fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

ePUAP: problemy ze złożeniem sprawozdania z profilem zaufanym

Fotolia
Platforma służąca do bezpłatnego składania rocznych raportów do KRS przyjmuje tylko te opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jego zastosowanie po tym, gdy wcześniej użyto profilu zaufanego, oznacza istnienie dwóch sprawozdań za ten sam okres.

Brak istnienia dedykowanej platformy dla podpisywania rocznych sprawozdań finansowych sprawia, że ci przedsiębiorcy, którzy zdecydują się podpisać je podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (podpis zaufany), zmuszeni będą do skorzystania z platformy ePUAP. O ile jednak funkcjonalność tej platformy pozwala na dodanie pliku zewnętrznego (który w przypadku rocznych sprawozdań finansowych powinien przybrać formę XML) oraz opatrzenie go profilem zaufanym jednej lub kilku osób, a następnie jego wygenerowanie poza środowisko platformy ePUAP, może się okazać, że złożenie takiego dokumentu za pośrednictwem platformy bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych (https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/) nie będzie możliwe. Obecnie próba zapisania takiego pliku na e-platformie – w celu wysłania go do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) – powoduje bowiem wyświetlenie komunikatu o następującej treści: „Błąd! Nie można pobrać informacji o osobie podpisującej z certyfikatu".

Co jednak zrobić, gdy osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości) podpiszą roczne sprawozdanie finansowe przy użyciu platformy ePUAP, a na przeszkodzie wywiązania się z ustawowego obowiązku jego złożenia do właściwego rejestru sądowego (art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości) w dalszym ciągu stać będzie zasygnalizowany problem techniczny?

Ponowne podpisanie

Naturalnym odruchem w takiej sytuacji będzie ponowne podpisanie dokumentu XML przy wykorzystaniu kwalifikowanych podpisów elektronicznych wystawionych na rzecz wszystkich osób zobowiązanych do podpisania rocznego sprawozdania finansowego. Zgodnie bowiem z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (podpis zaufany). Brak posiadania kwalifikowanego e-podpisu przez którąkolwiek z zobowiązanych osób wymagać będzie jego zakupu, co z reguły można zrobić w ciągu kilku dni. Gdy którakolwiek z osób podpisujących sprawozdanie przebywa poza granicami Polski, trzeba będzie skorzystać z procedury korespondencyjnej. Trzeba jednak pamiętać o tym, że nie wszystkie podmioty certyfikujące wdrożyły procedury umożliwiające uzyskanie kwalifikowanego certyfikatu bez koniczności osobistej weryfikacji tożsamości. Ponadto, decydując się na skorzystanie z trybu korespondencyjnego, czas wymagany na uzyskanie kwalifikowanego podpisu zwykle wynosi około 30 dni. Kwalifikowany certyfikat wystawiany jest w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia dosłania wszystkich wymaganych dokumentów. Wcześniej jednak trzeba nabyć zestaw służący do składania podpisu oraz zadbać o przygotowanie odpowiednich dokumentów w odpowiedniej formie.

Nowe sprawozdanie

Trzeba jednak mieć na względzie, że ponowne podpisanie rocznego sprawozdania przy pomocy kwalifikowanych podpisów elektronicznych spowoduje, że dokument ten – z uwagi na wygenerowanie nowej daty jego podpisania – będzie nowym sprawozdaniem finansowym. W obrocie prawnym funkcjonować będą więc dwa – chociaż tożsame w treści – ale formalnie odrębne dokumenty finansowe za ten sam okres sprawozdawczy:

- jeden podpisany podpisem zaufanym,

- drugi podpisany kwalifikowanym e-podpisem.

Czy to oznacza, że to później podpisane sprawozdanie będzie musiało być również ponownie zatwierdzone lub zbadane (jeśli to wymagane)?

Brak podstaw

Wydaje się, że nie ma ku temu odpowiednich podstaw prawnych. Skoro bowiem sprawozdanie finansowe podpisane podpisem zaufanym spełniać będzie wymogi przewidziane dla sporządzenia sprawozdania finansowego, o których mowa w art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości (tj. dokument w formie elektronicznej XML opatrzony podpisem zaufanym), sprawozdanie takie będzie mogło być przedmiotem zatwierdzenia oraz badania. Brak możliwości złożenia do RDF rocznego sprawozdania opatrzonego podpisem zaufanym może więc prowadzić do zbędnego tworzenia dodatkowego sprawozdania finansowego dla potrzeb złożenia go do RDF.

Próbując znaleźć wyjście z tej sytuacji, wydaje się, że nie będzie można traktować sprawozdania podpisanego kwalifikowanymi podpisami jako odpisu sprawozdania pierwotnie opatrzonego podpisami zaufanymi. Nowy dokument XML będzie bowiem nosił nową datę podpisu, która jest konstytutywnym elementem każdego sprawozdania finansowego (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Z uwagi na to, że składanie dokumentów finansowych do RDF w trybie bezpłatnego składania nie stanowi elementu postępowania rejestrowego, odpadnie też możliwość złożenia urzędowego elektronicznego odpisu pierwotnie sporządzonego sprawozdania podpisanego przez notariusza kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Marek Sporny - Senior Tax Manager w Dziale Doradztwo Podatkowego BDO, biuro w Poznaniu

Łukasz Drożdżowski - radca prawny

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA