Truizmem jest stwierdzenie, że informacje uzyskane na podstawie zapisów w księgach rachunkowych, wiarygodne i szybkie, są jednym z istotnych narzędzi zarządzania firmą, niezależnie od jej wielkości i rodzaju prowadzonej działalności. W warunkach gospodarki rynkowej, nacechowanej ostrą konkurencją, zadanie rachunkowości jednostki musi być rozumiane znacznie szerzej niż jej jedynie historyczna funkcja rejestracyjna. Dane księgowe, uzyskiwane na bieżąco z zastosowaniem techniki komputerowej, powinny być spożytkowane na rzecz funkcji zarządczych, w zakresie wszechstronnej analizy czynników opłacalności działalności, głównie w obszarze kosztów. To z kolei pozwala korygować popełnione błędy i wyznaczać poprawne wektory przyszłego działania. Należy postawić podstawowe pytanie: w którym miejscu ta użyteczność rachunkowości ma swój początek?
Pytanie proste, a odpowiedź nasuwa się sama: na początku jest dowód księgowy odzwierciedlający operację gospodarczą, którego rzetelność powinna być potwierdzona spełnieniem wymogów określonych w odpowiednim akcie prawnym. Tak przyjętą kwalifikację potwierdza logiczne następstwo czynności związanych z rejestracją operacji gospodarczych:
dowód księgowy > zapis w księgach rachunkowych > sporządzenie sprawozdania finansowego.
Takim aktem prawnym jest ustawa o rachunkowości (dalej: uor), wielokrotnie nowelizowana, w tym ostatni raz ustawą o jej zmianie z 23 lipca 2015 r. wprowadzającą wymogi dyrektywy 2013/34/UE. Przypatrzmy się bliżej niektórym zapisom ustawy w zakresie wymogów dla dowodu księgowego >patrz ramka.
Czy może nie być opisu operacji
Skonfrontujmy te wymogi z praktyką księgową, zaczynając od cech dowodu, które nadaje mu w pierwszej kolejności wystawca dowodu. Są one wymienione w znajdujących się w ramce punktach od numeru 1 do 5. Identyfikacja dowodu, strony transakcji (wyjątkowo jedna strona) oraz rodzaj operacji i jej wartość to elementy dowodu, bez których nie ma możliwości przeniesienia danych z dowodu do ksiąg rachunkowych. O ile na podstawie odrębnych przepisów (w tym przypadku podatkowych) dopuszczono niezamieszczanie na dowodzie podpisów wystawcy i/lub odbiorcy (punkt 5), o tyle żadne – jak dotychczas – odrębne przepisy nie pozwoliły na skorzystanie z dyspozycji ustawodawcy zawartej w art. 21 ust. 1 pkt 1–3 uor. I nie ma tu znaczenia, czy dowód księgowy ma formę papierową, czy jest to przekaz elektroniczny, w praktyce coraz powszechniej stosowany. Trudno logicznie wydedukować, co ustawodawca miał na myśli wprowadzając przedmiotowy zapis w trakcie kolejnej zmiany ustawy o rachunkowości. Realność i wartość zapisu prawa najlepiej weryfikuje praktyka, w tym przypadku wymieniony zapis ustawy nie znalazł żadnego potwierdzenia.