fbTrack
REKLAMA

Pracownicze Plany Kapitałowe

Jak być konkurencyjnym na rynku PPK

Obowiązkiem biura rachunkowego jest terminowe naliczanie i odprowadzanie do instytucji finansowej wpłat do PPK
materiały prasowe
Obowiązek wprowadzenia PPK dotyczy coraz mniejszych firm. Po 1 stycznia 2020 r. PPK będą wdrażać przedsiębiorcy zatrudniający od 50 do 249 osób. Część z nich zleca prowadzenie obsługi kadrowo-płacowej firmom zewnętrznym.

Bezpieczne i rzetelne prowadzenie PPK w imieniu przedsiębiorcy może ułatwić biurom rachunkowym odpowiedni program komputerowy. Aplikacja Comarch PPK to gwarancja, że wszystko odbędzie się terminowo i zgodnie z zasadami określonymi ustawą.

Najważniejszą rzeczą, o jaką musi zadbać biuro rachunkowe, jest podpisanie umowy z rozpisaniem odpowiedzialności między biurem a firmą. Trzeba wyraźnie zaznaczyć, kto, za co odpowiada i w jakich terminach mają być przekazywane dokumenty. Przygotować odpowiednie procedury, które w krytycznych sytuacjach pozwolą ustalić osobę odpowiedzialną za błąd czy brak nadzoru. Niewywiązanie się z umów w zakresie PPK wiąże się z wysokimi karami finansowymi.

Zakres obowiązków

Obsługa PPK wiąże się z prawidłowym naliczaniem i odprowadzaniem wpłat do PPK oraz ścisłą współpracą z wybraną instytucją finansową. Obowiązkiem biura rachunkowego jest terminowe naliczanie i odprowadzanie do instytucji finansowej wpłat do PPK. Pierwsze wpłaty do wybranej przez pracodawcę instytucji zostaną naliczone po podpisaniu umowy o prowadzenie PPK. Dotyczy to zarówno wpłat finansowanych przez pracodawcę, jak i pracownika niezależnie od tego, czy są to składki obowiązkowe, czy dobrowolne. Obliczanie i pobieranie wpłat odbywa się w terminie wypłaty wynagrodzenia. Wpłaty dokonywane są do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Comiesięczne kwoty wpłat za poszczególnych pracowników mogą się różnić, gdyż odprowadzana kwota stanowi określony procent wynagrodzenia. Pracownicy mogą w dowolnym momencie zmieniać wysokość wpłat dodatkowych lub zrezygnować z uczestnictwa w programie PPK.

Biuro rachunkowe jest zobowiązane do przekazania do instytucji finansowej decyzji zatrudnionych np. dotyczącej rezygnacji z PPK. Powinno prowadzić ewidencję uczestników PPK. Informować przedsiębiorcę o zmianach prawnych dotyczących PPK czy zaistniałych problemach związanych z funkcjonowaniem programu w jego firmie.

Zakres obowiązków biura rachunkowego względem pracodawcy jest indywidualną kwestią zapisaną w umowie. Tak jak wysokość dodatkowych opłat związanych z prowadzeniem przez biura w imieniu pracodawcy pracowniczych planów kapitałowych. Z pewnością biura rachunkowe będą pobierać takie opłaty.

Oczywiście nie wiemy, jak zareaguje rynek, twierdzi Aleksander Kusz, prezes zarządu Debet sp. z o.o., ale ja osobiście uważam, że będzie to dodatkowa usługa kadrowo-płacowa, za którą powinniśmy pobierać opłatę.

Odpowiednie oprogramowanie

Wiele biur rachunkowych ma już doświadczenie w prowadzeniu i rozliczeniu PPK. Ich zdaniem dużym wsparciem jest odpowiedni program kadrowo-płacowy, który umożliwi połączenie wszystkich zobowiązań wynikających z prowadzenia PPK.

Po pierwszych doświadczeniach z rozliczaniem PPK już wiemy, że będzie to wymagało większego zaangażowania pracy służb kadrowo-płacowych, niż do tej pory myśleliśmy. Pomógł nam przy tym program Comarch PPK, który prawidłowo przeniósł dane z programu kadrowo-płacowego, a przed wysyłką zweryfikował dane, żeby nie było błędów.

Aplikacja Comarch PPK umożliwia biurom rachunkowym sprawną obsługę firm w zakresie PPK – mówi Aleksander Kusz, prezes zarządu Debet sp. z o.o. Dzięki niej łatwo dołączyć do swojej oferty nową usługę, a co za tym idzie – wyróżnić się na rynku i pozyskać nowych klientów, co finalnie wpłynie na generowanie zysku.

Aplikacje kadrowo-płacowe funkcjonujące w biurach rachunkowych i nie tylko powinny zostać rozszerzone m.in. o nowe składniki wynagrodzeń, raporty, właściwe naliczanie i odprowadzanie składek. System kadrowo-płacowy służący do obsługi PPK musi nie tylko automatycznie naliczać składki obowiązkowe, ale też powinien po wprowadzeniu danych naliczać składki dodatkowe z uwzględnieniem możliwości częstych zmian wysokości wpłat dodatkowych. Powinien zawierać także dodatkowe elementy np. system, do którego będą wprowadzane dane zatrudnianej osoby (imię i nazwisko pracownika oraz jego numer PESEL, adres zamieszkania, korespondencyjny i mailowy, numer telefonu). System powinien przypominać o różnych terminach wynikających z ustawy. Aplikacja powinna być na bieżąco aktualizowana i zgodna z obowiązującymi przepisami prawa.

Aplikacja Comarch PPK przeznaczona jest do obsługi pracowniczych planów kapitałowych w firmie oraz za pośrednictwem biura rachunkowego. Jest ściśle zintegrowana z modułami kadrowo-płacowymi Comarch ERP HR, ale również współpracuje z systemami kadrowo-płacowymi innych producentów. Może także działać samodzielnie. Jedną z najistotniejszych funkcjonalności aplikacji Comarch PPK jest możliwość wymiany danych z instytucjami finansowymi. Przedsiębiorca posiadający aplikację Comarch PPK może przekazać dane do każdej z instytucji oferujących prowadzenie i zarządzanie pracowniczymi planami kapitałowymi – dodaje Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP.

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Biura rachunkowe mogą prowadzić rozliczenia pracowniczych planów kapitałowych. Powinny jednak te kwestie szczegółowo uregulować w umowie, ponieważ prowadzenie PPK będzie dla nich dodatkową usługą świadczoną na rzecz przedsiębiorstwa. Zadbać należy zwłaszcza o rozpisanie odpowiedzialności między biurem rachunkowym a obsługiwaną firmą. Zgodnie z art. 107 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, kto jako podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia, albo nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK – podlega karze grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 1 mln zł. Zagrożenie odpowiedzialnością za wykroczenia powinno skłaniać do precyzyjnego uregulowania współpracy obu stron.

Outsourcing kadr czy płac nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności dotyczącej PPK. Zawsze może zostać ukarany za winę w wyborze, np. firmy, która źle obliczała wpłaty do PPK.

Materiał powstał we współpracy z firmą Comarch

O aplikacji Comarch PPK

> informacje o pracodawcy i wybranej instytucji finansowej zarządzającej PPK

> rejestr pracowników

> prowadzenie ewidencji pracowników

> integracja z Comarch ERP HR lub import danych z pliku

> rejestr deklarowanych procentowych składek członkowskich dla PPK

> rejestr wystąpień i przystąpień pracowników do PPK

> naliczanie i ewidencja miesięcznych składek na PPK

> generowanie plików zgłoszeniowych, wyrejestrowujących, aktualizujących dane dla instytucji finansowych

> generowanie plików o składkach na PPK dla instytucji finansowych

> dostęp poprzez API dzięki czemu możliwa jest integracja z innymi systemami HR lub oprogramowaniem kadrowo-płacowym

PPK – obsługa krok po kroku

> Podpisanie umowy o zarządzanie PPK

(nie później niż na 10 roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK )

> Podpisanie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników

(nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed tym terminem niedokonywanie wpłat na PPK)

> Terminowe naliczanie składek podstawowych i dodatkowych oraz wpłaty

– obliczeń dokonuje się i pobiera w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający

– wpłat dokonuje się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane

> Obsługa transferu środków PPK od poprzednich pracodawców

> Komunikacja dotycząca PPK

> Archiwizowanie dokumentacji związanej z PPK

Sankcje dla pracodawców

Kara grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń za:

> niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK

> nakłanianie do rezygnacji z oszczędzania w PPK

Kara grzywny w wysokości od 1000 do 1 000 000 zł za:

> niezawarcie w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie

> niedopełnienie obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie

> niezgłoszenie wymaganych ustawą danych lub zgłaszanie nieprawdziwych danych albo udzielanie w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawianie ich udzielenia

> nieprowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK

- Anna Ogonowska-Rejer

- Materiał powstał we współpracy z firmą Comarch.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA