Postępowanie podatkowe: jak wyznaczyć pełnomocnika

W przypadku większości podatków zobowiązanie wynika z deklaracji. Jeżeli podatnik nie rozliczy się z administracją podatkową albo zrobi to nieprawidłowo, to organ wszczyna postępowanie, którego celem jest określenie zobowiązania. Tego typu postępowanie może skończyć się naliczeniem większej kwoty podatku, np. gdy organ podatkowy zakwestionuje poniesione koszty uzyskania przychodu. Dlatego czasem warto rozważyć skorzystanie z usług profesjonalisty, szczególnie że przepisy prawa podatkowego są bardzo skomplikowane.

W artykule opublikowanym w DF z 24 listopada 2016 r. omówione zostało pełnomocnictwo związane z deklaracjami podatkowymi. Jednak oprócz osoby, która rozliczy za nas podatek, czasami potrzebny może być ktoś, kto w postępowaniu podatkowym obroni założenia przyjęte na etapie wypełniania deklaracji. W niniejszym artykule zostaną omówione pełnomocnictwa funkcjonujące na etapie postępowania podatkowego.

Ogólne...

Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych należących do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Z tego wynika, że podatnik ustanawiając pełnomocnika ogólnego ma pewność, że odpowiednia osoba będzie mogła zastąpić go we wszystkich postępowaniach podatkowych. Jest to bardzo wygodne, a ponadto nie wymaga uiszczenia opłaty skarbowej.

Funkcjonowanie pełnomocnictw ogólnych wiąże się z Centralnym Rejestrem Pełnomocnictw Ogólnych (dalej: CRPO), z którego w razie potrzeby organ podatkowy dołącza do akt sprawy wydruk pełnomocnictwa (art. 138h ordynacji podatkowej, dalej: o.p.).

Przykład

Prezydent Miasta Szczecin wszczął postępowanie w sprawie określenia zobowiązania w podatku od środków transportowych za rok 2016 r. panu Janowi Borowskiemu. Organ podatkowy dołączył do akt wydruk z CRPO, z którego wynika, że pan Borowski ustanowił pełnomocnika ogólnego. Postanowienie o wszczęciu postępowania w sprawie podatku od środków transportowych zostało wysłane do pełnomocnika.

Pełnomocnictwo tego typu jest udzielane wyłącznie w formie elektronicznej. W tym celu należy założyć konto na Portalu Podatkowym. Procedura wymaga wskazania danych pełnomocnika oraz okresu obowiązywania upoważnienia. Podatnik ze swojego konta może śledzić historię udzielonych pełnomocnictw, a także wycofać aktualne umocowanie.

Pełnomocnictwo ogólne można również zgłosić za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jednak trzeba pamiętać, że ten rodzaj pełnomocnictwa dotyczy tylko spraw podatkowych. Pełnomocnictwo ogólne (podatkowe) zgłaszane do CRPO nie upoważnia do reprezentowania w innych sprawach (np. uzyskania koncesji na sprzedaż alkoholu).

...szczególne...

Pełnomocnictwo szczególne uprawnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej należącej do właściwości organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej (art. 138e § 1 o.p.). Z tego rodzaju pełnomocnictwa podatnik może skorzystać, gdy chce, aby pełnomocnik załatwił za niego konkretną sprawę.

Przykład

Prezydent Miasta Szczecin wszczął postępowanie w sprawie określenia zobowiązania w podatku od środków transportowych za rok 2016 r. panu Sebastianowi Nowakowi. Z CRPO wynika, że pan Nowak nie wyznaczył pełnomocnika ogólnego, dlatego postanowienie o wszczęciu postępowania zostało wysłane do strony postępowania, czyli do pana Nowaka. Po otrzymaniu postanowienia pan Sebastian postanowił, że w postępowaniu będzie go reprezentował doradca podatkowy. Zależy mu przy tym na udziale pełnomocnika tylko w tej jednej sprawie, ponieważ nie wie czy za każdym razem będzie potrzebował pomocy. W takiej sytuacji najlepiej złożyć pełnomocnictwo szczególne.

Pełnomocnictwo szczególne składa się do akt sprawy konkretnego postępowania. Jeżeli jeden organ podatkowy rozpocznie w stosunku do podatnika kilka postępowań na raz, to do każdego należy złożyć dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa. Jest tak nawet jeśli postępowania dotyczą jednego podatku. „Organ nie może z urzędu traktować danej osoby jako pełnomocnika, nie można bowiem wykluczyć, iż z pewnych względów osoba ta nie będzie chciała uczestniczyć w konkretnej sprawie w takim charakterze mimo, iż posiada pełnomocnictwo o odpowiedniej treści" (wyrok NSA z 11 kwietnia 2008 r., II FSK 128/08).

Złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł, za każdy zawarty w dokumencie stosunek pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo szczególne składa się na druku PPS-1, natomiast odwołanie oraz zmianę umożliwia druk OPS-1. Złożenie formularza OPS-1 nie wymaga wniesienia opłaty skarbowej.

...albo do doręczeń

W postępowaniu podatkowym funkcjonuje jeszcze jeden rodzaj reprezentacji – pełnomocnictwo do doręczeń. O pozostałych umocowaniach można powiedzieć, że są przywilejem podatnika, który może wyznaczyć reprezentanta. Pełnomocnictwo do doręczeń wiąże się z obowiązkiem wyznaczenia kogoś, kto odbierze za podatnika korespondencję związaną z postępowaniem podatkowym. Konieczność wskazania tego rodzaju pełnomocnika dotyczy tylko osób mających miejsce zamieszkania poza Unią Europejską. Ordynacja podatkowa wskazuje kilka sytuacji, w których podatnicy spoza UE powinni złożyć do akt postępowania podatkowego tego rodzaju umocowanie:

- podatnik złoży wniosek o wszczęcie postępowania;

- organ podatkowy doręczy podatnikowi postanowienie o wszczęciu postępowania na terenie Polski;

- podatnik w trakcie postępowania zmieni adres zamieszkania na adres poza UE.

Obowiązku wyznaczenia pełnomocnika do doręczeń nie mają osoby, które złożyły pełnomocnictwo szczególne do akt postępowania lub mają pełnomocnika ogólnego w CRPO. Ponadto, obowiązek ten nie dotyczy osób, którym pisma doręczane są w sposób elektroniczny.

Ten rodzaj pełnomocnictwa dotyczy bardzo małej grupy podatników, ale jest powód, dla którego warto pamiętać o tym umocowaniu na wypadek zmiany miejsca zamieszkania na adres poza UE. W przypadku niedopełnienia obowiązku wyznaczenia osoby upoważnionej do obioru pism na terenie RP podatnik pozbawia się możliwości udziału w postępowaniu. Organ podatkowy zamiast doręczać pisma stronie, dołączy je do akt postępowania ze skutkiem doręczenia.

Przykład

Pan Jan Borowski wyprowadził się na rok do Norwegii, ale nie zdążył załatwić wszystkich spraw podatkowych, dlatego wysłał do organu podatkowego wniosek związany z nadpłatą. Najlepszym rozwiązaniem w tej sytuacji jest złożenie podania za pośrednictwem ePUAPu (usługa: „Pismo ogólne do podmiotu publicznego"). Organ podatkowy zobowiązany jest wysyłać pisma elektronicznie, w postępowaniach uruchomionych za pośrednictwem ePUAPu niezależnie od miejsca zamieszkania wnioskodawcy. W przypadku składania wniosku w formie papierowej należy dołączyć do podania pełnomocnictwo do doręczeń, w którym zostanie wskazana osoba z adresem na terenie Polski.

Pełnomocnictwo do doręczeń składa się na druku PPD-1. Zmianę oraz odwołanie tego umocowania wykazuje się na druku OPD-1, przy czym tylko PPD-1 wymaga uiszczenia opłaty skarbowej.

Warto zapamiętać

1. Pełnomocnik ogólny może zostać wyznaczony elektronicznie (za pośrednictwem Portalu Podatkowego) lub przy zgłoszeniu rejestracyjnym do CEIDG. Upoważnienie tego rodzaju uprawnia do występowania we wszystkich sprawach przed organami podatkowymi.

2. Pełnomocnictwo szczególne upoważnia natomiast do załatwienia konkretnej sprawy i składa się je do akt postępowania na druku PPS-1.

3. Druki podatkowe, w tym te, które są związane z pełnomocnictwami, znajdują się na Portalu Podatkowym w zakładce „Formularze do druku".

4. Pełnomocnictwo ogólne, połączone z odpowiednim złożeniem pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji, daje możliwość pełnej obsługi spraw w organach podatkowych. Może to bardzo ułatwić życie podatnikom stale korzystających z usług profesjonalistów, ponieważ nie wymaga każdorazowego wykazywania umocowania.

Wypełniamy druk PPS-1

1. Część A formularza służy do wskazania organu związanego z postępowaniem podatkowym.

2. W części B należy wpisać dane osoby upoważniającej pełnomocnika do reprezentowania jej w postępowaniu. Dalej (B.2 i B.3) umieszcza się dane adresowe i do kontaktu.

3. Część C to oświadczenie o wyznaczeniu pełnomocnika. Punkt 25 dotyczy osób prawnych. Dalszy ciąg tej części przeznaczony jest dla adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych, którzy są uprawnieni do uwierzytelniania kopii udzielonych im pełnomocnictw. Podatnika dotyczy jeszcze tylko punkt 35, w którym należy podać datę oświadczenia.

4. Część D przeznaczona jest do wprowadzenia danych pełnomocnika. Punkt 45 może być mylący, ponieważ nie dotyczy pełnomocnictwa do doręczeń, które wykazywane jest na druku PPD-1. W tym przypadku chodzi o sytuację, gdzie podatnik wyznaczył kilku pełnomocników do załatwienia jednej sprawy. Wymaga to podania jednej osoby, której organ będzie doręczać pisma. Jeżeli podatnik wynajął jednego pełnomocnika, to może zignorować tę pozycję. W tej części znajduje się jeszcze miejsce na dane adresowe i kontaktowe pełnomocnika (D.2 i D.3).