotyczących przyszłych okresów sprawozdawczych. Ustawa o rachunkowości określa takie nakłady mianem rozliczeń międzyokresowych czynnych i definiuje je w art. 39 ust. 1 uor. Zgodnie z tym przepisem jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Z kolei, okres sprawozdawczy zdefiniowany jest w art. 3 ust. 1 pkt 8 uor jako okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych. Jeśli jednostka nie sporządza śródrocznych sprawozdań finansowych (np. kwartalnych albo półrocznych), okres sprawozdawczy będzie pokrywał się z rokiem obrotowym, który został doprecyzowany w art. 3 ust. 1 pkt 9 uor jako rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych (stosowany również do celów podatkowych). Rok obrotowy określa statut lub umowa, na podstawie których utworzono jednostkę.
Czytaj też:
Czy przepisy bilansowe mogą decydować o koszcie podatkowym
Zasady rachunkowości: co w praktyce oznacza stosowanie zasady istotności
Memoriał i współmierność
Ujęcie kosztów opłaconych z góry w całości w momencie ich poniesienia obniżyłoby wynik finansowy tego okresu oraz w pośredni sposób zniekształciło go w okresach kolejnych. Zasada memoriału, opisana w art. 6 ust. 1 uor mówi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Z kolei w ust. 2 tego samego artykułu zdefiniowana jest zasada współmierności. Zgodnie z nią, dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Uwzględnienie kosztów we właściwych okresach, czyli odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, następuje stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Rozliczanie w odpowiedniej proporcji do okresu, który obejmują koszty, wydaje się najpopularniejszą metodą.
